Ứng dụng 5S trong lưu trữ Hồ sơ bệnh án trong kho Hồ sơ bệnh án

1. ỨNG DỤNG 5S TRONG LƯU TRỮ HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI KHO HỒ SƠ

(Tiếp cận quản trị hệ thống – duy trì bền vững – gắn với tiêu chí C2.2 Bộ tiêu chí 6858/QĐ-BYT) 

Kho hồ sơ bệnh án (HSBA) là “trung tâm dữ liệu vật lý” của bệnh viện.
Nếu quản lý không khoa học sẽ dẫn đến:

• Không tìm được bệnh án trong thời gian yêu cầu.

• Hồ sơ ẩm mốc, hư hỏng.

• Mất dữ liệu pháp lý.

• Nguy cơ sai sót chuyên môn do không truy xuất được tiền sử.

Ứng dụng 5S trong kho HSBA không chỉ là dọn dẹp mà là chuẩn hóa quản trị lưu trữ theo hướng bền vững.

Theo yêu cầu thống nhất thuật ngữ:

• Sàng lọc (Sort) – Phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết

• Sắp xếp (Set in order) – Sắp xếp khoa học, định vị trực quan

• Kiểm tra, vệ sinh (Shine) – Vệ sinh chủ động và phát hiện bất thường

• Chuẩn hóa (Standardize) – Chuẩn hóa để duy trì trạng thái tốt

• Duy trì (Sustain) – Tạo kỷ luật tự giác và văn hóa cải tiến liên tục

2. MỤC TIÊU ỨNG DỤNG 5S TRONG KHO HỒ SƠ

1. Tìm bệnh án < 10–15 phút.

2. Không có hồ sơ thất lạc.

3. Không có hồ sơ ẩm mốc, hư hỏng.

4. Có sơ đồ – mã hóa – phân khu rõ ràng.

5. Có cơ chế kiểm tra và cải tiến liên tục.

3. TRIỂN KHAI 5S THEO TỪNG BƯỚC

3.1. SÀNG LỌC (SORT) – PHÂN LOẠI VÀ LOẠI BỎ

3.1.1. Vấn đề thường gặp

• Hồ sơ hết thời hạn lưu trữ chưa tiêu hủy.

• Hồ sơ trùng lặp.

• Lưu lẫn tài liệu không thuộc HSBA.

• Giấy tờ rời rạc không được kẹp cố định.

3.1.2. Hành động cụ thể

1. Kiểm kê toàn bộ kho.

2. Phân loại theo:

   • Hồ sơ còn thời hạn.

   • Hồ sơ hết hạn.

   • Hồ sơ đang mượn.

3. Lập danh mục tiêu hủy theo quy định.

4. Loại bỏ vật dụng không liên quan trong kho.

3.1.3. Kết quả đạt được

• Giảm 15–30% diện tích lưu trữ.

• Tăng tốc độ tìm kiếm.

• Giảm nguy cơ thất lạc.

3.2. SẮP XẾP (SET IN ORDER) – ĐỊNH VỊ TRỰC QUAN

Đây là bước quan trọng nhất trong kho HSBA.

3.2.1. Nguyên tắc

• Một hồ sơ chỉ có một vị trí duy nhất.

• Mọi vị trí đều được mã hóa.

• Ai cũng có thể tìm được nếu theo đúng quy tắc.

3.2.2. Cách triển khai

Phân khu kho

• Theo năm.

• Theo chuyên khoa.

• Theo loại hồ sơ (nội trú/ngoại trú).

Mã hóa vị trí

Ví dụ:

• Kệ A – Tầng 2 – Ngăn 05 → A2-05

• Hộp BA số 001–050

Treo sơ đồ kho

• Sơ đồ lớn tại cửa.

• Sơ đồ chi tiết từng khu.

Ứng dụng mã vạch (nếu có điều kiện)

• Quét mã khi nhập – xuất.

• Quản lý bằng phần mềm.

3.2.3. Chuẩn tối thiểu đạt mức cao

• Tìm hồ sơ trong 10 phút.

• Không phụ thuộc cá nhân cụ thể.

3.3. KIỂM TRA, VỆ SINH (SHINE) – PHÁT HIỆN BẤT THƯỜNG

3.3.1. Kiểm tra định kỳ

• Hàng tuần: kiểm tra lối đi, giá kệ.

• Hàng tháng: kiểm tra ẩm mốc.

• 6 tháng: kiểm tra PCCC.

3.3.2. Nội dung kiểm tra

• Hồ sơ có bị mối mọt không?

• Có nước thấm trần không?

• Có giá kệ gỉ sét không?

• Có hồ sơ đặt sai vị trí không?

3.3.3. Nhật ký kiểm tra

Phải có:

• Ngày kiểm tra.

• Người thực hiện.

• Vấn đề phát hiện.

• Biện pháp xử lý.

3.4. CHUẨN HÓA (STANDARDIZE) – TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG

3.4.1. Ban hành quy trình chuẩn

• Quy trình tiếp nhận HSBA.

• Quy trình sắp xếp kho.

• Quy trình mượn – trả.

• Quy trình tiêu hủy.

3.4.2. Chuẩn hóa biểu mẫu

• Phiếu mượn hồ sơ.

• Sổ nhập – xuất.

• Bảng kiểm 5S kho hồ sơ.

3.4.3. Chuẩn hóa hình ảnh trực quan

• Dán nhãn kệ.

• Dán nhãn hộp.

• Vạch lối đi.

• Biển chỉ dẫn.

3.5. DUY TRÌ (SUSTAIN) – XÂY DỰNG KỶ LUẬT

5S thất bại khi không có duy trì.

3.5.1. Cơ chế duy trì

• Chấm điểm 5S hàng tháng.

• Công bố kết quả nội bộ.

• Gắn với thi đua khoa phòng.

3.5.2. Kiểm tra đột xuất

• Lãnh đạo bệnh viện kiểm tra thực tế.

• Thử tìm bệnh án ngẫu nhiên.

3.5.3. Đào tạo liên tục

• Nhân viên mới phải được hướng dẫn 5S.

• Đào tạo lại mỗi năm.

4. ỨNG DỤNG 5S THEO TUYẾN BỆNH VIỆN

4.1. Tuyến huyện

• Áp dụng 5S thủ công.

• Sổ tra cứu Excel.

• Giá kệ cơ bản nhưng có mã hóa.

• Kiểm tra 3 tháng/lần.

4.2. Tuyến tỉnh

• Có sơ đồ điện tử vị trí hồ sơ.

• Có mã vạch hoặc QR.

• Có kiểm tra chéo giữa KHTH và QLCL.

• Phân tích thời gian tìm kiếm.

4.3. Tuyến trung ương

• Hệ thống compact shelving.

• Quản lý vị trí tự động.

• Dashboard theo dõi thời gian tìm hồ sơ.

• Chuẩn bị lộ trình chuyển sang EMR.

5. LỢI ÍCH ĐỊNH LƯỢNG CỦA 5S TRONG KHO HSBA

6. SAI LẦM KHI TRIỂN KHAI 5S

• Chỉ dọn dẹp khi sắp đánh giá.

• Không có sơ đồ kho.

• Không ghi nhật ký kiểm tra.

• Không gắn với trách nhiệm cá nhân.

7. MỐI LIÊN HỆ GIỮA 5S VÀ TIÊU CHÍ C2.2

5S hỗ trợ trực tiếp các tiểu mục:

• C2.2.1 – Không để bệnh án bừa bãi.

• C2.2.2 – Tìm hồ sơ nhanh.

• C2.2.5 – Kho thông thoáng.

• C2.2.6 – Chống mối mọt.

• C2.2.7–9 – Quản lý nhập xuất.

• C2.2.16–17 – Cải tiến liên tục.

Do đó, nếu triển khai 5S bài bản, tiêu chí C2.2 gần như được “tự động” cải thiện.

Ứng dụng 5S trong kho HSBA không phải hoạt động phong trào mà là:

• Công cụ quản trị dữ liệu vật lý.

• Biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý.

• Nền tảng cho chuyển đổi số.

• Minh chứng năng lực quản trị bệnh viện.

Nếu triển khai đúng, kho hồ sơ sẽ:

• Gọn – Sạch – Nhanh – An toàn – Bền vững.