8. Chiến lược duy trì [D3.1]

1. Xác định D3.1 là hoạt động quản trị thường xuyên, không phải nhiệm vụ theo mùa

Chiến lược duy trì đầu tiên là định vị lại vai trò của D3.1 trong tư duy lãnh đạo bệnh viện.

D3.1 cần được coi là:

• Một cấu phần của hệ thống quản trị bệnh viện;

• Một công cụ ra quyết định;

• Một kênh phản hồi chính thức từ thực tiễn vận hành.

Nếu D3.1 chỉ được kích hoạt khi “đến mùa đánh giá”, hệ thống sẽ nhanh chóng suy yếu, phụ thuộc vào cá nhân và không tạo ra cải tiến thực chất.

2. Chuẩn hóa và ổn định quy trình đánh giá qua các năm

Để duy trì bền vững, bệnh viện cần:

• Giữ ổn định quy trình đánh giá đã ban hành;

• Chỉ điều chỉnh khi có thay đổi lớn về quy định hoặc thực tiễn;

• Tránh mỗi năm sửa quy trình theo cảm tính.

Việc ổn định quy trình giúp:

• So sánh kết quả qua các năm;

• Giảm thời gian chuẩn bị;

• Tạo thói quen làm việc cho các khoa/phòng.

3. Xây dựng đội ngũ đánh giá viên nội bộ nòng cốt

Đánh giá viên là “hạ tầng con người” của D3.1.

Chiến lược duy trì cần hướng tới:

• Xác định nhóm đánh giá viên nòng cốt;

• Luân phiên nhưng không thay đổi hoàn toàn mỗi năm;

• Bồi dưỡng năng lực đánh giá qua thực hành, không chỉ qua lớp học.

Khi đánh giá viên ổn định, chất lượng đánh giá sẽ dần đồng đều, hạn chế sai lệch và cảm tính.

4. Gắn kết D3.1 với kế hoạch cải tiến và quản trị điều hành

D3.1 chỉ thực sự sống khi kết quả đánh giá được sử dụng.

Bệnh viện cần:

• Đưa kết quả D3.1 vào xây dựng kế hoạch cải tiến năm sau;

• Lồng ghép nội dung đánh giá vào các cuộc họp giao ban;

• Theo dõi các vấn đề tồn tại lớn qua nhiều chu kỳ.

Khi lãnh đạo sử dụng kết quả đánh giá để ra quyết định, D3.1 sẽ tự động được duy trì.

5. Duy trì công bố công khai theo nguyên tắc nhất quán

Công bố công khai không cần rầm rộ, nhưng cần:

• Có hình thức ổn định;

• Có nội dung nhất quán;

• Có thời điểm công bố rõ ràng hằng năm.

Bệnh viện nên xác định trước:

• Công bố vào thời điểm nào;

• Công bố những nội dung gì;

• Duy trì thông tin trong bao lâu.

Sự nhất quán giúp người bệnh và nhân viên hình thành niềm tin, thay vì cảm giác công bố mang tính phong trào.

6. Xây dựng văn hóa chấp nhận phản ánh thực trạng

Chiến lược duy trì D3.1 bền vững phụ thuộc rất lớn vào văn hóa tổ chức.

Bệnh viện cần từng bước:

• Chấp nhận điểm yếu được nêu ra;

• Khuyến khích báo cáo trung thực;

• Không sử dụng kết quả đánh giá để quy trách nhiệm cá nhân.

Khi nhân viên không còn sợ bị “chấm điểm”, họ sẽ hợp tác và đóng góp tích cực hơn cho đánh giá.

7. Đơn giản hóa nhưng không giản lược bản chất

Để duy trì lâu dài, hệ thống đánh giá cần:

• Đủ đơn giản để thực hiện hằng năm;

• Không tạo gánh nặng hồ sơ;

• Nhưng vẫn phản ánh đúng thực trạng.

Bệnh viện nên định kỳ rà soát:

• Biểu mẫu có còn cần thiết không;

• Bước nào có thể tinh gọn;

• Nội dung nào thực sự tạo giá trị cho cải tiến.

Giữ lại cái cốt lõi sẽ giúp D3.1 tồn tại lâu dài.

8. Bảo đảm tính kế thừa và không phụ thuộc cá nhân

Một hệ thống không bền nếu phụ thuộc vào một vài người.

Chiến lược duy trì cần:

• Chuẩn hóa tài liệu, hồ sơ;

• Lưu trữ tập trung;

• Có bàn giao khi thay đổi nhân sự.

Khi người làm chất lượng thay đổi, D3.1 vẫn vận hành được như cũ, đó mới là duy trì thực chất.

9. Theo dõi và tự đánh giá việc duy trì D3.1

Bệnh viện nên tự đặt câu hỏi hằng năm:

• Đánh giá có phản ánh đúng thực trạng không?

• Kết quả có được sử dụng không?

• Công bố có được duy trì không?

Chính việc tự đặt câu hỏi này giúp hệ thống không “chai lì” theo thời gian.

Duy trì tiêu chí D3.1 không phải là giữ đủ hồ sơ, mà là duy trì được một cách nhìn trung thực về chính mình. Khi bệnh viện coi đánh giá và công bố chất lượng là công cụ học hỏi và cải tiến, D3.1 sẽ trở thành một phần tự nhiên của quản trị bệnh viện, không cần thúc ép.