3. Tài liệu hệ thống quản lý cần có [D2.2]

Tiêu chí D2.2 không đánh giá việc bệnh viện có sự cố hay không, mà đánh giá:

• Có hệ thống ghi nhận trung thực hay không;

• Có phân tích nguyên nhân gốc rễ hay không;

• Có cải tiến sau sự cố hay không.

Vì vậy, TLHTQL cho D2.2 phải tạo điều kiện cho báo cáo, chứ không tạo áp lực cho người báo cáo.

1. Nguyên tắc xây dựng TLHTQL cho D2.2

1.1. Ưu tiên khuyến khích báo cáo, không phải kiểm soát, xử phạt

1.2. Dễ báo cáo hơn là báo cáo đầy đủ ngay từ đầu

1.3. Bảo mật thông tin người báo cáo

1.4. Không xây dựng TLHTQL nếu:

• Mang tính đổ lỗi;

• Khiến nhân viên sợ báo cáo.

2. Nhóm Chính sách

2.1. Chính sách an toàn người bệnh và báo cáo sự cố y khoa

• BẮT BUỘC

• Áp dụng cho toàn bệnh viện

Nội dung liên quan D2.2:

• Cam kết không xử phạt khi báo cáo trung thực;

• Khuyến khích báo cáo cả near miss;

• Báo cáo nhằm học tập và cải tiến.

3. Nhóm Quy trình, quy định

3.1. Quy định về quản lý sự cố y khoa trong bệnh viện

• BẮT BUỘC

• Là tài liệu trung tâm của D2.2

Nội dung tối thiểu:

• Phạm vi sự cố cần báo cáo;

• Hình thức báo cáo (giấy, phần mềm);

• Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý;

• Nguyên tắc bảo mật và không đổ lỗi.

Liên quan trực tiếp:

• D2.2.3 đến D2.2.7;

• D2.2.9, D2.2.10.

3.2. Quy định về điều tra, phân tích nguyên nhân gốc rễ sự cố y khoa

• BẮT BUỘC

• Phục vụ các tiểu mục:

  • D2.2.11;

  • D2.2.19.

Nội dung chính:

• Khi nào cần phân tích sâu;

• Ai tham gia phân tích;

• Các phương pháp sử dụng (RCA, 5 Why, Fishbone…).

3.3. Quy định về phản hồi, chia sẻ và học tập từ sự cố y khoa

• NÊN CÓ

• Gắn với:

  • D2.2.12;

  • D2.2.14;

  • D2.2.21.

Nội dung tập trung:

• Phản hồi cho cá nhân, tập thể;

• Chia sẻ bài học;

• Không nêu tên cá nhân gây lỗi.

Có thể ban hành cùng trong một Quy trình quản lý sự cố y khoa

4. Nhóm Hướng dẫn

4.1. Hướng dẫn nhận diện sự cố y khoa và near miss

• BẮT BUỘC

• Giúp nhân viên biết:

  • Thế nào là sự cố;

  • Thế nào là “gần xảy ra”.

Giải quyết trực tiếp D2.2.1 và D2.2.2.

4.2. Hướng dẫn cách báo cáo sự cố y khoa (giấy hoặc điện tử)

• BẮT BUỘC

Nội dung:

• Khi nào báo cáo;

• Báo cáo ở đâu;

• Báo cáo trong bao lâu;

• Có thể báo cáo ẩn danh (nếu có).

4.3. Hướng dẫn phân tích sự cố y khoa cho cán bộ tham gia

• NÊN CÓ

• Dành cho:

  • Phòng QLCL;

  • Thành viên Hội đồng QLCL;

  • Lãnh đạo khoa.

5. Nhóm Biểu mẫu

5.1. Phiếu báo cáo sự cố y khoa (tự nguyện)

• BẮT BUỘC

• Phục vụ:

  • D2.2.9;

  • D2.2.10.

Yêu cầu:

• Đơn giản;

• Không hỏi lỗi cá nhân;

• Tập trung diễn biến và nguy cơ.

5.2. Biểu mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ sự cố y khoa

• BẮT BUỘC cho sự cố nghiêm trọng

5.3. Biểu mẫu tổng hợp, phân tích sự cố y khoa định kỳ

• NÊN CÓ

• Phục vụ:

  • D2.2.12;

  • D2.2.14;

  • D2.2.16.

6. TLHTQL liên quan đến công nghệ thông tin

6.1. Tài liệu mô tả hệ thống/phần mềm báo cáo sự cố y khoa

• Áp dụng cho:

  • D2.2.17;

  • D2.2.18.

Có thể là:

• Hướng dẫn sử dụng phần mềm;

• Mô tả chức năng hệ thống.

7. Những TLHTQL KHÔNG NÊN xây dựng cho D2.2

7.1. Quy trình xử lý sự cố mang tính kỷ luật

7.2. Biểu mẫu quá chi tiết khiến nhân viên ngại báo cáo

7.3. Văn bản yêu cầu “100% sự cố phải có báo cáo đầy đủ ngay”

8. Mối liên hệ TLHTQL D2.2 với các tiêu chí khác

8.1. D2.2 kế thừa:

• D1.1 (hệ thống QLCL);

• D1.3 (văn hóa chất lượng).

8.2. D2.2 là nền cho:

• D2.3 (giảm sự cố nghiêm trọng);

• D2.4 (cải tiến an toàn người bệnh).

Tóm lại các TLHTQL cần có cho tiêu chí D2.2 gồm

1. Chính sách an toàn người bệnh và báo cáo sự cố y khoa

2. Quy định về quản lý sự cố y khoa trong bệnh viện

3. Quy định về điều tra, phân tích nguyên nhân gốc rễ sự cố y khoa

4. Quy định về phản hồi, chia sẻ và học tập từ sự cố y khoa

5. Hướng dẫn nhận diện sự cố y khoa và near miss

6. Hướng dẫn cách báo cáo sự cố y khoa (giấy hoặc điện tử)

7. Hướng dẫn phân tích sự cố y khoa cho cán bộ tham gia

8. Phiếu báo cáo sự cố y khoa (tự nguyện)

9. Biểu mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ sự cố y khoa

10. Biểu mẫu tổng hợp, phân tích sự cố y khoa định kỳ

11. Tài liệu mô tả/hướng dẫn sử dụng hệ thống CNTT báo cáo sự cố y khoa (nếu có)

Các tài liệu 2-10 có thể ban hành trong 1 Quy trình quản lý sự cố y khoa.

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.

Nếu TLHTQL cho D2.2 được thiết kế đúng:

• Nhân viên dám báo cáo;

• Bệnh viện có dữ liệu thật;

• Cải tiến chất lượng có cơ sở.

Ngược lại, nếu TLHTQL mang tính kiểm soát – đổ lỗi, thì D2.2 sẽ thất bại dù hồ sơ rất đẹp.