1. Các việc cần làm khi triển khai tiêu chí [D2.2]

Xây dựng hệ thống báo cáo, phân tích sự cố y khoa và tiến hành các giải pháp khắc phục

1. Xác định rõ mục tiêu của hệ thống báo cáo sự cố y khoa

Việc đầu tiên khi triển khai D2.2 là thống nhất nhận thức trong toàn bệnh viện về mục tiêu của hệ thống báo cáo sự cố y khoa. Hệ thống này không nhằm truy trách nhiệm cá nhân, mà nhằm:

• Phát hiện sớm các nguy cơ mất an toàn người bệnh

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự cố và “suýt xảy ra sự cố”

• Ngăn ngừa tái diễn thông qua cải tiến hệ thống, quy trình, môi trường làm việc

Lãnh đạo bệnh viện cần ban hành thông điệp rõ ràng:

Báo cáo sự cố là hành động chuyên nghiệp, thể hiện trách nhiệm và văn hóa an toàn.

Nếu không làm rõ mục tiêu này ngay từ đầu, hệ thống báo cáo rất dễ biến thành hình thức, số liệu thấp bất thường hoặc chỉ báo cáo khi có kiểm tra, đánh giá.

2. Ban hành đầy đủ quy định, quy trình về báo cáo và xử lý sự cố y khoa

Bệnh viện cần xây dựng và ban hành bộ văn bản nền tảng, tối thiểu bao gồm:

• Quy định về quản lý sự cố y khoa trong bệnh viện

• Quy trình báo cáo sự cố y khoa (bao gồm cả sự cố nghiêm trọng và sự cố suýt xảy ra)

• Quy trình phân tích sự cố (RCA, phân tích nguyên nhân gốc rễ)

• Quy trình theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả giải pháp khắc phục

Các văn bản này cần quy định rõ:

• Khái niệm và phân loại sự cố y khoa

• Ai có trách nhiệm báo cáo (tất cả nhân viên y tế)

• Báo cáo bằng hình thức nào, trong thời gian bao lâu

• Cơ chế bảo mật thông tin và bảo vệ người báo cáo

Đối với tuyến huyện hoặc bệnh viện quy mô nhỏ, có thể áp dụng quy trình đơn giản hóa, nhưng vẫn phải bảo đảm đầy đủ các bước cốt lõi: báo cáo – phân tích – khắc phục – theo dõi.

3. Thiết lập đầu mối và phân công rõ trách nhiệm quản lý sự cố

Một lỗi thường gặp là không xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm chính cho hoạt động này. Khi triển khai D2.2, bệnh viện cần:

• Giao Phòng/Tổ Quản lý chất lượng làm đầu mối điều phối chung

• Quy định rõ vai trò của:

  • Ban Giám đốc

  • Hội đồng Quản lý chất lượng

  • Các khoa, phòng liên quan

  • Cá nhân trực tiếp tham gia phân tích và khắc phục sự cố

Trong đó:

• Ban Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo, cam kết và quyết định các giải pháp hệ thống

• Phòng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích, theo dõi

• Các khoa, phòng chịu trách nhiệm phối hợp, thực hiện giải pháp cải tiến

Sự phân công rõ ràng giúp hệ thống vận hành liên tục, không phụ thuộc vào một cá nhân.

4. Xây dựng và triển khai công cụ báo cáo sự cố phù hợp thực tế

Công cụ báo cáo là yếu tố quyết định mức độ tham gia của nhân viên y tế. Khi triển khai D2.2, bệnh viện cần lựa chọn hình thức đơn giản – dễ tiếp cận – dễ sử dụng, có thể bao gồm:

• Phiếu báo cáo sự cố giấy (đối với bệnh viện chưa sẵn sàng CNTT)

• Biểu mẫu điện tử nội bộ

• Phần mềm quản lý chất lượng (nếu có điều kiện)

Nội dung báo cáo cần tập trung vào:

• Mô tả sự việc

• Thời điểm, địa điểm xảy ra

• Hậu quả (nếu có)

• Các yếu tố liên quan

Tránh yêu cầu quá nhiều thông tin mang tính truy trách nhiệm, khiến nhân viên e ngại không báo cáo.

5. Đào tạo và truyền thông nội bộ về báo cáo sự cố y khoa

Không thể triển khai D2.2 hiệu quả nếu nhân viên không được đào tạo và truyền thông đầy đủ. Bệnh viện cần:

• Tổ chức tập huấn định kỳ về:

  • Khái niệm sự cố y khoa

  • Cách nhận diện sự cố và nguy cơ

  • Cách báo cáo đúng, kịp thời

• Lồng ghép nội dung này vào:

  • Đào tạo hội nhập nhân viên mới

  • Sinh hoạt khoa, phòng

  • Giao ban chuyên môn

Đặc biệt cần nhấn mạnh:

• Báo cáo cả sự cố chưa gây hại (near miss)

• Báo cáo càng sớm, khả năng phòng ngừa càng cao

6. Chuẩn bị năng lực phân tích sự cố và cải tiến hệ thống

Triển khai D2.2 không dừng ở việc thu thập báo cáo. Bệnh viện cần chuẩn bị năng lực để:

• Phân tích sự cố một cách hệ thống (không cảm tính, không quy chụp)

• Xác định nguyên nhân gốc rễ liên quan đến:

  • Quy trình

  • Nhân lực

  • Môi trường

  • Trang thiết bị

  • Giao tiếp, phối hợp

Có thể bắt đầu từ những công cụ cơ bản như:

• Phân tích 5 Why

• Sơ đồ xương cá

• Phân tích theo chuỗi quy trình

Đối với bệnh viện tuyến trung ương hoặc chuyên khoa sâu, cần từng bước chuẩn hóa phương pháp phân tích theo thông lệ quốc tế.

7. Gắn báo cáo sự cố với cải tiến chất lượng thực chất

Một hệ thống báo cáo sự cố chỉ có giá trị khi tạo ra thay đổi. Ngay từ giai đoạn triển khai, bệnh viện cần xác định rõ:

• Mỗi sự cố nghiêm trọng phải có:

  • Biên bản phân tích

  • Giải pháp khắc phục cụ thể

  • Người chịu trách nhiệm và thời hạn thực hiện

• Kết quả cải tiến phải được:

  • Theo dõi

  • Đánh giá lại

  • Chia sẻ bài học kinh nghiệm trong toàn bệnh viện

Điều này giúp D2.2 không trở thành tiêu chí “làm để đủ điểm”, mà trở thành công cụ quản lý rủi ro và an toàn người bệnh thực sự.