3. Tài liệu hệ thống quản lý cần có [D2.1]

D2.1 không phải tiêu chí viết nhiều quy trình, mà là tiêu chí đánh giá khả năng vận hành thực tế khi người bệnh có diễn biến bất thường. Vì vậy, TLHTQL cho D2.1 cần đáp ứng nguyên tắc:

Ít tài liệu – đúng chỗ – dùng được ngay tại hiện trường.

1. Nguyên tắc xây dựng TLHTQL cho D2.1

1.1. TLHTQL phải trả lời được câu hỏi:

• Khi có diễn biến bất thường → ai phát hiện?

• Khi có tín hiệu cảnh báo → ai phản hồi?

• Khi phản hồi chậm → ai chịu trách nhiệm?

1.2. Không xây dựng TLHTQL nếu:

• Chỉ để “đủ hồ sơ”;

• Không được nhân viên sử dụng trong ca trực.

1.3. Tránh lặp lại các quy trình đã có như:

• Quy trình cấp cứu;

• Quy trình hồi sức;

• Quy trình báo động đỏ (nếu không liên quan trực tiếp hệ thống gọi).

2. Nhóm Chính sách

2.1. Chính sách an toàn người bệnh (hoặc cam kết bảo đảm an toàn người bệnh)

• Nên có

• Có thể dùng chung cho toàn bệnh viện.

Nội dung liên quan D2.1:

• Cam kết phát hiện sớm nguy cơ;

• Cam kết phản ứng kịp thời khi người bệnh diễn biến bất thường;

• Không bỏ sót tín hiệu cảnh báo.

Lưu ý: Không cần ban hành chính sách riêng cho D2.1 nếu đã có chính sách an toàn người bệnh phù hợp.

3. Nhóm Quy trình, quy định

3.1. Quy định về tiếp nhận và phản hồi tín hiệu gọi hỗ trợ từ người bệnh

• BẮT BUỘC

• Đây là tài liệu cốt lõi nhất của D2.1.

Nội dung tối thiểu:

• Các hình thức gọi (chuông, nút bấm, thiết bị báo động);

• Người chịu trách nhiệm phản hồi theo từng ca;

• Thời gian phản hồi dự kiến;

• Xử lý khi không phản hồi được.

Không nên viết thành quy trình nhiều bước, dài dòng.

3.2. Quy định phân công trực và theo dõi người bệnh nguy cơ cao

• Nên có

• Áp dụng cho:

  • Cấp cứu;

  • Hồi sức;

  • Buồng chăm sóc cấp I.

Nội dung tập trung vào:

• Phân công theo ca;

• Trách nhiệm theo dõi;

• Bàn giao giữa các ca trực.

Nên lồng ghép trong bảng lịch trực của khoa, của bệnh viện khi triển khai

3.3. Quy định quản lý, bảo dưỡng hệ thống gọi – báo và thiết bị cảnh báo

• Nên có

• Nhằm tránh lỗi:

  • Có thiết bị nhưng không hoạt động;

  • Có cảnh báo nhưng bị tắt.

Nội dung chính:

• Trách nhiệm kiểm tra;

• Tần suất bảo dưỡng;

• Ghi nhận sự cố thiết bị.

4. Nhóm Hướng dẫn

4.1. Hướng dẫn sử dụng hệ thống gọi nhân viên y tế cho người bệnh và người nhà

• BẮT BUỘC

• Phải:

  • Dễ hiểu;

  • Dễ nhìn;

  • Đặt đúng vị trí.

Hình thức:

• Bảng treo đầu giường;

• Tờ hướng dẫn ngắn gọn;

• Pictogram (nếu có).

Ngoài hướng dẫn ban hành theo TLHTQL cần có mẫu có thể in ra để dán/gắn tại vị trí thích hợp.

4.2. Hướng dẫn nhận diện sớm diễn biến bất thường của người bệnh

• Nên có

• Không cần chi tiết lâm sàng sâu.

Tập trung vào:

• Dấu hiệu nguy hiểm;

• Khi nào phải báo ngay;

• Không trì hoãn vì chủ quan.

5. Nhóm Biểu mẫu

5.1. Biểu mẫu kiểm tra định kỳ hệ thống gọi – báo và thiết bị cảnh báo

• Nên có

• Phục vụ:

  • Tự kiểm tra;

  • Phát hiện sớm lỗi.

Không yêu cầu biểu mẫu phức tạp.

5.2. Biểu mẫu ghi nhận sự cố hoặc phản hồi chậm khi có diễn biến bất thường

• Có thể có

• Dùng cho:

  • Phân tích nguyên nhân;

  • Cải tiến chất lượng.

Tích hợp trong hệ thống báo cáo sự cố của bệnh viện

6. Những TLHTQL KHÔNG NÊN xây dựng cho D2.1

6.1. Quy trình phản ứng khẩn cấp quá dài, nhiều sơ đồ

6.2. Quy định chung chung kiểu:

“Tất cả nhân viên phải phản ứng kịp thời…”

6.3. Biểu mẫu mang tính hình thức, không dùng trong thực tế

7. Mối liên hệ TLHTQL D2.1 với các tiêu chí khác

7.1. D2.1 kế thừa:

• D1.1 (hệ thống QLCL);

• D1.3 (văn hóa an toàn).

7.2. D2.1 tạo nền cho:

• D2.2 (xử trí cấp cứu kịp thời);

• D2.3 (giảm tử vong, biến chứng).

Tóm lại các TLHTQL cần có cho tiêu chí D2.1 gồm

1. Chính sách an toàn người bệnh (hoặc cam kết bảo đảm an toàn người bệnh)

2. Quy định về tiếp nhận và phản hồi tín hiệu gọi hỗ trợ từ người bệnh

3. Quy định phân công trực và theo dõi người bệnh nguy cơ cao

4. Quy định quản lý, bảo dưỡng hệ thống gọi – báo và thiết bị cảnh báo

5. Hướng dẫn sử dụng hệ thống gọi nhân viên y tế cho người bệnh và người nhà

6. Hướng dẫn nhận diện sớm diễn biến bất thường của người bệnh

7. Biểu mẫu kiểm tra định kỳ hệ thống gọi – báo và thiết bị cảnh báo

8. Biểu mẫu ghi nhận sự cố hoặc phản hồi chậm khi có diễn biến bất thường (nếu có)

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.

D2.1 không cần nhiều tài liệu, mà cần:

• Đúng tài liệu;

• Đúng vị trí;

• Đúng người sử dụng.

Khi TLHTQL cho D2.1 được thiết kế đúng, bệnh viện sẽ:

• Giảm nguy cơ bỏ sót diễn biến bất thường;

• Tăng an toàn người bệnh;

• Và vượt qua đánh giá bằng thực hành thật, không phải hồ sơ đẹp.