Lãnh đạo bị cuốn vào xử lý sự vụ thay vì tập trung chiến lược

Trong một bệnh viện hiện đại, lãnh đạo cần dành nhiều thời gian cho chiến lược: phát triển chuyên môn, đầu tư công nghệ, nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng hợp tác quốc tế. Tuy nhiên, ở nhiều nơi, lãnh đạo lại phải dành phần lớn thời gian để ký văn bản, xử lý sự vụ chi tiết. Đây là hệ quả trực tiếp của việc thiếu một hệ thống quản trị dựa trên Quy trình chuẩn (SOPs).

• Giám đốc và trưởng/phó các cấp mỗi ngày phải ký hàng chục văn bản, từ kế hoạch nhỏ đến thông báo nội bộ.

• Những việc lẽ ra cấp khoa, phòng có thể xử lý theo SOPs lại phải xin ý kiến và chờ văn bản chỉ đạo.

• Thay vì thảo luận về chiến lược dài hạn, nhiều cuộc họp lại xoay quanh việc xử lý sự cố, giải quyết mâu thuẫn trong áp dụng văn bản.

Kết quả là lãnh đạo bị “ngợp” trong công việc sự vụ, không có thời gian cho những quyết định chiến lược quan trọng.

Lại là câu chuyện SOPPs...

• Thiếu SOPs rõ ràng: Khi chưa có quy trình chuẩn, nhân viên không biết cách hành động, buộc phải xin chỉ đạo từ cấp trên.

• Tập trung quyền lực hành chính: Mọi quyết định đều phải thông qua lãnh đạo, dẫn đến quá tải.

• Thói quen quản lý theo văn bản: Lãnh đạo tin rằng việc ký nhiều văn bản sẽ kiểm soát tốt hơn, nhưng thực chất chỉ tạo thêm gánh nặng.

• Thiếu cơ chế phân quyền hiệu quả: Không có hệ thống kiểm soát dựa trên quy trình, nên lãnh đạo ngại giao quyền.

Lãnh đạo không còn thực sự là lãnh đạo...

• Lãng phí thời gian quý báu của lãnh đạo: Các quyết định chiến lược bị trì hoãn hoặc triển khai chậm.

• Hệ thống vận hành thiếu tính chủ động: Cấp dưới không dám tự xử lý, dẫn đến chậm trễ và phụ thuộc.

• Mất cơ hội phát triển: Khi lãnh đạo mải lo sự vụ, bệnh viện khó mở rộng tầm nhìn và nắm bắt cơ hội đổi mới.

• Ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức: Nhân viên quen chờ chỉ đạo thay vì làm việc chủ động theo chuẩn.

Liệu có sợ vai trò của lãnh đạo có bị mất...

• Xây dựng SOPs cho từng lĩnh vực: Khi SOPs được áp dụng, nhân viên và các khoa/phòng có thể tự hành động trong khung chuẩn, không cần văn bản chỉ đạo chi tiết.

• Phân quyền đi kèm trách nhiệm: SOPs trở thành căn cứ để giao quyền rõ ràng, đảm bảo an toàn và minh bạch.

• Ứng dụng hệ thống quản lý điện tử: Giúp kiểm soát việc tuân thủ SOPs mà không cần ký quá nhiều văn bản.

• Đổi mới vai trò lãnh đạo: Từ “người xử lý sự vụ” sang “người kiến tạo hệ thống và chiến lược phát triển”.

Khi lãnh đạo phải loay hoay trong từng văn bản sự vụ, bệnh viện sẽ mất đi sức mạnh chiến lược. Ngược lại, với SOPs được chuẩn hóa, lãnh đạo có thể giảm gánh nặng hành chính, phân quyền hiệu quả và tập trung vào tầm nhìn dài hạn – điều kiện tiên quyết để bệnh viện phát triển bền vững.