Phụ lục 4. Quy định, bảng kiểm 5S các vị trí chức năng trong bệnh viện

Trong bối cảnh các bệnh viện ngày càng chú trọng an toàn người bệnh, hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ, việc chuẩn hóa môi trường làm việc theo 5S trở thành yêu cầu thiết yếu. 5S không chỉ dừng lại ở vệ sinh và trật tự mà còn là phương pháp quản trị nền tảng, giúp xây dựng thói quen làm việc khoa học, giảm sai sót và nâng cao năng suất cho từng vị trí chức năng.

Với mục tiêu hỗ trợ các khoa/phòng triển khai 5S bài bản, đồng bộ, chúng tôi xây dựng Bộ Quy định và Bảng kiểm 5S gồm khoảng 70 vị trí, bao phủ hầu hết các hoạt động trong bệnh viện – từ hành chính, lâm sàng, cận lâm sàng đến các khu vực phục vụ người bệnh.

1. Mục đích của bộ Quy định – Bảng kiểm 5S

• Chuẩn hóa môi trường làm việc theo tiêu chuẩn 5S của bệnh viện.

• Xác định rõ yêu cầu đối với từng vị trí, tránh cách làm tùy hứng hoặc cảm tính.

• Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới, bảo đảm hiểu đúng – làm đúng từ ngày đầu.

• Là công cụ giám sát cho trưởng khoa/phòng và bộ phận quản lý chất lượng.

• Duy trì và cải tiến liên tục, tạo thói quen làm việc ngăn nắp, an toàn và minh bạch.

2. Cấu trúc của mỗi Quy định 5S

Mỗi quy định được thiết kế thống nhất theo 3 yếu tố:

1. Tiêu chuẩn/Yêu cầu

2. Quy định/Bảng kiểm chi tiết

   • Sàng lọc

   • Sắp xếp

   • Kiểm tra, vệ sinh (Shine)

   • Chuẩn hóa

   • Duy trì

3. Các phụ lục chuẩn hóa: danh mục, vị trí

Tài liệu được xây dựng với các nội dung cốt lõi, một số nội dung rất chi tiết cụ thể. Nhưng bệnh viện vẫn cần chuyển hóa cho phù hợp với thực tế đơn vị mình. Bảng kiểm cũng cần lựa chọn đánh giá định lượng hay định tính.

3. Giá trị mang lại cho bệnh viện

• Chuẩn hóa – gọn gàng – an toàn hơn: Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học, giảm nguy cơ sự cố.
• Tăng hiệu suất làm việc: Nhân viên tìm – lấy – sử dụng – cất vật dụng nhanh hơn, không lãng phí thời gian.
• Nâng cao hình ảnh bệnh viện: Tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt người bệnh và người nhà.
• Tạo nền tảng cho ISO, 6 Sigma, Lean và QLCL tổng thể: 5S là bước đầu tiên của mọi hệ thống quản trị chất lượng hiện đại.

4. Hướng dẫn triển khai

• Áp dụng bước đầu tại 5–10 vị trí trọng điểm

• Tập huấn nhân viên sử dụng quy định và bảng kiểm

• Phân công rõ người sở hữu vị trí

• Giám sát định kỳ: tuần – tháng – quý

• Đánh giá, khen thưởng và cải tiến liên tục

5. Danh mục vị trí được phân loại theo nhóm

NHÓM 1 – HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG – HỌP – ĐÀO TẠO

1. Quy định 5S tại vị trí văn phòng khoa

2. Quy định 5S sổ ra – vào viện, sổ trả hồ sơ

3. Quy định 5S tại vị trí bàn máy tính, máy photo, máy in

4. Quy định 5S tại vị trí phòng giao ban

5. Quy định 5S tại vị trí phòng đào tạo

6. Quy định 5S tại phòng hội nghị – hội thảo

7. Quy định 5S phòng máy chủ

8. Quy định 5S dữ liệu máy tính

9. Quy định 5S kho hồ sơ bệnh án

10. Quy định 5S kho lưu trữ chứng từ

NHÓM 2 – KHU KHÁM BỆNH – TIẾP ĐÓN – CẤP CỨU – CHỜ

1. Quy định 5S tại phòng khám chuyên khoa

2. Quy định 5S sảnh, khu cấp cứu

3. Quy định 5S khu, sảnh chờ người bệnh

4. Quy định 5S quầy tiếp đón

5. Quy định 5S vị trí hướng dẫn

NHÓM 3 – KHU VẬN HÀNH BUỒNG BỆNH – CẤP PHÁT – CHĂM SÓC

1. Quy định 5S tại vị trí buồng bệnh

2. Quy định 5S buồng bệnh theo yêu cầu

3. Quy định 5S buồng bệnh cách ly bệnh truyền nhiễm

4. Quy định thực hiện 5S tại tủ thuốc trực

5. Quy định 5S tại vị trí phòng thường trực

6. Quy định 5S phòng rửa dụng cụ

7. Quy định 5S tại nhà vệ sinh

8. Quy định 5S tại vị trí hành lang

9. Quy định 5S phòng thay đồ nhân viên

10. Quy định 5S phòng nghỉ nhân viên trực

NHÓM 4 – XE VẬN CHUYỂN – DỤNG CỤ

1. Quy định 5S xe băng

2. Quy định 5S xe tiêm

3. Quy định 5S xe dụng cụ cấp cứu

4. Quy định 5S xe cứu thương

NHÓM 5 – DƯỢC – VẬT TƯ – THIẾT BỊ

1. Quy định thực hiện 5S tại kho thuốc

2. Quy định thực hiện 5S tại kho vật tư – thiết bị

3. Quy định 5S tại các thiết bị y tế

4. Quy định 5S tại vị trí nhà thuốc bệnh viện

5. Quy định 5S kho đồ vải

6. Quy định 5S kho hóa chất

NHÓM 6 – PHÒNG MỔ – THỦ THUẬT

1. Quy định 5S tại vị trí buồng tiểu phẫu

2. Quy định 5S tại khu tiếp đón người bệnh của phòng mổ

3. Quy định 5S tại vị trí thay đồ phòng mổ

4. Quy định 5S tại phòng mổ

NHÓM 7 – CẬN LÂM SÀNG – CHẨN ĐOÁN HÌNH ẢNH – THĂM DÒ CHỨC NĂNG

1. Quy định 5S phòng chụp X-quang

2. Quy định 5S phòng chụp CT Scanner

3. Quy định 5S phòng chụp MRI

4. Quy định 5S phòng siêu âm

5. Quy định 5S phòng nội soi tai mũi họng

6. Quy định 5S phòng nội soi tiêu hóa

7. Quy định 5S phòng nội soi hô hấp

8. Quy định 5S phòng lấy mẫu xét nghiệm

9. Quy định 5S phòng đo điện tim

10. Quy định 5S phòng đo điện não

11. Quy định 5S phòng đo điện cơ

12. Quy định 5S phòng đo chức năng hô hấp

NHÓM 8 – BẾP – DINH DƯỠNG

1. Quy định 5S kho thực phẩm khô

2. Quy định 5S kho thực phẩm đông lạnh

3. Quy định 5S kho thực phẩm tươi sống

4. Quy định 5S khu sơ chế

5. Quy định 5S khu chế biến – bếp

6. Quy định 5S khu phân chia suất ăn

7. Quy định 5S khu rửa dụng cụ

NHÓM 9 – XỬ LÝ ĐỒ VẢI – KỸ THUẬT – HỖ TRỢ

1. Quy định 5S khu giặt sấy

2. Quy định 5S khu ủi – phân loại đồ vải

NHÓM 10 – KỸ THUẬT – HỖ TRỢ

1. Quy định 5S khu xử lý nước thải

2. Quy định 5S nhà xe ô tô

3. Quy định 5S nhà xe 2 bánh

4. Quy định 5S khu hệ thống khí y tế

5. Quy định 5S khu hệ thống kỹ thuật

6. Quy định 5S phòng máy lạnh trung tâm

7. Quy định 5S khu vực phòng cháy chữa cháy

8. Quy định 5S gác trực bảo vệ

NHÓM 11 - TÀI CHÍNH

1. Quy định 5S tại vị trí quầy thu ngân

NHÓM 12 - NHÓM HỖ TRỢ KHÁC

1. Quy định 5S tại vị trí thang máy