Câu hỏi:
Trong bệnh viện, phòng nào đầu mối kiểm soát các biểu mẫu sử dụng trong bệnh viện?
Trả lời:
Trong bệnh viện, đầu mối kiểm soát các biểu mẫu (forms/templates) thường thuộc Phòng Quản lý chất lượng (QLCL) hoặc Phòng Kế hoạch tổng hợp (KHTH), tùy theo cách tổ chức quản lý của từng bệnh viện. Tuy nhiên, nếu xét theo nguyên tắc quản trị hệ thống chất lượng hiện đại (ISO 9001, quản lý tài liệu), thì Phòng Quản lý chất lượng là đơn vị phù hợp nhất để làm đầu mối kiểm soát biểu mẫu toàn viện.
Dưới đây là phân tích rõ hơn.
1. Phòng Quản lý chất lượng (phổ biến và phù hợp nhất)
Trong nhiều bệnh viện hiện nay, Phòng QLCL được giao quản lý hệ thống tài liệu, bao gồm:
Chính sách, quy chế
Quy trình (SOP)
Hướng dẫn công việc
Biểu mẫu sử dụng trong các quy trình
Vai trò của phòng QLCL
Phòng QLCL sẽ:
Ban hành quy định quản lý tài liệu và biểu mẫu
Quy định mã hóa biểu mẫu
Kiểm soát phiên bản
Lưu trữ bản gốc
Cập nhật khi có sửa đổi
Đảm bảo toàn viện sử dụng đúng biểu mẫu
Ví dụ hệ thống quản lý:
| Nội dung | Ví dụ |
|---|---|
| Mã biểu mẫu | BM.QLCL.01 |
| Phiên bản | Ver 1.0 |
| Ngày ban hành | 01/03/2026 |
| Quy trình liên quan | QT.KBCB.05 |
Điều này phù hợp với nguyên tắc “Documented Information Control” của ISO 9001.
2. Phòng Kế hoạch tổng hợp (mô hình cũ hoặc bệnh viện chưa có QLCL mạnh)
Một số bệnh viện vẫn giao Phòng KHTH quản lý biểu mẫu, đặc biệt là:
Biểu mẫu hành chính
Biểu mẫu chuyên môn
Báo cáo thống kê
Nhược điểm:
Không quản lý được phiên bản
Dễ mỗi khoa dùng một mẫu khác nhau
Không liên kết với quy trình
Đây là tình trạng khá phổ biến.
3. Một số biểu mẫu đặc thù có đầu mối riêng
| Nhóm biểu mẫu | Đơn vị đầu mối |
|---|---|
| Hồ sơ bệnh án | Phòng KHTH |
| Điều dưỡng | Phòng Điều dưỡng |
| Kiểm soát nhiễm khuẩn | Khoa KSNK |
| Tài chính | Phòng TCKT |
| Nhân sự | Phòng TCCB |
Tuy nhiên bản gốc biểu mẫu vẫn nên nằm trong hệ thống kiểm soát tài liệu chung của bệnh viện. Và phòng QLCL làm đầu mối kiểm soát.
4. Mô hình quản lý biểu mẫu tốt nhất cho bệnh viện
Nguyên tắc:
Một đầu mối quản lý hệ thống
Đơn vị chuyên môn soạn thảo
Lãnh đạo bệnh viện phê duyệt
Cấu trúc:
↓
Soạn thảo biểu mẫu
↓
Phòng QLCL
Kiểm soát mã – phiên bản – định dạng
↓
Lãnh đạo bệnh viện
Phê duyệt
↓
Phòng QLCL
Công bố và quản lý sử dụng
5. Quy định nên có trong bệnh viện
Một bệnh viện nên ban hành:
“Quy định quản lý tài liệu và biểu mẫu của bệnh viện”
Trong đó quy định rõ:
Phân loại tài liệu
Quy tắc mã hóa
Quản lý phiên bản
Quy trình ban hành
Quy trình sửa đổi
Thu hồi biểu mẫu cũ
Kiểm soát sử dụng.
Kết luận
Trong bệnh viện:
Đầu mối kiểm soát biểu mẫu nên là Phòng Quản lý chất lượng.
Các khoa/phòng chỉ là đơn vị soạn thảo và sử dụng.
Biểu mẫu phải được quản lý trong hệ thống tài liệu chung của bệnh viện.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
