Sổ ra – vào viện và sổ trả hồ sơ là những tài liệu hành chính đặc thù, gắn trực tiếp với dòng thông tin bệnh nhân và quy trình vận hành của bệnh viện. Việc quản lý những loại sổ này đòi hỏi tính chính xác, chuẩn hóa và khả năng truy xuất nhanh chóng. Do đó, việc áp dụng 5S không chỉ nhằm sắp xếp gọn gàng, mà còn giúp đảm bảo an toàn pháp lý, giảm rủi ro thất lạc thông tin và nâng cao chất lượng quản trị hồ sơ bệnh viện.

Tài liệu “Quy định 5S Sổ ra – vào viện, Sổ trả hồ sơ” được xây dựng để hướng dẫn các khoa/phòng thực hiện thống nhất, tạo ra một hệ thống lưu trữ khoa học, trực quan và dễ kiểm soát trong mọi thời điểm.

Tóm tắt nội dung tài liệu

Tài liệu quy định những tiêu chuẩn cơ bản để duy trì tính đầy đủ, chính xác và nguyên vẹn của các loại sổ hành chính quan trọng. Các yêu cầu xoay quanh vị trí lưu trữ, cách ghi chép, nhận diện, bảo quản và thời gian truy xuất.

Phần quy định được tổ chức theo 5 nhóm S, phân công rõ trách nhiệm của người thực hiện, tần suất kiểm tra và vai trò giám sát. Nội dung bao gồm các quy tắc liên quan đến ghi chép, sắp xếp theo thời gian, dán nhãn phân loại, bảo vệ vật lý cho sổ, thay mới, lưu trữ và xử lý khi sổ hư hỏng hoặc hết giá trị sử dụng.

Tài liệu còn nêu nguyên tắc bảo mật và trách nhiệm pháp lý của nhân viên khi để mất hoặc làm hỏng sổ — yếu tố đặc biệt quan trọng trong bối cảnh quản lý thông tin y tế.

Nhìn chung, quy định này giúp chuẩn hóa toàn bộ quá trình ghi chép và lưu trữ sổ ra – vào viện, đảm bảo nhiệm vụ hành chính diễn ra mạch lạc, nhanh chóng và tuân thủ yêu cầu pháp luật.