1. Các việc cần làm khi triển khai tiêu chí [D3.3]

1. Nhận thức đúng bản chất của tiêu chí D3.3

Tiêu chí D3.3 không đánh giá năng lực chuyên môn nội tại của bệnh viện, mà đánh giá vai trò và trách nhiệm của bệnh viện trong hệ thống quản lý chất lượng y tế quốc gia.

Triển khai D3.3 đòi hỏi bệnh viện:

• Thực hiện đầy đủ trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý;

• Hợp tác kịp thời, trung thực và có chất lượng thông tin;

• Từng bước chuyển từ “bị yêu cầu báo cáo” sang “chủ động tham gia và đóng góp”.

Nếu coi D3.3 chỉ là việc “gửi báo cáo cho đủ”, tiêu chí này sẽ rất dễ đạt điểm thấp.

2. Thiết lập đầu mối chính thức phụ trách phối hợp và báo cáo chất lượng

Việc đầu tiên khi triển khai D3.3 là xác định rõ đầu mối chịu trách nhiệm.

Bệnh viện cần:

• Phân công Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn;

• Quy định rõ trách nhiệm tiếp nhận, xử lý và phản hồi các công văn liên quan đến quản lý chất lượng;

• Phối hợp với Phòng Kế hoạch tổng hợp và Văn phòng bệnh viện trong việc ban hành, gửi báo cáo.

Điều này trực tiếp liên quan đến các tiểu mục D3.3.1, D3.3.2 và D3.3.3.

3. Rà soát đầy đủ các yêu cầu báo cáo từ cơ quan quản lý

Bệnh viện cần thực hiện rà soát có hệ thống:

• Các loại báo cáo chất lượng phải gửi trong năm;

• Các mốc thời gian yêu cầu;

• Các nội dung báo cáo theo hướng dẫn của Bộ Y tế, Sở Y tế hoặc cơ quan quản lý trực tiếp.

Việc rà soát này giúp:

• Tránh bỏ sót báo cáo;

• Tránh gửi chậm hạn;

• Bảo đảm đầy đủ số lượng báo cáo theo yêu cầu, đáp ứng tiểu mục D3.3.4.

4. Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận – xử lý – phản hồi công văn về quản lý chất lượng

D3.3 không chỉ đánh giá việc có gửi báo cáo hay không, mà còn đánh giá cách bệnh viện phản hồi thông tin.

Các việc cần làm:

• Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận công văn đến liên quan quản lý chất lượng;

• Phân luồng xử lý rõ ràng (tham mưu – tổng hợp – ký – gửi);

• Theo dõi thời hạn phản hồi.

Việc này trực tiếp đáp ứng yêu cầu của tiểu mục D3.3.7.

5. Bảo đảm nội dung báo cáo đầy đủ, đúng hướng dẫn và đúng thực tế

Một điểm rất quan trọng của D3.3 là chất lượng báo cáo, không chỉ là số lượng.

Bệnh viện cần:

• Soát kỹ yêu cầu nội dung của từng loại báo cáo;

• Không cắt dán báo cáo cũ;

• Cập nhật số liệu, phân tích đúng thực trạng;

• Trình bày rõ ràng, mạch lạc, có căn cứ.

Nội dung này đáp ứng trực tiếp các tiểu mục D3.3.5, D3.3.6 và D3.3.8.

6. Thiết lập cơ chế bảo đảm chất lượng số liệu báo cáo

Báo cáo chất lượng chỉ có giá trị khi số liệu:

• Trung thực;

• Chính xác;

• Có thể kiểm tra, đối chiếu.

Do đó, bệnh viện cần:

• Xác định nguồn số liệu cho từng báo cáo;

• Có bước rà soát, kiểm tra trước khi gửi;

• Thống nhất số liệu giữa các phòng ban liên quan.

Đây là nội dung cốt lõi của tiểu mục D3.3.6.

7. Đáp ứng đúng hạn các yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung

Trong thực tế, cơ quan quản lý thường yêu cầu:

• Bổ sung số liệu;

• Giải trình;

• Cung cấp hình ảnh, minh chứng;

• Góp ý dự thảo văn bản, tiêu chí.

Bệnh viện cần:

• Theo dõi sát các yêu cầu bổ sung;

• Phân công rõ trách nhiệm thực hiện;

• Đáp ứng đúng hạn, không để tồn đọng.

Nội dung này gắn trực tiếp với tiểu mục D3.3.7.

8. Khuyến khích và tổ chức sự tham gia của nhân viên y tế vào hoạt động xây dựng chính sách, công cụ chất lượng

Ở mức cao hơn, D3.3 đánh giá vai trò đóng góp chủ động của bệnh viện.

Các việc cần làm:

• Khuyến khích cán bộ tham gia góp ý xây dựng tiêu chí, hướng dẫn;

• Lưu giữ bằng chứng về các đóng góp chuyên môn;

• Ghi nhận và tổng hợp các hoạt động tham gia.

Đây là nội dung của tiểu mục D3.3.9.

9. Chuẩn bị và tham gia chia sẻ kinh nghiệm cải tiến chất lượng

Đối với các bệnh viện có năng lực tốt, D3.3 khuyến khích:

• Chia sẻ kinh nghiệm cải tiến tại hội nghị, diễn đàn;

• Báo cáo chuyên đề về quản lý chất lượng;

• Tham gia các hoạt động cấp Bộ, cấp quốc gia hoặc quốc tế.

Việc này đáp ứng tiểu mục D3.3.10.

10. Chủ động xây dựng và chia sẻ công cụ, tài liệu, phần mềm quản lý chất lượng

Ở mức cao nhất, D3.3 ghi nhận vai trò bệnh viện tiên phong.

Bệnh viện có thể:

• Xây dựng công cụ, biểu mẫu, hướng dẫn quản lý chất lượng;

• Phát triển hoặc đề xuất phần mềm hỗ trợ;

• Chia sẻ cho cơ quan quản lý để phổ biến rộng rãi.

Nội dung này gắn trực tiếp với tiểu mục D3.3.11.

Triển khai tiêu chí D3.3 là quá trình nâng tầm vai trò của bệnh viện trong hệ thống y tế, từ đơn vị thực hiện sang đơn vị hợp tác, đóng góp và đồng kiến tạo hệ thống quản lý chất lượng.

Bệnh viện làm tốt D3.3 thường có đặc điểm:

• Báo cáo đầy đủ, đúng hạn, chất lượng;

• Dữ liệu tin cậy;

• Chủ động chia sẻ và đóng góp.