GIỚI THIỆU
Trong công tác dược bệnh viện, nhóm thuốc gây nghiện – hướng thần – tiền chất là nhóm thuốc kiểm soát đặc biệt, đòi hỏi quản lý chặt chẽ, chính xác và minh bạch. Từ thực tiễn vận hành, Trung tâm Y tế Khu vực Liên Chiểu đã triển khai sáng kiến ứng dụng công nghệ quét mã vạch nhằm số hóa quy trình quản lý nhóm thuốc này, đáp ứng tiêu chí C9.3, đồng thời nâng cao hiệu quả kiểm soát tồn kho và cấp phát.
NỘI DUNG CHÍNH
1. Đặt vấn đề
Thực trạng
Thuốc gây nghiện, hướng thần được quản lý chủ yếu bằng sổ sách thủ công, dễ sai sót và tốn nhiều thời gian đối chiếu.
Theo dõi nhập – xuất – tồn và truy vết còn hạn chế, khó đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác khi kiểm tra, giám sát.
Bất cập
Quản lý thủ công thiếu chính xác, khó kiểm soát tồn kho, khó đối chiếu.
Dễ phát sinh sai sót khi nhập liệu; báo cáo và truy xuất thông tin mất thời gian.
Sự cần thiết
Cần ứng dụng số hóa và quét mã vạch để giảm sai sót, tăng minh bạch, đáp ứng quy định và nâng cao hiệu quả quản lý thuốc kiểm soát đặc biệt.
2. Giải pháp cải tiến
Sáng kiến được triển khai theo nhóm giải pháp đồng bộ:
Xây dựng biểu mẫu nhập kho – xuất kho theo quy định hiện hành (thống nhất mẫu, chuẩn dữ liệu).
Tích hợp biểu mẫu vào AppSheet và sử dụng chức năng tạo mã barcode.
Xây dựng quy trình quản lý thuốc gây nghiện, hướng thần bằng quét mã vạch (xuyên suốt từ nhập kho đến cấp phát).
Tập huấn quy trình mới cho nhân sự liên quan (kho dược – khoa lâm sàng – quản lý).
Xuất dữ liệu: báo cáo nhập, xuất, tồn; biểu đồ giám sát trên phần mềm để theo dõi định kỳ.
Đánh giá hiệu quả trước/sau cải tiến, điều chỉnh quy trình để vận hành ổn định.
3. Quy trình vận hành sau cải tiến (tóm tắt)
Tạo mã vạch duy nhất cho từng thuốc/ống thuốc trên hệ thống.
Khi nhập kho, thuốc được cập nhật thông tin và gắn mã vạch để truy vết.
Khi xuất kho/cấp phát, nhân viên thực hiện quét mã để ghi nhận tự động, hạn chế nhập liệu thủ công.
Trên lâm sàng, quy trình hỗ trợ đối chiếu nhanh, giảm sai sót, tăng kiểm soát.
Dữ liệu tập trung giúp truy xuất – giám sát theo thời gian thực, hỗ trợ cảnh báo và kiểm tra.
4. Kết quả và tác động
Trước cải tiến
Tốn nhiều nhân lực, giám sát thủ công, chi phí quản lý cao.
Dễ sai sót khi nhập liệu; báo cáo có thể thiếu chính xác.
Khó kiểm soát tồn kho và mức tuân thủ; tra cứu mất thời gian.
Sau cải tiến
Tự động hóa, giảm nhân lực, giảm chi phí kiểm tra và đối chiếu.
Giảm sai sót, cấp phát đúng quy định, báo cáo chính xác.
Theo dõi thời gian thực, tăng khả năng giám sát và cảnh báo vi phạm.
Tra cứu nhanh, trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ phục vụ quản trị.
KẾT LUẬN
Việc ứng dụng quét mã vạch kết hợp AppSheet đã giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý thuốc gây nghiện – hướng thần – tiền chất tại Trung tâm Y tế Khu vực Liên Chiểu. Giải pháp góp phần giảm sai sót, tăng minh bạch, tiết kiệm thời gian – nhân lực và nâng cao mức độ an toàn trong quản lý dược, đáp ứng yêu cầu kiểm soát thuốc đặc biệt theo tiêu chí C9.3.
