Đây là tiêu chí đoàn thường kiểm tra trực tiếp tại kho lưu trữ, không chỉ xem văn bản. Nếu chuẩn bị không thực chất, rất dễ bị đánh giá mức 2–3.

Dưới đây là các câu hỏi thực tế đoàn thường đặt ra và hướng xử lý.

1. “Cho chúng tôi xem kho lưu trữ bệnh án”

Đoàn sẽ quan sát:

• Có bừa bãi, lộn xộn không? (C2.2.1)

• Có ẩm mốc không?

• Có thiết bị PCCC không?

• Có phân khu rõ ràng không?

• Có giá kệ cách nền không?

Cách đạt điểm cao:

• Có sơ đồ kho lưu trữ.

• Có nhãn phân khu theo năm/khoa.

• Có nhật ký kiểm tra điều kiện kho định kỳ.

• Có hợp đồng kiểm soát côn trùng (C2.2.6).

2. “Yêu cầu tìm một bệnh án bất kỳ trong vòng 30 phút”

(Thường kiểm tra C2.2.2)

Đoàn có thể:

• Chọn ngẫu nhiên 1 bệnh án 2 năm trước.

• Yêu cầu tìm ngay tại chỗ.

Để đạt mức cao:

• Có phần mềm hoặc sổ tra cứu vị trí chính xác (C2.2.9).

• Thời gian tìm <10–15 phút.

• Nhân viên biết rõ quy trình.

Nếu lúng túng → mức điểm khó cao.

3. “Có sổ hoặc phần mềm theo dõi nhập – xuất kho không?”

(Theo C2.2.7)

Đoàn kiểm tra:

• Có sổ ghi tay hay phần mềm?

• Có ghi người mượn?

• Có ngày trả?

• Có hồ sơ mượn quá hạn?

Cách trả lời tốt:

• Trình bày được quy trình mượn – trả.

• Xuất được báo cáo mượn hiện tại.

• Không có hồ sơ thất lạc.

4. “Kho có bảo đảm chống cháy, chống ẩm không?”

(Theo C2.2.5)

Đoàn có thể hỏi:

• Bình chữa cháy kiểm định lần cuối khi nào?

• Có máy hút ẩm không?

• Có biên bản kiểm tra định kỳ không?

Phải có:

• Biên bản kiểm tra PCCC.

• Nhật ký theo dõi nhiệt độ/độ ẩm (nếu có).

5. “Mỗi người bệnh có mã định danh thống nhất không?”

(Theo C2.2.10)

Đoàn sẽ hỏi:

• Có trùng mã không?

• Cách đặt mã theo quy tắc gì?

• Có liên thông với HIS không?

Đạt mức cao khi:

• Mã duy nhất toàn viện.

• Không thay đổi theo lần nhập viện.

• Có tích hợp CNTT.

6. “Có thể truy cập nhanh tiền sử điều trị của người bệnh không?”

(Theo C2.2.12)

Đoàn sẽ:

• Yêu cầu mở lại lần điều trị trước.

• Kiểm tra thời gian truy xuất.

Đạt mức cao khi:

• Truy xuất trong vài phút.

• Có lịch sử đầy đủ.

• Không cần tìm hồ sơ giấy thủ công.

7. “Có thể xuất thông tin bệnh án theo nhiều tiêu chí không?”

(Theo C2.2.13, C2.2.15)

Đoàn có thể yêu cầu:

• Tìm theo tên.

• Tìm theo mã bệnh.

• Tìm theo ngày nhập viện.

Nếu hệ thống xuất báo cáo được → mức cao.

8. “Có đánh giá thực trạng quản lý hồ sơ bệnh án không?”

(Theo C2.2.16)

Đoàn sẽ yêu cầu:

• Báo cáo đánh giá năm gần nhất.

• Chỉ ra khó khăn.

• Kế hoạch cải tiến.

Nếu không có đánh giá bằng văn bản → khó đạt mức 4–5.

9. “Có áp dụng cải tiến không?”

(Theo C2.2.17)

Đoàn sẽ hỏi:

• Sau đánh giá, đã cải tiến gì?

• Có giảm thời gian tìm hồ sơ không?

• Có giảm thất lạc không?

Đạt mức cao khi:

• Có biểu đồ so sánh trước – sau.

• Có biên bản họp cải tiến.

• Có kết quả đo lường cụ thể.

10. “Nếu mất hồ sơ bệnh án thì xử lý thế nào?”

Đây là câu hỏi về quản trị rủi ro.

Phải trả lời được:

• Có quy trình xử lý mất hồ sơ.

• Có lập biên bản.

• Có báo cáo lãnh đạo.

• Có đánh giá nguyên nhân.

Liên quan đến phòng ngừa sự cố (Chương D2).

11. Những điểm khiến đoàn hạ mức điểm ngay lập tức

• Không tìm được hồ sơ trong thời gian yêu cầu.

• Kho ẩm mốc.

• Không có sổ mượn – trả.

• Không có đánh giá cải tiến.

• Mã bệnh án trùng lặp.

• Không phân quyền truy cập hệ thống.

12. Chiến lược trả lời khi bị hỏi đột xuất

Nguyên tắc:

1. Trả lời ngắn gọn, đúng quy trình.

2. Có minh chứng.

3. Có số liệu cụ thể.

4. Có cải tiến liên tục.

Tránh:

• Trả lời chung chung.

• Đổ lỗi cho thiếu nhân lực.

• Nói “chúng tôi đang làm”.

13. Cách đạt mức 5 ở tiêu chí C2.2

Phải có:

• Hệ thống tra cứu điện tử.

• Lưu trữ khoa học, không thất lạc.

• Đánh giá định kỳ.

• Có cải tiến đo lường.

• Liên thông dữ liệu tiền sử bệnh.

Đoàn không chỉ xem văn bản mà sẽ:

• Quan sát thực tế.

• Thử nghiệm tìm hồ sơ.

• Kiểm tra phần mềm.

• Yêu cầu báo cáo cải tiến.

C2.2 là tiêu chí phản ánh năng lực quản trị dữ liệu và mức độ chuyên nghiệp của bệnh viện.