2. Văn bản hành chính (bao gồm kế hoạch, thông báo, công văn, quyết định) cần ban hành [D1.3]

Văn hóa chất lượng không thể tạo ra chỉ bằng văn bản, nhưng thiếu văn bản định hướng thì không thể triển khai đồng bộ và duy trì lâu dài. Với D1.3, việc ban hành văn bản cần tuân thủ nguyên tắc: ít – đúng – dẫn dắt hành vi, tránh biến văn hóa thành phong trào hành chính.

1. Nguyên tắc chung khi ban hành văn bản cho D1.3

1.1. Văn bản chỉ đóng vai trò:

• Định hướng;

• Phát động;

• Ghi nhận.

1.2. Không dùng văn bản để:

• Áp đặt khẩu hiệu;

• Ép buộc hình thức;

• Đánh giá hành vi mang tính cảm tính.

1.3. Mỗi văn bản cần trả lời rõ:

• Ban hành để làm gì?

• Dẫn dắt hành vi nào?

• Áp dụng trong phạm vi nào?

2. Nhóm văn bản BẮT BUỘC nên ban hành

2.1. Kế hoạch xây dựng và phát triển văn hóa chất lượng bệnh viện

2.1.1. Mục đích

• Xác định lộ trình xây dựng văn hóa chất lượng;

• Thể hiện cam kết của lãnh đạo bệnh viện.

2.1.2. Nội dung cốt lõi

• Mục tiêu chung;

• Các nhóm hoạt động chính;

• Thời gian triển khai theo giai đoạn;

• Đơn vị đầu mối thực hiện.

2.1.3. Lưu ý triển khai

• Kế hoạch mang tính định hướng, không chi tiết hóa quá mức;

• Có thể lồng ghép trong kế hoạch quản lý chất lượng chung.

2.2. Quyết định giao đầu mối phụ trách xây dựng văn hóa chất lượng

2.2.1. Mục đích

• Xác định rõ trách nhiệm;

• Tránh triển khai phân tán.

2.2.2. Đối tượng phù hợp

• Phòng QLCL;

• Hoặc bộ phận được lãnh đạo bệnh viện phân công.

2.2.3. Lưu ý

• Giao vai trò điều phối, không giao trách nhiệm “làm thay”.

Mình tính không đưa văn bản này vào hướng dẫn triển khai. Nhưng thời gian qua, sau dịch Covid-19, mình có đi KTĐG CLBV nhiều bệnh viện, mình thấy rằng một bệnh viện nghiêm túc với QLCL, lãnh đạo bệnh viện thực sự có tầm nhìn và có tâm huyết với phát triển bệnh viện thì nội dung này không thể nào không làm. Đây là hoạt động quan trọng để những thành quả, những "di sản" để lại của các thế hệ lãnh đạo bệnh viện còn được gìn giữ, trường tồn và còn được tiếp tục phát huy.

Một kế hoạch xây dựng văn hóa chất lượng không phải gấp gáp nhưng là cần thiết để giữ lại những thành quả chất lượng theo thời gian.

“Văn hóa là điều cuối cùng còn đọng lại sau khi tất cả mọi thứ đã biến mất”.

3. Nhóm văn bản CẦN THIẾT để triển khai hiệu quả

3.1. Thông báo phát động xây dựng văn hóa chất lượng trong toàn bệnh viện

3.1.1. Mục đích

• Truyền thông nội bộ;

• Tạo sự đồng thuận ban đầu.

3.1.2. Nội dung nên có

• Thông điệp của lãnh đạo bệnh viện;

• Giá trị cốt lõi;

• Kêu gọi sự tham gia của toàn thể nhân viên.

• Có thể lồng ghép những chính sách chất lượng trong thông báo

3.1.3. Lưu ý

• Không dùng ngôn từ mệnh lệnh;

• Tránh khẩu hiệu chung chung.

3.2. Công văn hướng dẫn các khoa/phòng triển khai nội dung văn hóa chất lượng

3.2.1. Mục đích

• Định hướng cách triển khai;

• Tránh mỗi nơi hiểu một kiểu.

3.2.2. Nội dung trọng tâm

• Các nội dung cần triển khai tại khoa/phòng;

• Nguyên tắc thực hiện;

• Ví dụ gợi ý (không áp đặt).

3.3. Kế hoạch hoặc thông báo phát động xây dựng khẩu hiệu, mục tiêu chất lượng tại khoa/phòng

3.3.1. Mục đích

• Khuyến khích khoa/phòng xây dựng bản sắc riêng;

• Tăng sự tham gia của nhân viên.

3.3.2. Lưu ý

• Không áp đặt mẫu chung;

• Không chấm điểm hình thức;

• Khuyến khích sáng tạo, phù hợp đặc thù.

4. Nhóm văn bản HỖ TRỢ (có thì tốt, không có không bị trừ điểm)

4.1. Thông báo hoặc kế hoạch truyền thông nội bộ về văn hóa chất lượng

• Chia sẻ câu chuyện tích cực;

• Biểu dương hành vi chuẩn mực;

• Lan tỏa giá trị chất lượng.

4.2. Văn bản ghi nhận, khen thưởng tập thể/cá nhân tiêu biểu

• Ghi nhận đúng việc;

• Tránh khen thưởng dàn trải;

• Gắn với hành vi cụ thể.

5. Nhóm văn bản KHÔNG NÊN ban hành cho D1.3

5.1. Quy định xử phạt hành vi “thiếu văn hóa”

5.2. Quy trình cứng nhắc về “thực hiện văn hóa chất lượng”

5.3. Bộ tiêu chí chấm điểm thái độ mang tính cảm tính

5.4. Văn bản sao chép khẩu hiệu chung, không gắn thực tế

6. Mối liên hệ giữa văn bản D1.3 và các tiêu chí khác

6.1. Văn bản D1.3 cần:

• Phù hợp với hệ thống QLCL (D1.1);

• Hỗ trợ hoạt động cải tiến (D1.2).

6.2. Văn bản không nên:

• Trùng lặp với quy chế nội bộ khác;

• Làm nặng thêm thủ tục hành chính.

Với tiêu chí D1.3:

• Ít văn bản nhưng có định hướng rõ hiệu quả hơn nhiều văn bản hình thức;

• Văn bản tốt là văn bản giúp nhân viên hiểu – tin – và tự nguyện thực hiện.

Ban hành đúng văn bản cho D1.3 sẽ giúp bệnh viện:

• Dẫn dắt hành vi;

• Lan tỏa giá trị chất lượng;

• Và duy trì văn hóa chất lượng một cách bền vững.

Tóm lại các văn bản cần ban hành gồm:

• Kế hoạch xây dựng và phát triển văn hóa chất lượng bệnh viện

• Thông báo phát động xây dựng văn hóa chất lượng trong toàn bệnh viện

• Kế hoạch hoặc thông báo phát động xây dựng khẩu hiệu, mục tiêu chất lượng tại khoa/phòng

• Quy định về người phát ngôn của bệnh viện, kèm quy chế phát ngôn

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.