Lạm phát văn bản - nỗi ám ảnh của nhân viên y tế

Trong thực tế điều hành bệnh viện, không ít cán bộ nhân viên thường xuyên than phiền rằng: “Ngày nào cũng có thông báo mới”, “Vừa nhận kế hoạch hôm qua, hôm nay lại có công văn bổ sung”, hay “Không biết cái nào đang còn hiệu lực để thực hiện”. Tình trạng lạm phát văn bản này không chỉ gây mệt mỏi cho nhân viên, mà còn làm giảm hiệu quả quản trị.

1. Văn bản – công cụ quen thuộc nhưng không phải là nền tảng quản trị

Văn bản vốn là công cụ chính thống để truyền đạt chỉ đạo. Tuy nhiên, khi nó trở thành phương tiện xử lý mọi vấn đề thì hệ quả là số lượng văn bản ngày càng nhiều, chất lượng lại không cao.

Ở nhiều bệnh viện, cứ mỗi khi phát sinh tình huống – thiếu nhân lực, có sai sót, thay đổi nhỏ – thì cách phản ứng thường thấy là: ra một văn bản mới. Như vậy, văn bản trở thành “thuốc giảm đau tạm thời” hơn là giải pháp điều hành bền vững.

2. Vì sao lại cần nhiều văn bản đến thế?

• Thiếu chuẩn hóa: Không có sẵn quy trình chuẩn để bám vào, nên mỗi vấn đề đều phải được nhắc lại bằng văn bản.

• Phụ thuộc vào cá nhân lãnh đạo: Chỉ đạo thường phản ánh ý chí của người ký văn bản, thay vì dựa vào hệ thống đã thiết lập.

• Cơ chế “chữa cháy”: Văn bản được dùng để xử lý sự cố, nhắc nhở, răn đe thay cho việc đào tạo và giám sát thường xuyên.

• Thiếu công cụ hỗ trợ: Không có phần mềm quản lý quy trình và thông tin nội bộ, nên văn bản trở thành kênh duy nhất để điều hành.

3. Hệ quả của “lạm phát văn bản”

• Nhân viên hoang mang: Không biết văn bản nào còn hiệu lực, dễ thực hiện sai hoặc bỏ sót.

• Lãnh đạo mất thời gian: Ký và ban hành quá nhiều văn bản chi tiết, không tập trung được vào chiến lược.

• Mất niềm tin trong tổ chức: Khi văn bản thay đổi liên tục, nhân viên sẽ nghĩ rằng chỉ đạo thiếu nhất quán.

4. Giải pháp: quay lại nền tảng Quy trình chuẩn (SOPs)

Điều hành bệnh viện không thể dựa vào việc ban hành văn bản liên tục, mà phải dựa vào quy trình chuẩn hóa:

• Mỗi SOP là một “đường ray” rõ ràng để nhân viên thực hiện.

• Khi SOP đã ổn định, văn bản chỉ cần ban hành ở mức định hướng, không phải thay đổi chi tiết mỗi ngày.

• Hệ thống quản trị văn bản và quy trình điện tử sẽ giúp nhân viên dễ tra cứu, không bị quá tải thông tin.

Số lượng văn bản nhiều không phản ánh sự quản lý chặt chẽ, mà ngược lại, cho thấy bệnh viện chưa có nền tảng chuẩn hóa đủ mạnh để vận hành ổn định. Chỉ khi SOPs được thiết lập và áp dụng thực chất, bệnh viện mới có thể giảm bớt “cơn bão văn bản” và nâng cao hiệu quả quản trị.