Phân biệt quy trình hoạt động và kế hoạch hoạt động trong quản trị bệnh viện

Khi nào cần soạn quy trình? Khi nào cần lập kế hoạch?

Trong thực hành quản trị bệnh viện, đặc biệt tại các bệnh viện công lập ở Việt Nam, hai khái niệm quy trình hoạt động và kế hoạch hoạt động thường bị sử dụng lẫn lộn. Việc nhầm lẫn này dẫn đến nhiều hệ quả: hoạt động không ổn định, khó đánh giá hiệu quả, hồ sơ quản lý thiếu tính hệ thống, và đặc biệt gây lúng túng khi phục vụ đánh giá chất lượng bệnh viện, kiểm tra – thanh tra, kiểm định.

Bài viết này nhằm làm rõ bản chất, vai trò và thời điểm sử dụng quy trình và kế hoạch, trên cơ sở thực tiễn triển khai tại bệnh viện Việt Nam.

1. Quy trình hoạt động là gì?

1.1. Khái niệm

Quy trình hoạt động là văn bản mô tả trình tự các bước công việc chuẩn hóa, được thực hiện lặp đi lặp lại, nhằm bảo đảm một hoạt động diễn ra ổn định, thống nhất, kiểm soát được và ít phụ thuộc vào cá nhân.

Trong bệnh viện, quy trình thường được ban hành dưới các tên gọi:

• Quy trình chuyên môn

• Quy trình kỹ thuật

• Quy trình quản lý

• Quy trình phối hợp liên khoa/phòng

• Quy trình nội bộ

1.2. Đặc điểm cốt lõi của quy trình

Một quy trình hoạt động đúng nghĩa có các đặc điểm sau:

• Áp dụng cho hoạt động đã và đang diễn ra thường xuyên

• Có đầu vào – đầu ra rõ ràng

• Có trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí

• Có thể đào tạo, giám sát, đánh giá tuân thủ

• Có khả năng chuẩn hóa và cải tiến liên tục

Nói cách khác, quy trình trả lời câu hỏi: “Làm việc này như thế nào cho đúng và thống nhất?”

1.3. Ví dụ thực tế trong bệnh viện

• Quy trình tiếp nhận người bệnh cấp cứu

• Quy trình báo cáo sự cố y khoa

• Quy trình xây dựng và rà soát hướng dẫn chẩn đoán – điều trị

• Quy trình kiểm soát nhiễm khuẩn dụng cụ

• Quy trình giám sát tuân thủ bảng kiểm an toàn phẫu thuật

Đây đều là các hoạt động diễn ra hằng ngày hoặc định kỳ, cần sự ổn định và đồng bộ.

2. Kế hoạch hoạt động là gì?

2.1. Khái niệm

Kế hoạch hoạt động là văn bản xác định mục tiêu, nội dung, lộ trình, nguồn lực và giải pháp để triển khai một hoặc một nhóm hoạt động trong một giai đoạn xác định, thường gắn với thời gian, bối cảnh hoặc mục tiêu cụ thể.

Kế hoạch có thể mang tính:

• Ngắn hạn (tháng, quý)

• Trung hạn (năm)

• Theo đợt/chuyên đề

• Theo chương trình, dự án

2.2. Đặc điểm cốt lõi của kế hoạch

• Áp dụng cho hoạt động chưa ổn định hoặc cần kiện toàn

• Có mục tiêu cụ thể theo giai đoạn

• Có thời gian bắt đầu – kết thúc

• Có phân công, tiến độ, chỉ số theo dõi

• Có thể điều chỉnh theo thực tế triển khai

Kế hoạch trả lời câu hỏi: “Trong giai đoạn này, chúng ta sẽ làm gì, làm đến mức nào và bằng cách nào?”

2.3. Ví dụ thực tế trong bệnh viện

• Kế hoạch triển khai 5S tại khối hành chính năm 2025

• Kế hoạch kiện toàn công tác quản lý chất lượng

• Kế hoạch triển khai hệ thống báo cáo sự cố không trừng phạt

• Kế hoạch đánh giá chất lượng bệnh viện theo Bộ tiêu chí

• Kế hoạch đào tạo nhân viên y tế về an toàn người bệnh

3. So sánh quy trình và kế hoạch trong quản trị bệnh viện

4. Khi nào cần soạn kế hoạch, khi nào cần ban hành quy trình?

4.1. Nên soạn kế hoạch khi:

• Hoạt động chưa từng triển khai hoặc triển khai rời rạc

• Hoạt động đang có nhiều hạn chế, chưa hiệu quả

• Cần kiện toàn, tái cấu trúc hoặc mở rộng quy mô

• Cần thử nghiệm, thí điểm trước khi chuẩn hóa

Ví dụ:

Bệnh viện lần đầu triển khai quản lý sự cố y khoa → lập kế hoạch triển khai, chưa ban hành quy trình ngay.

4.2. Nên soạn quy trình khi:

• Hoạt động đã vận hành ổn định

• Các bước công việc đã rõ ràng

• Nhân sự đã được đào tạo cơ bản

• Cần chuẩn hóa, giám sát, đánh giá tuân thủ

Ví dụ:

Sau 1–2 năm triển khai báo cáo sự cố ổn định → xây dựng quy trình báo cáo và xử lý sự cố y khoa.

4.3. Lộ trình hợp lý trong thực tế bệnh viện

Trong đa số trường hợp, kế hoạch đi trước – quy trình theo sau:

1. Lập kế hoạch triển khai

2. Thực hiện, đánh giá, điều chỉnh

3. Khi hoạt động ổn định → chuẩn hóa thành quy trình

4. Áp dụng giám sát, cải tiến liên tục

5. Ý nghĩa quản trị đối với lãnh đạo bệnh viện

Việc phân biệt đúng quy trình và kế hoạch giúp:

• Lãnh đạo bệnh viện ra quyết định phù hợp với mức độ trưởng thành của hoạt động

• Tránh hình thức hóa hồ sơ (có quy trình nhưng không làm được)

• Nâng cao hiệu quả điều hành, giám sát

• Đáp ứng tốt yêu cầu của quản lý chất lượng, kiểm tra – đánh giá – kiểm định

Trong bối cảnh đổi mới quản trị bệnh viện hiện nay, việc sử dụng đúng công cụ quản lý không chỉ là yêu cầu kỹ thuật, mà còn phản ánh năng lực quản trị của lãnh đạo bệnh viện và đội ngũ tham mưu.

Quy trình và kế hoạch không thay thế cho nhau. Mỗi loại văn bản có vai trò riêng và cần được sử dụng đúng thời điểm, đúng mục đích. Nhận diện đúng sẽ giúp bệnh viện triển khai hoạt động một cách bài bản, thực chất và bền vững.