Dưới đây là các câu hỏi thường gặp từ bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên lưu trữ, phòng KHTH, CNTT và lãnh đạo bệnh viện khi triển khai tiêu chí này.
1. Có cần phòng lưu trữ riêng hay có thể lưu chung trong khoa?
Trả lời:
Tuyến huyện: có thể lưu tập trung tại 1 phòng lưu trữ chung.
Tuyến tỉnh/trung ương: nên có kho lưu trữ tập trung, tránh lưu rải rác ở các khoa.
Không nên để hồ sơ nằm tại khoa sau khi người bệnh ra viện.
Tiêu chí C2.2 yêu cầu quản lý có hệ thống, tránh bừa bãi, lộn xộn (liên quan C2.2.1).
2. Bao lâu phải hoàn chỉnh hồ sơ sau khi người bệnh ra viện?
Trả lời:
Nên quy định nội bộ:
24–48 giờ sau ra viện.
Có sổ theo dõi trả hồ sơ thiếu.
Có thông báo nhắc nhở khoa vi phạm.
Việc này liên quan trực tiếp đến khả năng lưu trữ đúng quy định và tránh thất lạc.
3. Nếu không tìm được bệnh án trong 30 phút thì xử lý thế nào?
(Theo C2.2.2)
Xử lý đúng quy trình:
Kiểm tra sổ/ phần mềm mượn – trả.
Xác định người đang mượn.
Lập biên bản nếu thất lạc.
Báo cáo lãnh đạo phụ trách chuyên môn.
Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên → tiêu chí khó đạt mức cao.
4. Có bắt buộc phải dùng phần mềm quản lý hồ sơ không?
Không bắt buộc ở tuyến huyện, nhưng:
Phải có sổ theo dõi nhập – xuất kho.
Phải tra cứu được vị trí hồ sơ.
Tuyến tỉnh và trung ương:
Nên tích hợp HIS.
Có phân quyền truy cập.
Có log truy xuất.
5. Kho lưu trữ cần đáp ứng những điều kiện gì tối thiểu?
Phải bảo đảm:
Thông thoáng.
Chống ẩm.
Có thiết bị PCCC.
Có biện pháp chống chuột, mối, côn trùng.
Có giá kệ cách nền.
Nếu hồ sơ mốc, ẩm, rách → bị đánh giá mức thấp (liên quan C2.2.5, C2.2.6).
6. Hồ sơ lưu trữ bao lâu thì được tiêu hủy?
Theo quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án hiện hành.
Khi tiêu hủy phải:
Có danh mục.
Có quyết định thành lập hội đồng.
Có biên bản tiêu hủy.
Lưu hồ sơ tiêu hủy.
Không được tiêu hủy tự phát.
7. Có cần đánh giá định kỳ việc quản lý hồ sơ không?
Có.
Tiểu mục C2.2.16 yêu cầu:
Đánh giá thực trạng.
Chỉ ra khó khăn.
Phân tích nguyên nhân.
Và C2.2.17 yêu cầu:
Áp dụng kết quả đánh giá để cải tiến.
Nếu chỉ có quy trình mà không có đánh giá và cải tiến → không đạt mức cao.
8. Làm thế nào để đạt mức 4–5 của tiêu chí C2.2?
Phải có:
Phần mềm tra cứu nhanh.
Truy cập lịch sử bệnh án các lần trước.
Báo cáo thống kê điện tử.
Tìm hồ sơ <10 phút.
Phân tích xu hướng sai sót.
9. Ai chịu trách nhiệm nếu mất hồ sơ bệnh án?
Trách nhiệm nhiều cấp:
Nhân viên lưu trữ: nếu thất lạc trong kho.
Người mượn hồ sơ: nếu không trả.
Trưởng phòng KHTH: quản lý chung.
Lãnh đạo bệnh viện: chịu trách nhiệm hệ thống.
Phải quy định rõ trong quy chế.
10. Nếu bệnh viện đang chuyển sang EMR thì C2.2 có còn áp dụng không?
Có.
Thậm chí yêu cầu cao hơn:
Bảo mật dữ liệu.
Sao lưu định kỳ.
Phân quyền truy cập.
Kiểm soát chỉnh sửa dữ liệu.
C2.2 khi triển khai EMR sẽ liên quan chặt chẽ với Chương C3 – Ứng dụng CNTT .
11. Có cần đưa nội dung C2.2 vào kế hoạch chất lượng năm không?
Có.
Theo Thông tư 19/2013/TT-BYT về quản lý chất lượng bệnh viện :
Phải có mục tiêu.
Phải có chỉ số đo lường.
Phải có cải tiến.
12. Làm sao để duy trì không bị “làm rộ lên khi sắp đánh giá”?
Cần:
Kiểm tra định kỳ hàng tháng.
Báo cáo quý.
Gắn với thi đua khoa phòng.
Phòng QLCL giám sát liên tục.
13. Những lỗi phổ biến nội bộ hay gặp?
Hồ sơ mượn không trả.
Không ghi người đang giữ hồ sơ.
Sắp xếp không theo trình tự thống nhất.
Không có đánh giá cải tiến.
Chỉ kiểm tra khi sắp có đoàn.
14. Hồ sơ điện tử có cần in ra lưu giấy không?
Tùy theo mức độ triển khai EMR và quy định hiện hành.
Nếu chưa được công nhận bệnh án điện tử hoàn toàn:
Vẫn phải lưu hồ sơ giấy theo quy định.
15. C2.2 liên quan gì đến an toàn người bệnh?
Rất nhiều:
Hồ sơ thất lạc → sai thông tin điều trị.
Không truy cập được tiền sử → nguy cơ biến chứng.
Không có dữ liệu cũ → tăng sai sót.
Vì vậy C2.2 liên quan gián tiếp đến D2 – Phòng ngừa sự cố y khoa.
C2.2 không chỉ là lưu trữ hồ sơ, mà là:
Quản trị rủi ro pháp lý.
Quản trị dữ liệu.
Hỗ trợ chuyên môn.
Nền tảng chuyển đổi số.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
