Khác với C2.1 (tập trung vào lập hồ sơ), C2.2 yêu cầu quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ bệnh án:

Hoàn chỉnh → Tiếp nhận → Kiểm tra → Lưu trữ → Khai thác → Bảo mật → Tiêu hủy.

Để đạt mức điểm cao và duy trì bền vững, phân công phải cụ thể theo từng nội dung đánh giá, tránh giao chung chung cho “Phòng KHTH”.

Dưới đây là bảng phân công nhiệm vụ theo nhóm nội dung của tiêu chí.

1. Nhóm nội dung: Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ sau ra viện

2. Nhóm nội dung: Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

3. Nhóm nội dung: Phân loại – mã hóa – lưu trữ

4. Nhóm nội dung: Quản lý mượn – trả – khai thác

5. Nhóm nội dung: Bảo mật hồ sơ bệnh án

6. Nhóm nội dung: Tiêu hủy hồ sơ hết hạn

7. Nhóm nội dung: Đo lường và cải tiến

8. Phân công theo tuyến bệnh viện

8.1. Tuyến huyện

• Phòng KHTH chịu trách nhiệm chính.

• QLCL giám sát.

• Nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm.

• Kiểm tra tối thiểu mỗi quý.

8.2. Tuyến tỉnh

• Có Tổ kiểm tra hồ sơ riêng.

• QLCL phân tích xu hướng.

• CNTT tham gia quản lý phân quyền.

• Báo cáo hàng tháng.

8.3. Tuyến trung ương

• Trung tâm lưu trữ chuyên biệt.

• Có bộ phận quản trị dữ liệu.

• Có kiểm toán nội bộ định kỳ.

• Tích hợp với quản trị rủi ro và pháp chế.

9. Nguyên tắc phân công để đạt mức điểm cao

1. Phân công bằng văn bản.

2. Có mô tả nhiệm vụ cụ thể.

3. Có minh chứng thực hiện.

4. Có giám sát chéo.

5. Có báo cáo định kỳ.

Đoàn thường hỏi:

• “Ai chịu trách nhiệm nếu mất hồ sơ?”

• “Tỷ lệ hồ sơ hoàn chỉnh của khoa X là bao nhiêu?”

• “Có hồ sơ nào đang mượn quá hạn không?”

Nếu không phân công rõ ràng, rất dễ bị đánh giá ở mức trung bình.

PHÂN CÔNG THEO CÁC TIỂU MỤC CHI TIẾT – C2.2