9. Quy định 5S kho hồ sơ bệnh án

Kho hồ sơ bệnh án là một trong những khu vực có yêu cầu cao nhất về quản lý thông tin, bảo mật, truy xuất nhanh và lưu trữ an toàn theo đúng quy định pháp luật. Việc tổ chức kho hồ sơ khoa học không chỉ phục vụ công tác chuyên môn, thanh quyết toán, nghiên cứu mà còn là tiêu chí quan trọng trong đánh giá chất lượng bệnh viện và công tác kiểm định hồ sơ y tế.

Tài liệu “Quy định và Bảng kiểm 5S Kho hồ sơ bệnh án” được xây dựng nhằm chuẩn hóa toàn bộ quá trình lưu trữ, sắp xếp, quản lý, vệ sinh và kiểm soát hồ sơ theo phương pháp 5S. Đây là công cụ giúp kho hồ sơ vận hành hiệu quả, giảm sai sót, tăng tốc độ truy xuất và đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin ở mức cao.

Tóm tắt nội dung tài liệu

Tài liệu bao gồm hai phần chính: Quy định 5S và Bảng kiểm đánh giá tuân thủ. Nội dung tập trung vào các nhóm vấn đề chính sau:

1. Chuẩn hóa danh mục và bố trí hồ sơ

• Xác định phạm vi tài liệu được lưu trữ.

• Chuẩn hóa giá kệ, ký hiệu, mã kho, mã ngăn.

• Định vị rõ ràng từng khu vực để đảm bảo truy xuất nhanh, tránh nhầm lẫn.

2. Sàng lọc – phân loại hồ sơ

• Hướng dẫn loại bỏ các hồ sơ không thuộc danh mục lưu trữ.

• Phân loại hồ sơ theo nhóm, năm, loại hình điều trị.

• Ngăn ngừa tình trạng tồn đọng, lẫn lộn hoặc hồ sơ hết hạn không được xử lý.

3. Sắp xếp khoa học – đảm bảo truy xuất nhanh

• Quy định vị trí từng nhóm hồ sơ.

• Thống nhất quy tắc đặt, đánh số, dán nhãn, ký hiệu.

• Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ trong thời gian ngắn theo tiêu chí “dễ thấy – dễ lấy – dễ trả lại”.

4. Vệ sinh – kiểm tra kho hồ sơ

• Quy trình vệ sinh giá kệ, hành lang, lối đi.

• Kiểm soát điều kiện môi trường: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, mối mọt – chống ẩm.

• Kiểm tra tính nguyên vẹn của hồ sơ, phát hiện sớm hư hỏng, ẩm mốc.

5. Chuẩn hóa quy trình quản lý và bảo mật

• Quy định nhập – xuất hồ sơ và bàn giao.

• Lưu nhật ký truy xuất hồ sơ.

• Phân quyền truy cập kho hồ sơ, an toàn thông tin, tuân thủ pháp lý.

6. Duy trì 5S và cải tiến

• Phân công trách nhiệm nhân sự.

• Kiểm tra định kỳ theo bảng kiểm.

• Đánh giá, báo cáo tuân thủ, đề xuất cải tiến liên tục.

Về Bảng kiểm 5S kho hồ sơ bệnh án

Bảng kiểm được thiết kế để:

• Đánh giá định kỳ mức độ tuân thủ tiêu chuẩn 5S.

• Ghi nhận điểm mạnh – điểm cần cải thiện.

• Hỗ trợ kiểm soát chất lượng và báo cáo cho lãnh đạo.

• Làm căn cứ cải tiến liên tục và duy trì môi trường kho hồ sơ chuyên nghiệp.

Bảng kiểm bao gồm các nhóm mục tương ứng với S1 – S5, diễn đạt bằng các tiêu chí rõ ràng, giúp nhân viên dễ đánh giá và cơ quan quản lý dễ kiểm soát.