D1.1. Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng bệnh viện

1. Bản chất của tiêu chí D1.1

Tiêu chí D1.1 không yêu cầu bệnh viện phải “làm nhiều hoạt động cải tiến”, mà yêu cầu xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng có cấu trúc, có người chịu trách nhiệm và có cơ chế vận hành rõ ràng. Đây là tiêu chí nền tảng, quyết định các tiêu chí cải tiến chất lượng khác có thể triển khai thực chất hay chỉ tồn tại trên giấy.

Về bản chất, D1.1 nhằm trả lời ba câu hỏi cốt lõi:

1. Ai chịu trách nhiệm chính về quản lý chất lượng trong bệnh viện?

2. Hệ thống đó được tổ chức và vận hành như thế nào?

3. Kết quả hoạt động quản lý chất lượng có được sử dụng trong điều hành bệnh viện hay không?

Nếu không trả lời rõ ràng ba câu hỏi này, bệnh viện dù có nhiều báo cáo, kế hoạch hay biên bản họp vẫn chưa thể coi là đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng đúng nghĩa.

2. Nội dung yêu cầu theo Hướng dẫn kiểm tra – đánh giá

Theo Hướng dẫn kiểm tra – đánh giá của Bộ tiêu chí, tiêu chí D1.1 tập trung đánh giá các nội dung chính sau:

• Bệnh viện có thiết lập hệ thống quản lý chất lượng với cơ cấu tổ chức phù hợp;

• Có bộ phận hoặc đầu mối chuyên trách về quản lý chất lượng (Phòng/Tổ QLCL hoặc tương đương);

• Có Hội đồng quản lý chất lượng hoặc cơ chế điều phối, chỉ đạo hoạt động cải tiến chất lượng;

• Có văn bản quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân liên quan;

• Hoạt động quản lý chất lượng được lãnh đạo bệnh viện chỉ đạo, giám sát và sử dụng trong quản lý, điều hành.

Điểm cần lưu ý là Hướng dẫn kiểm tra không đánh giá hình thức tên gọi, mà đánh giá tính đầy đủ và hiệu lực vận hành của hệ thống.

3. Cách triển khai D1.1 trong thực tế bệnh viện

3.1. Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý chất lượng

Tùy quy mô và tuyến bệnh viện, cơ cấu tổ chức có thể khác nhau, nhưng cần bảo đảm tối thiểu:

• Hội đồng quản lý chất lượng bệnh viện
  Do lãnh đạo bệnh viện đứng đầu, có sự tham gia của các khoa/phòng chủ chốt, đóng vai trò định hướng, chỉ đạo và phê duyệt các hoạt động cải tiến chất lượng.

• Đơn vị đầu mối quản lý chất lượng
  Có thể là Phòng QLCL, Tổ QLCL hoặc bộ phận kiêm nhiệm, nhưng phải được:

  • Quy định rõ trong quyết định thành lập;

  • Giao nhiệm vụ cụ thể;

  • Có nhân sự được phân công ổn định.

• Mạng lưới quản lý chất lượng tại các khoa/phòng
  Mỗi khoa/phòng cần có người phụ trách hoặc đầu mối phối hợp triển khai, không để QLCL trở thành “việc riêng của phòng QLCL”.

3.2. Xây dựng và ban hành văn bản nền tảng

Một hệ thống quản lý chất lượng muốn vận hành hiệu quả phải có bộ khung pháp lý nội bộ tối thiểu, bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng quản lý chất lượng;

• Quyết định thành lập hoặc phân công đơn vị quản lý chất lượng;

• Quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác;

• Quy chế hoạt động của Hội đồng quản lý chất lượng.

Các văn bản này cần được áp dụng thực tế, không chỉ ban hành để phục vụ kiểm tra.

3.3. Gắn hoạt động quản lý chất lượng với điều hành bệnh viện

Một sai lầm phổ biến là hệ thống quản lý chất lượng tồn tại song song nhưng không liên thông với hoạt động quản trị. Để đáp ứng đúng tinh thần D1.1:

• Nội dung quản lý chất lượng cần được đưa vào các cuộc họp giao ban, họp lãnh đạo;

• Kết quả giám sát, đánh giá chất lượng phải được phản hồi cho các khoa/phòng;

• Các vấn đề chất lượng nghiêm trọng phải được lãnh đạo bệnh viện trực tiếp chỉ đạo xử lý.

4. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng một cách bền vững

Duy trì D1.1 không nằm ở việc “giữ nguyên bộ máy”, mà ở việc:

• Cập nhật vai trò, nhiệm vụ của hệ thống QLCL khi bệnh viện thay đổi quy mô, chức năng;

• Bảo đảm nhân sự quản lý chất lượng không bị thay đổi quá thường xuyên;

• Đào tạo liên tục cho cán bộ phụ trách QLCL và mạng lưới QLCL khoa/phòng;

• Định kỳ rà soát hiệu quả hoạt động của Hội đồng và đơn vị QLCL.

Một hệ thống được coi là duy trì tốt khi hoạt động cải tiến vẫn tiếp tục diễn ra ngay cả khi không có đoàn kiểm tra, đánh giá.

5. Những lỗi thường gặp khi triển khai D1.1

Trong thực tế đánh giá, các lỗi phổ biến bao gồm:

• Có quyết định thành lập nhưng không hoạt động thực chất;

• Nhân sự QLCL thay đổi liên tục, không được đào tạo bài bản;

• Hội đồng QLCL họp hình thức, không gắn với quyết định quản lý;

• Phòng QLCL bị “khoán trắng” toàn bộ công tác cải tiến chất lượng;

• Lãnh đạo bệnh viện chưa sử dụng thông tin chất lượng trong điều hành.

Những lỗi này khiến bệnh viện khó đạt mức điểm cao và, quan trọng hơn, không tạo được nền tảng cải tiến bền vững.

6. Ý nghĩa của tiêu chí D1.1 đối với toàn bộ Phần D

Tiêu chí D1.1 là điểm xuất phát của toàn bộ hoạt động cải tiến chất lượng. Nếu D1.1 không được thiết lập đúng, các tiêu chí D1.2, D1.3 và toàn bộ Chương D2, D3 sẽ chỉ mang tính đối phó.

Ngược lại, khi hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập và vận hành hiệu quả, bệnh viện sẽ:

• Chủ động phát hiện vấn đề;

• Có cơ chế cải tiến liên tục;

• Từng bước hình thành văn hóa chất lượng và an toàn người bệnh.