Văn bản thay đổi liên tục – vì sao gây mất niềm tin trong đội ngũ?

Trong quản trị bệnh viện, sự ổn định trong chỉ đạo là yếu tố then chốt để tạo niềm tin nơi nhân viên. Thế nhưng, nhiều nơi lại rơi vào tình trạng văn bản vừa ban hành đã có văn bản mới thay thế, bổ sung hoặc chỉnh sửa. Sự thay đổi liên tục này khiến nhân viên cảm thấy bối rối, thậm chí mất lòng tin vào hệ thống điều hành.

1. Thực trạng

• Một thông báo được gửi xuống khoa/phòng, chỉ vài ngày sau lại có công văn bổ sung, đính chính hoặc “thay cho văn bản trước”.

• Nhân viên không rõ đâu là phiên bản cuối cùng để áp dụng.

• Một số khoa phải tự in ra nhiều bản văn bản rồi gạch xóa, ghi chú cho phù hợp với thay đổi mới nhất.

Thay vì tập trung vào chuyên môn, nhân viên mất thời gian “theo dõi hành trình” của văn bản.

2. Nguyên nhân

• Không có quy trình chuẩn ổn định: Khi SOPs chưa được xây dựng hoặc áp dụng, mỗi vấn đề phát sinh đều dẫn đến sửa đổi văn bản.

• Cách làm thiếu tính hệ thống: Văn bản được ban hành vội vàng để kịp thời gian, sau đó mới bổ sung, chỉnh sửa.

• Thiếu cơ chế quản lý phiên bản: Bệnh viện chưa có hệ thống điện tử quản lý văn bản, dẫn đến khó phân biệt đâu là bản chính thức.

• Tư duy điều hành “theo sự kiện”: Thay vì thiết lập một lộ trình dài hạn, lãnh đạo phản ứng theo từng tình huống, kéo theo sự thay đổi thường xuyên.

3. Hệ quả

• Mất niềm tin của nhân viên: Khi văn bản thay đổi liên tục, nhân viên dễ nghĩ rằng lãnh đạo thiếu nhất quán hoặc thiếu chuẩn bị.

• Thực hiện không đồng nhất: Mỗi khoa/phòng có thể áp dụng một phiên bản khác nhau, gây chồng chéo và sai sót.

• Tăng áp lực hành chính: Nhân viên phải đọc – cập nhật – ghi nhớ nhiều lần cho cùng một nội dung.

• Ảnh hưởng đến hình ảnh bệnh viện: Người bệnh cũng cảm nhận sự thiếu ổn định khi các quy định nội bộ thay đổi liên tục.

4. Giải pháp

• Xây dựng SOPs làm nền tảng: Một SOP được biên soạn kỹ lưỡng sẽ ít cần thay đổi, giúp giảm số lần ban hành văn bản mới.

• Áp dụng cơ chế “quản lý phiên bản”: Sử dụng phần mềm để đảm bảo nhân viên chỉ thấy và áp dụng phiên bản hiện hành duy nhất.

• Ban hành văn bản sau khi đã thử nghiệm quy trình: Tránh vội vã phát hành, thay vào đó tổ chức chạy thử SOP để đảm bảo tính khả thi trước khi áp dụng chính thức.

• Tập trung vào văn bản chiến lược, giảm bớt văn bản sự vụ: Giúp chỉ đạo ổn định và có tính định hướng lâu dài.

Việc thay đổi văn bản liên tục không chỉ gây rối loạn trong công việc mà còn bào mòn niềm tin của nhân viên đối với hệ thống quản trị. Khi SOPs được xây dựng và quản lý đúng cách, bệnh viện sẽ có nền tảng ổn định, hạn chế tối đa việc ban hành văn bản chồng chéo và thay đổi dồn dập.