Giải pháp – Từ văn bản hóa sang chuẩn hóa bằng SOPs

Sau khi phân tích các vấn đề: lạm phát văn bản, nhân viên phải nhớ quá nhiều chỉ đạo, văn bản thay đổi liên tục và lãnh đạo bị cuốn vào sự vụ, có thể thấy gốc rễ chung chính là bệnh viện chưa quản trị theo Quy trình chuẩn (SOPs). Để khắc phục triệt để, cần một lộ trình chuyển đổi: từ điều hành bằng văn bản sự vụ sang chuẩn hóa bằng SOPs.

1. Thực trạng

• Bệnh viện phụ thuộc quá nhiều vào văn bản hành chính để chỉ đạo.

• Nhân viên mệt mỏi với việc đọc – nhớ – cập nhật văn bản.

• Lãnh đạo mất nhiều thời gian xử lý chi tiết, thiếu khoảng trống cho chiến lược.

• Văn hóa tuân thủ chưa dựa trên chuẩn hóa, mà dựa trên “nhắc nhở liên tục”.

2. Nguyên nhân

• Chưa xây dựng hệ thống SOPs đầy đủ: Nhiều lĩnh vực quan trọng chưa có quy trình chuẩn.

• Thiếu phương pháp triển khai SOPs: Có SOPs nhưng không đào tạo, không giám sát, không ứng dụng vào thực tế.

• Chưa ứng dụng công nghệ quản lý: Văn bản rời rạc, không có nền tảng điện tử để tra cứu nhanh và quản lý phiên bản.

• Tư duy quản lý còn nặng về hành chính: Đo lường kết quả dựa trên số lượng văn bản ban hành thay vì mức độ tuân thủ quy trình.

3. Hệ quả

• Hiệu quả quản trị thấp: Càng nhiều văn bản, càng dễ sai sót và chồng chéo.

• Nhân viên mất niềm tin: Thường xuyên thấy sự thay đổi thiếu ổn định, cảm giác thiếu hệ thống.

• Lãnh đạo thiếu thời gian chiến lược: Bệnh viện chậm đổi mới, khó bắt kịp xu hướng quốc tế.

• Hình ảnh bệnh viện bị ảnh hưởng: Người bệnh và đối tác đánh giá hệ thống quản lý thiếu chuyên nghiệp.

4. Giải pháp

• Rà soát và chuẩn hóa quy trình: Xác định các lĩnh vực cốt lõi (khám bệnh, cấp cứu, phẫu thuật, kiểm soát nhiễm khuẩn, quản lý nhân sự, tài chính…) và xây dựng SOPs rõ ràng.

• Triển khai SOPs bằng đào tạo và giám sát: Nhân viên không chỉ được phát tài liệu mà còn được huấn luyện thực hành, đồng thời có giám sát định kỳ.

• Ứng dụng phần mềm quản lý SOPs: Giúp nhân viên tra cứu nhanh, luôn cập nhật phiên bản hiện hành, thay thế dần văn bản giấy tờ rời rạc.

• Xây dựng văn hóa tuân thủ chuẩn hóa: SOPs không chỉ là giấy tờ, mà trở thành “cách làm mặc định” trong mọi hoạt động.

• Giảm dần văn bản sự vụ, tăng cường văn bản chiến lược: Lãnh đạo ban hành ít nhưng định hướng rõ ràng, tạo sự ổn định và tin cậy.

Quản trị bệnh viện không thể dựa vào việc ban hành văn bản liên tục, mà phải dựa vào hệ thống quy trình chuẩn hóa. Chỉ khi SOPs trở thành nền tảng vận hành, bệnh viện mới giải quyết tận gốc tình trạng lạm phát văn bản, đồng thời tạo ra sự ổn định, minh bạch và chuyên nghiệp. Đây chính là con đường để bệnh viện bước tới quản trị hiện đại và hội nhập quốc tế.