4. Phân công nhiệm vụ [D3.3]

1. Nguyên tắc phân công nhiệm vụ trong tiêu chí D3.3

Phân công nhiệm vụ cho D3.3 phải bảo đảm:

• Có đầu mối thống nhất chịu trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý;

• Phân định rõ ai chuẩn bị nội dung – ai kiểm soát – ai ký gửi;

• Không để hoạt động báo cáo và phản hồi phụ thuộc vào một cá nhân;

• Có khả năng duy trì khi thay đổi nhân sự.

D3.3 là tiêu chí dễ “đủ hồ sơ” nhưng rất dễ lộ yếu điểm vận hành nếu phân công không rõ.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo bệnh viện

Lãnh đạo bệnh viện giữ vai trò chỉ đạo, phê duyệt và đại diện trách nhiệm với cơ quan quản lý.

Nhiệm vụ chính:

• Chỉ đạo thực hiện đầy đủ yêu cầu báo cáo về quản lý chất lượng;

• Phê duyệt nội dung báo cáo trước khi gửi;

• Quyết định cử cán bộ tham gia hoạt động xây dựng chính sách, công cụ;

• Chỉ đạo việc chia sẻ kinh nghiệm, mô hình, công cụ quản lý chất lượng.

Đây là nhóm nhiệm vụ gắn với các tiểu mục D3.3 ở mức nền tảng và mức cao.

3. Trách nhiệm của Phòng Quản lý chất lượng

Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn trung tâm của tiêu chí D3.3.

Nhiệm vụ:

• Tiếp nhận, tổng hợp các yêu cầu báo cáo về quản lý chất lượng;

• Tham mưu nội dung báo cáo, phản hồi, giải trình;

• Kiểm soát chất lượng số liệu và nội dung báo cáo;

• Theo dõi tiến độ gửi báo cáo, phản hồi bổ sung;

• Tổng hợp hồ sơ chứng minh việc hợp tác với cơ quan quản lý.

Phòng Quản lý chất lượng không làm thay các phòng khác, mà giữ vai trò điều phối và kiểm soát.

4. Trách nhiệm của Phòng Kế hoạch tổng hợp và Văn thư bệnh viện

Các đơn vị này đóng vai trò bảo đảm tính hành chính và tiến độ.

Nhiệm vụ:

• Phối hợp tiếp nhận và ban hành công văn;

• Theo dõi thời hạn trả lời;

• Bảo đảm đúng thể thức văn bản, quy trình ký – gửi;

• Lưu trữ công văn đi – đến theo quy định.

Vai trò này đặc biệt quan trọng với các tiểu mục liên quan đến báo cáo đúng hạn.

5. Trách nhiệm của các khoa/phòng chuyên môn

Các khoa/phòng là nguồn cung cấp thông tin và số liệu.

Nhiệm vụ:

• Cung cấp số liệu, minh chứng theo yêu cầu;

• Phối hợp giải trình khi có yêu cầu bổ sung;

• Tham gia xây dựng, góp ý công cụ, tiêu chí khi được phân công;

• Thực hiện và báo cáo các nội dung cải tiến theo chỉ đạo.

Nếu khoa/phòng không hợp tác, báo cáo D3.3 sẽ thiếu độ tin cậy.

6. Trách nhiệm của các phòng chức năng liên quan

Tùy nội dung báo cáo, các phòng chức năng tham gia phối hợp:

• Phòng CNTT: hỗ trợ dữ liệu, hệ thống báo cáo;

• Phòng TCCB: phối hợp nội dung nhân lực, đào tạo;

• Phòng TCKT: phối hợp số liệu tài chính liên quan chất lượng;

• Phòng Điều dưỡng, KSNK…: phối hợp nội dung chuyên ngành.

7. Trách nhiệm trong hoạt động chia sẻ, đóng góp ở mức cao

Đối với các tiểu mục mức cao, bệnh viện cần:

• Chỉ định cán bộ đủ năng lực tham gia;

• Giao rõ nhiệm vụ chuẩn bị nội dung;

• Lưu giữ hồ sơ chứng minh hoạt động đóng góp.

Đây là phần thể hiện vai trò tiên phong, không bắt buộc nhưng giúp nâng mức đánh giá.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp D3.3:

• Không bị lệ thuộc cá nhân;

• Không bị động trước yêu cầu của cơ quan quản lý;

• Thể hiện hình ảnh bệnh viện chuyên nghiệp, hợp tác và có trách nhiệm.

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ – TIÊU CHÍ D3.3