4. Phân công nhiệm vụ [D3.1]

1. Nguyên tắc phân công nhiệm vụ trong tiêu chí D3.1

Phân công nhiệm vụ cho D3.1 không phải là chia việc hành chính, mà là thiết lập trách nhiệm quản trị chất lượng theo đúng thẩm quyền và vai trò của từng vị trí.

Khi phân công cần bảo đảm:

• Có một đầu mối chịu trách nhiệm chuyên môn xuyên suốt;

• Không để khoa/phòng vừa “tự đánh giá” vừa “tự xác nhận” kết quả;

• Có sự tham gia thực chất của lãnh đạo bệnh viện, không khoán trắng cho Phòng Quản lý chất lượng.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo bệnh viện

Lãnh đạo bệnh viện giữ vai trò chủ thể chịu trách nhiệm cuối cùng về tính trung thực và việc công bố kết quả chất lượng.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Chỉ đạo thống nhất quan điểm đánh giá trung thực, không chạy theo điểm số;

• Phê duyệt kế hoạch, phương pháp và kết quả đánh giá chất lượng;

• Chủ trì hoặc kết luận các cuộc họp thông qua kết quả đánh giá;

• Quyết định phạm vi và hình thức công bố công khai chất lượng bệnh viện;

• Chỉ đạo sử dụng kết quả đánh giá làm căn cứ cải tiến, không chỉ để báo cáo.

Nếu lãnh đạo bệnh viện không tham gia thực chất, D3.1 thường chỉ dừng ở mức hình thức.

3. Trách nhiệm của Phòng Quản lý chất lượng

Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn, chịu trách nhiệm tổ chức và vận hành toàn bộ tiêu chí D3.1.

Nhiệm vụ chính:

• Tham mưu xây dựng kế hoạch, quy trình, công cụ đánh giá chất lượng;

• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn đánh giá viên và các khoa/phòng;

• Điều phối hoạt động đánh giá nội bộ, bảo đảm đánh giá chéo, khách quan;

• Tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả đánh giá;

• Tham mưu nội dung và hình thức công bố chất lượng bệnh viện;

• Theo dõi việc sử dụng kết quả đánh giá trong các hoạt động cải tiến.

Phòng Quản lý chất lượng không thay khoa/phòng làm hồ sơ, mà chịu trách nhiệm chuẩn hóa cách làm và kiểm soát chất lượng đánh giá.

4. Trách nhiệm của các khoa, phòng chuyên môn và chức năng

Các khoa/phòng là đối tượng được đánh giá và đồng thời là chủ thể cải tiến.

Trách nhiệm cụ thể:

• Phối hợp cung cấp thông tin, hồ sơ, bằng chứng phản ánh đúng thực trạng;

• Tham gia tự đánh giá theo hướng dẫn chung của bệnh viện;

• Giải trình, trao đổi với đoàn đánh giá về các điểm chưa đạt;

• Tham gia họp thông qua kết quả đánh giá;

• Sử dụng kết quả đánh giá làm căn cứ xây dựng kế hoạch cải tiến của đơn vị.

Khoa/phòng không có thẩm quyền điều chỉnh điểm đánh giá, nhưng có quyền giải trình và đề xuất giải pháp cải tiến.

5. Trách nhiệm của đánh giá viên nội bộ

Đánh giá viên nội bộ là lực lượng bảo đảm tính khách quan và chuyên môn cho D3.1.

Nhiệm vụ:

• Thực hiện đánh giá theo đúng quy trình, công cụ đã ban hành;

• Thu thập và ghi nhận bằng chứng trung thực, đầy đủ;

• Không đánh giá khoa/phòng do mình phụ trách;

• Ghi rõ nhận xét, tồn tại, không chỉ chấm điểm;

• Tham gia thảo luận, phân tích kết quả đánh giá.

Đánh giá viên không làm nhiệm vụ “bắt lỗi”, mà làm nhiệm vụ nhận diện vấn đề để cải tiến.

6. Trách nhiệm của các phòng chức năng liên quan

Tùy quy mô bệnh viện, các phòng sau thường tham gia phối hợp:

• Phòng Kế hoạch tổng hợp: cung cấp số liệu hoạt động, phối hợp phân tích xu hướng;

• Phòng Tổ chức cán bộ: phối hợp đánh giá liên quan nhân lực, đào tạo;

• Phòng Hành chính quản trị/CNTT: hỗ trợ công bố thông tin, hạ tầng truyền thông;

• Phòng Tài chính kế toán: phối hợp khi đánh giá liên quan nguồn lực, chi phí.

Các phòng chức năng không chịu trách nhiệm chính về D3.1, nhưng có vai trò cung cấp dữ liệu và bảo đảm tính đồng bộ.

7. Cơ chế phối hợp và kiểm soát chéo

Để D3.1 đạt yêu cầu, bệnh viện cần thiết lập cơ chế:

• Đánh giá chéo giữa các khoa/phòng;

• Kiểm tra lại kết quả trước khi công bố;

• Có biên bản làm việc, xác nhận trách nhiệm rõ ràng.

Cơ chế này giúp:

• Tránh tình trạng “nể nang”;

• Tránh áp đặt chủ quan;

• Tăng tính minh bạch nội bộ.

8. Phân công nhiệm vụ theo chu trình triển khai D3.1

Có thể tóm lược phân công như sau:

• Lãnh đạo bệnh viện: chỉ đạo, phê duyệt, công bố, quyết định cải tiến.

• Phòng Quản lý chất lượng: tổ chức, điều phối, tổng hợp, tham mưu.

• Đánh giá viên: đánh giá khách quan, ghi nhận thực trạng.

• Khoa/phòng: cung cấp bằng chứng, giải trình, cải tiến.

• Phòng chức năng: hỗ trợ dữ liệu, truyền thông, hạ tầng.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng là điều kiện để D3.1 không bị “hành chính hóa”. Khi mỗi vị trí hiểu đúng vai trò của mình, đánh giá chất lượng sẽ trở thành công cụ quản trị thực sự, thay vì một đợt kiểm tra định kỳ.

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ – TIÊU CHÍ D3.1