Khi quản trị biến phòng chức năng thành “xưởng sản xuất văn bản”

Một trong những biểu hiện rõ rệt của quản trị yếu kém trong nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay là tình trạng phòng chức năng hoạt động như một “xưởng sản xuất văn bản”. Cấp trên ban hành văn bản nào, lập tức cấp dưới lại “chế biến” thành một số văn bản nội bộ, đóng dấu ban hành, kèm theo văn bản gốc của cấp trên.

Thoạt nhìn, điều này có vẻ “chăm chỉ, nhanh nhạy”. Nhưng thực chất, đây là cách làm thiếu khoa học, gây lãng phí nguồn lực và làm méo mó bản chất của quản trị.

1. Không dựa trên quy trình, chỉ chạy theo văn bản

Nguyên tắc quản trị hiện đại nhấn mạnh: mọi hoạt động phải dựa trên quy trình vận hành chuẩn hóa. Văn bản từ cấp trên không phải là “mệnh lệnh để sản xuất thêm giấy tờ”, mà là yêu cầu để rà soát hệ thống hiện có.

• Nếu quy trình đang vận hành đã bao phủ đầy đủ yêu cầu trong văn bản mới, thì không cần phải làm gì thêm ngoài việc phổ biến, nhắc nhở thực hiện.

• Nếu quy trình chưa đáp ứng, thì nhiệm vụ đúng đắn là điều chỉnh quy trình để phù hợp, thay vì “bê” nguyên văn bản cấp trên rồi ban hành thêm một văn bản khác.

Việc bỏ qua tư duy quy trình khiến cho hoạt động quản trị trở nên hình thức, tạo ra lớp “giấy tờ chồng giấy tờ” mà không cải thiện chất lượng vận hành thực tế.

2. Tác hại của cách làm hình thức

Cách làm “có văn bản thì đẻ thêm văn bản” dẫn đến nhiều hệ lụy:

• Lãng phí thời gian và nhân lực: thay vì tập trung vào cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành, nhân viên phải loay hoay với văn bản giấy tờ.

• Mất định hướng quản trị: văn bản nội bộ không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, nên không tạo ra giá trị thực chất cho hoạt động.

• Gia tăng rủi ro: khi vận hành không theo một hệ thống khoa học, dễ dẫn đến chồng chéo, bỏ sót trách nhiệm và làm giảm tính tuân thủ thực tế.

3. Quản trị khoa học: xuất phát từ quy trình

Một hệ thống quản trị khoa học phải được vận hành theo nguyên tắc: quy trình là “xương sống”, văn bản chỉ là công cụ định hướng.

• Cấp quản lý cần thường xuyên đánh giá mức độ phù hợp của quy trình hiện tại so với yêu cầu mới.

• Chỉ khi nào có khoảng trống, bất cập hoặc mâu thuẫn thì mới ban hành điều chỉnh.

• Mọi hoạt động cải tiến đều phải xuất phát từ thực tiễn vận hành, không phải từ áp lực “có văn bản thì phải ra thêm văn bản”.

4. Thay đổi tư duy để thay đổi cách làm

Để thoát khỏi “cái bẫy sản xuất văn bản”, cần một sự thay đổi từ gốc: chuyển từ tư duy hành chính sang tư duy quản trị.

• Văn bản cấp trên là đầu vào để rà soát hệ thống, không phải “nguyên liệu để sản xuất giấy tờ”.

• Hoạt động quản trị phải được đo bằng mức độ hiệu quả của quy trình và chất lượng vận hành, không phải số lượng văn bản ban hành.

• Lãnh đạo phải làm gương trong việc coi trọng quy trình, để toàn hệ thống vận hành theo khoa học thay vì theo thói quen hình thức.

Quản trị không dựa trên quy trình sẽ biến phòng chức năng thành “xưởng sản xuất văn bản”, tạo ra sự phình to về giấy tờ nhưng rỗng ruột về hiệu quả. Muốn cải thiện, cần đặt quy trình làm trung tâm, coi văn bản là công cụ hỗ trợ thay vì mục tiêu. Chỉ có vậy, quản trị mới thực sự phục vụ vận hành khoa học và nâng cao chất lượng tổ chức.