7. Các vấn đề hay gặp khi triển khai [C2.2]

Trong thực tế triển khai, C2.2 là tiêu chí tưởng đơn giản nhưng lại khó duy trì bền vững, đặc biệt ở bệnh viện có số lượng bệnh án lớn.

Dưới đây là các vấn đề thường gặp và hướng xử lý khả thi.

1. Hồ sơ bệnh án bị lộn xộn, không thống nhất cách sắp xếp

(liên quan C2.2.1, C2.2.8)

Nguyên nhân thường gặp:

• Không có quy tắc đánh số thống nhất.

• Lưu theo khoa nhưng không theo năm.

• Nhân viên lưu trữ thay đổi nhưng không bàn giao rõ.

Giải pháp:

Tuyến huyện

• Quy định 1 phương thức duy nhất: theo năm → theo mã bệnh án.

• Có sơ đồ kho treo ngay cửa.

Tuyến tỉnh

• Áp dụng mã vạch.

• Phân khu theo màu (color coding).

Tuyến trung ương

• Hệ thống compact shelving.

• Quản lý vị trí bằng phần mềm.

2. Không tìm được bệnh án trong thời gian yêu cầu

(C2.2.2)

Nguyên nhân:

• Không ghi người đang mượn.

• Sổ mượn – trả không cập nhật.

• Hồ sơ chưa nhập vào kho nhưng đã đưa vào sổ.

Giải pháp:

• Bắt buộc có phiếu mượn.

• Không cho mượn nếu không ghi sổ.

• Kiểm tra đột xuất hàng tháng.

• Tích hợp quản lý mượn – trả trên phần mềm (nếu có).

3. Kho lưu trữ xuống cấp, ẩm mốc

(C2.2.5, C2.2.6)

Nguyên nhân:

• Kho đặt ở tầng hầm.

• Không có máy hút ẩm.

• Không kiểm tra định kỳ.

Giải pháp khả thi:

Tuyến huyện

• Kệ cách nền ≥10cm.

• Sử dụng gói hút ẩm.

• Kiểm tra 3 tháng/lần.

Tuyến tỉnh

• Lắp quạt thông gió.

• Có sổ theo dõi độ ẩm.

• Hợp đồng kiểm soát côn trùng.

Tuyến trung ương

• Thiết kế kho đạt tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu.

• Hệ thống PCCC riêng.

4. Không có đánh giá và cải tiến thực sự

(C2.2.16, C2.2.17)

Nguyên nhân:

• Làm chỉ để đủ hồ sơ khi đoàn về.

• Không có chỉ số đo lường.

• Không phân tích nguyên nhân.

Giải pháp:

• Kiểm tra 5–10% hồ sơ/tháng.

• Phân tích lỗi theo Pareto.

• Báo cáo lãnh đạo bệnh viện.

• Đưa chỉ tiêu vào thi đua khoa phòng.

5. Mã bệnh án trùng hoặc không thống nhất

(C2.2.10)

Nguyên nhân:

• Mỗi khoa đặt mã khác nhau.

• Không có quy tắc chung.

• Không có kiểm soát hệ thống.

Giải pháp:

• Ban hành quy định mã bệnh án duy nhất toàn viện.

• Không thay đổi mã theo từng lần nhập viện.

• Kiểm tra trùng mã định kỳ.

6. Không truy cập được tiền sử bệnh nhanh chóng

(C2.2.12)

Nguyên nhân:

• Hồ sơ lưu rời rạc.

• Không nhập dữ liệu vào phần mềm.

• HIS không kết nối dữ liệu cũ.

Giải pháp:

Tuyến huyện

• Lập danh mục tiền sử bằng Excel.

Tuyến tỉnh

• Nhập tóm tắt tiền sử vào HIS.

• Tập huấn bác sĩ khai thác thông tin.

Tuyến trung ương

• Triển khai EMR.

• Liên thông dữ liệu đa cơ sở.

7. Nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm, thiếu chuyên môn

Nguyên nhân:

• Không có vị trí việc làm riêng.

• Không được đào tạo lưu trữ.

Giải pháp:

• Đưa vào mô tả vị trí việc làm.

• Tổ chức đào tạo nội bộ.

• Hướng dẫn quy trình rõ ràng.

8. Hồ sơ bị mượn quá hạn, không trả

Giải pháp:

• Danh sách hồ sơ quá hạn gửi khoa hàng tháng.

• Gắn trách nhiệm cá nhân.

• Không cho mượn tiếp nếu chưa trả.

9. Chỉ làm khi gần đánh giá

Biểu hiện:

• Dọn kho trước đoàn 1–2 tuần.

• Làm báo cáo mang tính đối phó.

Giải pháp:

• Kiểm tra định kỳ hàng quý.

• Phòng QLCL giám sát liên tục.

• Lãnh đạo bệnh viện kiểm tra đột xuất.

10. Rủi ro pháp lý do mất hồ sơ

Hậu quả:

• Khiếu kiện.

• Không có bằng chứng chuyên môn.

• Ảnh hưởng uy tín bệnh viện.

Giải pháp:

• Quy trình xử lý mất hồ sơ.

• Lập biên bản.

• Phân tích nguyên nhân.

• Cải tiến phòng ngừa.

11. Thách thức lớn nhất hiện nay: chuyển đổi số

Nhiều bệnh viện:

• Vừa lưu giấy.

• Vừa nhập phần mềm.

• Không thống nhất quy trình.

Cách xử lý hợp lý:

• Xây dựng lộ trình rõ ràng.

• Không triển khai nửa vời.

• Phân công rõ CNTT – KHTH – QLCL.

C2.2 không khó về kỹ thuật, nhưng khó ở:

• Tính kỷ luật.

• Tính hệ thống.

• Tính duy trì.

Bệnh viện làm tốt C2.2 thường là bệnh viện có quản trị nội bộ tốt.