4. Phân công nhiệm vụ [D2.2]

Tiêu chí D2.2 không đánh giá năng lực cá nhân, mà đánh giá cách tổ chức phản ứng của bệnh viện trước sai sót. Vì vậy, phân công nhiệm vụ trong D2.2 phải làm rõ:

Ai tạo môi trường để báo cáo – ai xử lý dữ liệu – ai quyết định cải tiến – ai theo dõi duy trì.

1. Nguyên tắc phân công nhiệm vụ trong D2.2

1.1. Phân công theo chức năng, không theo cảm tính

1.2. Tách rõ:

• Người báo cáo;

• Người phân tích;

• Người quyết định cải tiến.

1.3. Tuyệt đối tránh:

• Người gây sự cố tự điều tra sự cố của mình;

• Một đơn vị “ôm trọn” toàn bộ D2.2.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo bệnh viện

2.1. Thể hiện cam kết không đổ lỗi khi báo cáo sự cố

2.2. Ban hành:

• Chính sách báo cáo sự cố;

• Quy định bảo mật người báo cáo.

2.3. Chủ trì hoặc chỉ đạo xử lý:

• Sự cố nghiêm trọng;

• Sự cố có nguy cơ ảnh hưởng uy tín bệnh viện.

2.4. Quyết định các giải pháp cải tiến mang tính hệ thống.

3. Trách nhiệm của Hội đồng Quản lý chất lượng

3.1. Định hướng chiến lược triển khai D2.2

3.2. Xem xét:

• Báo cáo sự cố định kỳ;

• Kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ.

3.3. Đề xuất:

• Cải tiến hệ thống;

• Thay đổi quy trình, nguồn lực nếu cần.

4. Trách nhiệm của Phòng Quản lý chất lượng

4.1. Là đầu mối điều phối toàn bộ hoạt động D2.2

4.2. Tiếp nhận và quản lý hệ thống báo cáo sự cố

4.3. Phân loại sự cố:

• Nhẹ;

• Nghiêm trọng;

• Near miss.

4.4. Tổ chức phân tích nguyên nhân gốc rễ đối với sự cố cần thiết

4.5. Tổng hợp, báo cáo:

• Xu hướng sự cố;

• Bài học rút ra;

• Hiệu quả cải tiến.

5. Trách nhiệm của lãnh đạo khoa/phòng

5.1. Tạo môi trường an toàn tâm lý cho nhân viên báo cáo

5.2. Không truy cứu cá nhân khi chưa có kết luận phân tích

5.3. Phối hợp phân tích sự cố liên quan đến khoa

5.4. Tổ chức triển khai các cải tiến tại khoa/phòng.

6. Trách nhiệm của nhân viên y tế

6.1. Chủ động báo cáo:

• Sự cố;

• Near miss;

• Tình huống nguy cơ cao.

6.2. Cung cấp thông tin trung thực, không che giấu

6.3. Tham gia phân tích sự cố khi được mời.

7. Trách nhiệm của bộ phận Công nghệ thông tin

7.1. Vận hành hệ thống/phần mềm báo cáo sự cố (nếu có)

7.2. Đảm bảo:

• Tính bảo mật;

• Dễ sử dụng;

• Dữ liệu không bị chỉnh sửa trái phép.

8. Trách nhiệm của bộ phận Tổ chức – Hành chính (hoặc tương đương)

8.1. Phối hợp trong:

• Truyền thông chính sách không đổ lỗi;

• Đào tạo nhận thức về D2.2.

8.2. Không sử dụng dữ liệu báo cáo sự cố cho mục đích kỷ luật cá nhân.

9. Trách nhiệm của bộ phận liên quan khác (nếu có)

9.1. Vật tư – Trang thiết bị:

• Phối hợp khi sự cố liên quan thiết bị.

9.2. Dược:

• Phối hợp khi sự cố liên quan thuốc.

10. Phân công nhiệm vụ khi tiếp đoàn kiểm tra, đánh giá

10.1. Đoàn thường hỏi:

• Phòng QLCL;

• Lãnh đạo khoa;

• Nhân viên trực tiếp báo cáo.

10.2. Các câu trả lời cần thống nhất:

• Có khuyến khích báo cáo không?

• Báo cáo xong thì được xử lý thế nào?

• Có cải tiến gì sau sự cố?

11. Những phân công nhiệm vụ SAI thường gặp

11.1. Phòng QLCL làm thay tất cả các khoa

11.2. Lãnh đạo khoa né tránh nhắc đến sự cố

11.3. Nhân viên sợ báo cáo vì lo bị quy trách nhiệm

11.4. Dữ liệu báo cáo chỉ để “lưu kho”.

D2.2 chỉ vận hành đúng khi:

• Nhân viên dám báo cáo;

• Hệ thống biết học từ sai sót;

• Lãnh đạo bảo vệ người báo cáo trung thực.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp bệnh viện:

• Có dữ liệu sự cố thật;

• Cải tiến chất lượng có chiều sâu;

• Và xây dựng văn hóa an toàn bền vững.

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ – TIÊU CHÍ D2.2