4. Phân công nhiệm vụ [D3.2]

1. Nguyên tắc phân công nhiệm vụ trong tiêu chí D3.2

Phân công nhiệm vụ cho D3.2 cần bảo đảm:

• Có đầu mối chịu trách nhiệm chung về hệ thống đo lường;

• Có đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp từng chỉ số;

• Có cơ chế giám sát và phản hồi giữa các cấp.

Nếu chỉ giao cho Phòng Quản lý chất lượng “theo dõi chung”, tiêu chí D3.2 sẽ không vận hành thực chất.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo bệnh viện

Lãnh đạo bệnh viện giữ vai trò định hướng và quyết định đối với hoạt động đo lường – giám sát cải tiến.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Phê duyệt danh mục chỉ số chất lượng bệnh viện;

• Phê duyệt mục tiêu cần đạt cho từng chỉ số;

• Chỉ đạo sử dụng kết quả đo lường trong điều hành và cải tiến;

• Quyết định ưu tiên cải tiến đối với các chỉ số không đạt;

• Định kỳ xem xét báo cáo đo lường chất lượng.

Sự tham gia thực chất của lãnh đạo là yếu tố quyết định D3.2 có được duy trì hay không.

3. Trách nhiệm của Phòng Quản lý chất lượng

Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn và điều phối cho tiêu chí D3.2.

Nhiệm vụ chính:

• Tham mưu xây dựng hệ thống chỉ số chất lượng;

• Ban hành hướng dẫn đo lường, thu thập và phân tích số liệu;

• Theo dõi tiến độ đo lường của các khoa/phòng;

• Tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả đo lường;

• Cảnh báo các chỉ số không đạt hoặc có xu hướng xấu;

• Đề xuất nội dung cải tiến dựa trên số liệu.

Phòng Quản lý chất lượng không thay khoa/phòng tạo số liệu, mà chịu trách nhiệm bảo đảm hệ thống đo lường hoạt động đúng.

4. Trách nhiệm của các khoa/phòng chuyên môn

Các khoa/phòng là đơn vị trực tiếp tạo ra dữ liệu chất lượng.

Trách nhiệm cụ thể:

• Lựa chọn và triển khai các chỉ số chất lượng phù hợp chức năng;

• Thu thập và báo cáo số liệu theo hướng dẫn;

• Giải trình khi chỉ số không đạt hoặc có biến động bất thường;

• Thực hiện các biện pháp cải tiến được phân công;

• Theo dõi kết quả cải tiến bằng chính chỉ số đã đo.

Nếu khoa/phòng không coi chỉ số là công cụ quản lý nội bộ, D3.2 sẽ chỉ tồn tại trên giấy.

5. Trách nhiệm của các phòng chức năng liên quan

Tùy từng chỉ số, các phòng chức năng tham gia phối hợp:

• Phòng Kế hoạch tổng hợp: phối hợp chuẩn hóa số liệu hoạt động;

• Phòng Điều dưỡng: tham gia các chỉ số liên quan chăm sóc người bệnh;

• Phòng CNTT: hỗ trợ hệ thống thu thập, quản lý và trực quan hóa dữ liệu;

• Phòng Tài chính kế toán: phối hợp chỉ số liên quan chi phí, hiệu quả;

• Phòng Tổ chức cán bộ: phối hợp các chỉ số về nhân lực, đào tạo.

Các phòng chức năng không chịu trách nhiệm chính về D3.2 nhưng có vai trò bảo đảm dữ liệu đầy đủ và chính xác.

6. Trách nhiệm của nhóm/đội cải tiến chất lượng

Đối với các chỉ số không đạt mục tiêu hoặc có xu hướng xấu, bệnh viện cần kích hoạt nhóm cải tiến.

Nhiệm vụ:

• Phân tích nguyên nhân gốc dựa trên số liệu;

• Đề xuất biện pháp cải tiến;

• Thực hiện can thiệp cải tiến;

• Theo dõi hiệu quả can thiệp bằng chỉ số.

Nhóm cải tiến là cầu nối trực tiếp giữa đo lường (D3.2) và cải tiến (D1.2).

7. Cơ chế phối hợp và báo cáo

Để phân công nhiệm vụ vận hành hiệu quả, bệnh viện cần thiết lập:

• Chu kỳ báo cáo số liệu rõ ràng;

• Họp định kỳ rà soát chỉ số chất lượng;

• Cơ chế phản hồi hai chiều giữa Phòng Quản lý chất lượng và khoa/phòng.

Cơ chế này giúp số liệu không bị “chết” trong báo cáo.

8. Tóm lược phân công nhiệm vụ theo chu trình D3.2

Có thể khái quát như sau:

• Lãnh đạo bệnh viện: phê duyệt, chỉ đạo, quyết định cải tiến.

• Phòng Quản lý chất lượng: xây dựng hệ thống, giám sát, phân tích.

• Khoa/phòng: đo lường, báo cáo, cải tiến.

• Phòng chức năng: hỗ trợ dữ liệu và hạ tầng.

• Nhóm cải tiến: xử lý các chỉ số không đạt.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp tiêu chí D3.2 thoát khỏi tình trạng “đo cho có”. Khi mỗi đơn vị hiểu rõ trách nhiệm của mình với từng chỉ số, đo lường chất lượng sẽ trở thành công cụ quản trị thường xuyên, không còn là yêu cầu đối phó kiểm tra.

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ – TIÊU CHÍ D2.1