Vì sao bệnh viện ban hành quá nhiều văn bản?

Trong môi trường bệnh viện, mỗi ngày chúng ta đều thấy các loại văn bản mới: thông báo, kế hoạch, công văn, hướng dẫn tạm thời… Số lượng văn bản nhiều đến mức nhân viên khó theo dõi hết, thậm chí gây ra cảm giác “nhiễu loạn thông tin”. Câu hỏi đặt ra là: Tại sao lại có tình trạng này? Có phải do điều hành bị lỗi?

1. Văn bản trở thành “công cụ chữa cháy”

Thực tế ở nhiều bệnh viện, văn bản được sử dụng như cách phản ứng nhanh trước tình huống: thiếu nhân sự, thay đổi quy định, phát sinh yêu cầu từ cơ quan quản lý. Thay vì dựa trên quy trình chuẩn đã được xây dựng sẵn, lãnh đạo thường chọn cách ban hành thông báo hoặc kế hoạch mới để chỉ đạo.

Điều này tạo ra “chuỗi phản ứng giấy tờ”: mỗi sự cố → ra một văn bản → rồi lại thêm một văn bản để sửa đổi, nhắc nhở hoặc bổ sung. Hệ quả là:

• Nhân viên nhận quá nhiều chỉ đạo rời rạc.

• Văn bản mất tính ổn định, thay đổi liên tục.

• Công tác điều hành trở nên dựa vào văn bản chứ không dựa vào hệ thống quản trị.

2. Nguyên nhân gốc rễ: thiếu Quy trình chuẩn (SOPs)

Ở các bệnh viện tiên tiến, điều hành không chỉ dựa trên “ý chí lãnh đạo”, mà dựa vào quy trình chuẩn hóa – Standard Operating Procedures (SOPs).

• SOPs giúp công việc được thực hiện theo chuẩn cố định.

• Khi phát sinh tình huống, nhân viên biết ngay phải áp dụng quy trình nào, không cần văn bản chỉ đạo bổ sung.

• Lãnh đạo bệnh viện chỉ cần ban hành ít văn bản chiến lược, thay vì phải liên tục ra thông báo chi tiết.

Ngược lại, nếu bệnh viện chưa xây dựng hoặc chưa áp dụng SOPs, thì mọi hoạt động đều cần một văn bản để “hướng dẫn tạm thời”. Đây chính là nguyên nhân khiến số lượng văn bản ngày càng phình to.

3. Văn bản nhiều không đồng nghĩa với quản trị tốt

Nhiều bệnh viện có thói quen nghĩ rằng ban hành nhiều văn bản = quản lý chặt chẽ. Thực ra, đó chỉ là biểu hiện của sự thiếu chuẩn hóa. Một hệ thống quản trị y tế hiện đại cần:

• Ít văn bản, nhưng hiệu lực cao.

• Mỗi văn bản gắn với quy trình chuẩn rõ ràng.

• Thông tin truyền đạt đến nhân viên thông qua đào tạo, giám sát và nhắc nhở trực tiếp, không chỉ bằng giấy tờ.

Chuyển từ “văn bản hóa” sang “chuẩn hóa”

Để khắc phục tình trạng “lạm phát văn bản”, bệnh viện cần:

1. Rà soát toàn bộ hoạt động lâm sàng và quản trị, xác định quy trình trọng yếu.

2. Biên soạn SOPs thống nhất, có sự tham gia của các khoa/phòng.

3. Đào tạo nhân viên thực hành SOPs thay vì chỉ đọc văn bản.

4. Giảm dần các thông báo ngắn hạn, thay thế bằng việc thực hiện theo quy trình chuẩn.

5. Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, để nhân viên dễ tra cứu và tuân thủ mà không cần quá nhiều văn bản giấy.

Việc bệnh viện ban hành quá nhiều văn bản không hẳn là “lỗi” của lãnh đạo, mà là hệ quả tất yếu khi thiếu hệ thống Quy trình chuẩn để điều hành. Khi SOPs được xây dựng và áp dụng hiệu quả, bệnh viện sẽ giảm đáng kể gánh nặng văn bản, đồng thời nâng cao tính ổn định, minh bạch và hiệu quả quản trị.