3. Tài liệu hệ thống quản lý cần có [D2.3]

1. Vai trò của tài liệu hệ thống trong tiêu chí D2.3

Khác với văn bản hành chính mang tính chỉ đạo và tổ chức, tài liệu hệ thống quản lý trong tiêu chí D2.3 là bằng chứng thể hiện:

• Bệnh viện đã chuyển hóa chỉ đạo thành hành động chuyên môn cụ thể.

• Các biện pháp phòng ngừa sự cố y khoa được chuẩn hóa, thống nhất và duy trì lâu dài.

• Nhân viên y tế có tài liệu để thực hiện đúng ngay từ đầu, không phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Đoàn đánh giá thường không chỉ xem có tài liệu hay không, mà quan trọng hơn là:

• Tài liệu có phù hợp nguy cơ thực tế?

• Có được áp dụng trong thực hành hằng ngày?

• Có được cập nhật từ bài học sự cố y khoa hay không?

2. Nhóm tài liệu nhận diện và quản lý nguy cơ

2.1. Danh mục nguy cơ và sự cố y khoa ưu tiên của bệnh viện

Mục đích:

• Xác định rõ bệnh viện đang tập trung phòng ngừa những nguy cơ nào.

• Là cơ sở để xây dựng các biện pháp phòng ngừa tương ứng.

Nội dung chính:

• Danh sách các nguy cơ/sự cố y khoa thường gặp.

• Phân loại theo lĩnh vực (lâm sàng, thuốc, thiết bị, môi trường…).

• Đánh giá mức độ rủi ro (tần suất – mức độ ảnh hưởng).

• Thứ tự ưu tiên can thiệp.

Lưu ý triển khai:

• Không sao chép danh mục nguy cơ chung chung.

• Cần thể hiện dấu ấn thực tiễn của từng bệnh viện.

Có thể lồng ghép vào Quy trình quản lý sự cố y khoa. Và đây là 1 tài liệu được ban hành kèm theo (viết hướng module)

3. Nhóm quy trình, hướng dẫn phòng ngừa sự cố y khoa

3.1. Quy trình quản lý và phòng ngừa sự cố y khoa

Đây là tài liệu lõi liên kết D2.2 và D2.3.

Quy trình cần thể hiện rõ:

• Nhận diện nguy cơ trong hoạt động chuyên môn.

• Áp dụng biện pháp phòng ngừa trước – trong – sau can thiệp.

• Cách xử trí khi phát hiện nguy cơ hoặc sai sót.

• Cơ chế cập nhật biện pháp phòng ngừa sau phân tích sự cố.

3.2. Các SOP/hướng dẫn chuyên môn có tích hợp phòng ngừa sự cố

Ví dụ thường gặp:

• SOP dùng thuốc an toàn.

• SOP phẫu thuật, thủ thuật an toàn.

• SOP bàn giao người bệnh.

• SOP quản lý thiết bị y tế có nguy cơ cao.

Yêu cầu quan trọng:

• Nội dung phòng ngừa sự cố phải được lồng ghép trong SOP, không tách rời thành tài liệu độc lập khó áp dụng.

• SOP cần phù hợp với tuyến kỹ thuật của bệnh viện.

4. Nhóm bảng kiểm và công cụ hỗ trợ thực hành

4.1. Bảng kiểm an toàn tại các khâu nguy cơ cao

Mục đích:

• Giảm phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.

• Chuẩn hóa thao tác và trình tự thực hiện.

Một số bảng kiểm thường gặp:

• Bảng kiểm an toàn phẫu thuật.

• Bảng kiểm an toàn thủ thuật.

• Bảng kiểm dùng thuốc nguy cơ cao.

• Bảng kiểm bàn giao người bệnh.

Lưu ý khi xây dựng bảng kiểm:

• Ngắn gọn, rõ ràng, dễ tích.

• Gắn với thực hành thực tế tại khoa/phòng.

• Có người chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận.

Các tài liệu này sẽ được ban hành trong các tiêu chí C

4.2. Công cụ nhận diện và cảnh báo nguy cơ

Ví dụ:

• Quy ước màu sắc, ký hiệu cảnh báo.

• Nhãn cảnh báo thuốc, thiết bị nguy cơ cao.

• Biển báo phòng ngừa trượt ngã, nhầm lẫn.

Những công cụ này tuy nhỏ nhưng là bằng chứng rất mạnh cho tiêu chí D2.3 khi đoàn đánh giá quan sát thực tế.

5. Nhóm tài liệu đào tạo và truyền thông nội bộ

5.1. Tài liệu đào tạo về phòng ngừa sự cố y khoa

Nội dung thường gồm:

• Các nguy cơ và sự cố điển hình của bệnh viện.

• Biện pháp phòng ngừa cụ thể.

• Bài học rút ra từ sự cố thực tế.

Hình thức có thể linh hoạt:

• Slide đào tạo.

• Tài liệu hướng dẫn nhanh.

• Tờ rơi nội bộ, infographic.

5.2. Tài liệu truyền thông an toàn người bệnh

Bản tin an toàn: cần thống nhất biểu mẫu. Ngoài ra cần thêm các tài liệu khác.

Mục đích:

• Duy trì nhận thức liên tục.

• Xây dựng văn hóa an toàn.

Ví dụ:

• Áp phích, bảng tin an toàn người bệnh.

• Bản tin nội bộ về bài học sự cố.

• Thông điệp an toàn từ lãnh đạo bệnh viện.

6. Nhóm tài liệu theo dõi, đánh giá và cải tiến

6.1. Biểu mẫu theo dõi việc thực hiện biện pháp phòng ngừa

Mục đích:

• Ghi nhận mức độ tuân thủ.

• Phát hiện sớm điểm chưa phù hợp.

Nội dung thường có:

• Nội dung biện pháp phòng ngừa.

• Khoa/phòng áp dụng.

• Kết quả thực hiện.

• Kiến nghị cải tiến.

Có thể xuất ra từ phần mềm quản lý sự cố y khoa các biểu mẫu này.

6.2. Báo cáo đánh giá hiệu quả biện pháp phòng ngừa

Yêu cầu:

• So sánh trước – sau khi triển khai biện pháp.

• Phân tích nguyên nhân nếu biện pháp chưa hiệu quả.

• Đề xuất điều chỉnh, bổ sung.

Có thể xuất ra từ phần mềm quản lý sự cố y khoa các biểu mẫu này.

7. Nguyên tắc xây dựng và duy trì tài liệu D2.3

Khi xây dựng tài liệu hệ thống cho tiêu chí D2.3, cần tuân thủ:

• Đủ nhưng không thừa: tránh quá nhiều tài liệu khó duy trì.

• Sống: tài liệu được cập nhật từ thực tế sự cố.

• Dễ dùng: nhân viên có thể áp dụng ngay trong công việc.

• Liên thông: kết nối chặt chẽ với D2.2 và D3.

Tóm lại, các tài liệu hệ thống quản lý cần có cho tiêu chí D2.3 gồm có:

1. Danh mục nguy cơ và sự cố y khoa ưu tiên của bệnh viện.

2. Quy trình quản lý và phòng ngừa sự cố y khoa.

3. Các SOP/hướng dẫn chuyên môn có tích hợp nội dung phòng ngừa sự cố. (ACE tìm và tải về ở phần C và trong các chuyên đề chuyên môn)

4. Các bảng kiểm an toàn tại khâu nguy cơ cao.

5. Công cụ nhận diện, cảnh báo nguy cơ và sự cố.

6. Tài liệu đào tạo, truyền thông về phòng ngừa sự cố y khoa (tài liệu này khá nhiều, nhiều bệnh viện có các cách triển khai hệ thống báo cáo sự cố y khoa khác nhau)

7. Biểu mẫu theo dõi, đánh giá hiệu quả biện pháp phòng ngừa.

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.