C9.2. Bảo đảm cơ sở vật chất và các quy trình kỹ thuật cho hoạt động Dược

1. Bản chất của tiêu chí C9.2

Tiêu chí C9.2 không yêu cầu bệnh viện phải đầu tư cơ sở vật chất dược “hiện đại nhất” hay xây dựng hàng loạt quy trình phức tạp, mà yêu cầu bảo đảm đầy đủ các điều kiện tối thiểu cần thiết để hoạt động dược diễn ra an toàn, chính xác và kiểm soát được rủi ro.

Về bản chất, C9.2 nhằm trả lời ba câu hỏi cốt lõi:

• Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động dược có đáp ứng yêu cầu bảo quản, cấp phát và sử dụng thuốc an toàn hay không?

• Các quy trình kỹ thuật dược có được xây dựng đầy đủ, phù hợp và áp dụng thực tế hay không?

• Hệ thống cơ sở vật chất và quy trình đó có giúp phòng ngừa sai sót thuốc hay chỉ tồn tại trên giấy?

Nếu bệnh viện chỉ “có kho thuốc, có tủ thuốc, có quy trình ban hành” nhưng không kiểm soát được việc bảo quản, cấp phát và sử dụng thuốc trong thực tế, thì chưa đáp ứng đúng tinh thần của tiêu chí C9.2.

2. Nội dung yêu cầu theo Hướng dẫn kiểm tra – đánh giá

Theo Hướng dẫn kiểm tra – đánh giá của Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện, tiêu chí C9.2 tập trung đánh giá các nội dung chính sau:

• Bệnh viện có cơ sở vật chất phù hợp cho hoạt động dược như kho thuốc, khu cấp phát, bảo quản;

• Điều kiện bảo quản thuốc đáp ứng yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, an toàn, vệ sinh;

• Có các quy trình kỹ thuật dược cần thiết cho các khâu: tiếp nhận, bảo quản, cấp phát, sử dụng và quản lý thuốc;

• Các quy trình được áp dụng thực tế, không chỉ ban hành để phục vụ kiểm tra;

• Hoạt động dược được tổ chức theo quy trình, hạn chế tối đa sai sót.

Hướng dẫn kiểm tra không đánh giá theo quy mô đầu tư, mà đánh giá tính phù hợp, đầy đủ và hiệu lực sử dụng của cơ sở vật chất và quy trình.

3. Cách triển khai C9.2 trong thực tế bệnh viện

3.1. Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động dược

Bệnh viện cần xác định rõ cơ sở vật chất dược không chỉ là “kho thuốc”, mà là toàn bộ hệ thống không gian và phương tiện phục vụ cho vòng đời của thuốc trong bệnh viện.

Tối thiểu, cơ sở vật chất cần đáp ứng:

• Có khu vực bảo quản thuốc riêng biệt, bảo đảm khô ráo, sạch sẽ, an toàn;

• Có trang thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng nhóm thuốc;

• Có khu vực cấp phát thuốc bảo đảm trật tự, thuận tiện và hạn chế nhầm lẫn;

• Có phương án bảo quản riêng đối với thuốc đặc biệt như thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, thuốc cần kiểm soát đặc biệt.

Đối với bệnh viện tuyến huyện hoặc quy mô nhỏ, cơ sở vật chất có thể đơn giản nhưng phải bảo đảm kiểm soát được các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thuốc.

3.2. Xây dựng và áp dụng các quy trình kỹ thuật dược

Quy trình kỹ thuật dược là “xương sống” của tiêu chí C9.2. Tuy nhiên, trọng tâm không nằm ở số lượng quy trình, mà ở việc quy trình có phù hợp và được thực hiện hay không.

Các quy trình cần tập trung vào các khâu cốt lõi:

• Quy trình tiếp nhận và kiểm tra thuốc;

• Quy trình bảo quản thuốc theo điều kiện quy định;

• Quy trình cấp phát thuốc;

• Quy trình quản lý thuốc đặc biệt;

• Quy trình xử lý thuốc hỏng, thuốc hết hạn.

Các quy trình này cần được xây dựng phù hợp với thực tế bệnh viện, dễ hiểu, dễ thực hiện và có thể kiểm soát.

Một sai lầm thường gặp là sao chép quy trình từ đơn vị khác, ban hành đầy đủ nhưng nhân viên không nắm, không làm theo hoặc làm khác quy trình.

3.3. Gắn quy trình dược với thực hành hằng ngày

Để tiêu chí C9.2 được đánh giá thực chất, bệnh viện cần:

• Đào tạo, hướng dẫn nhân viên dược và các khoa liên quan hiểu và thực hiện đúng quy trình;

• Tổ chức giám sát việc tuân thủ quy trình trong bảo quản và cấp phát thuốc;

• Kịp thời điều chỉnh quy trình khi phát hiện bất cập trong thực tế.

Quy trình kỹ thuật chỉ có giá trị khi được sử dụng như công cụ kiểm soát rủi ro, không phải là tài liệu để cất trong tủ.

4. Duy trì cơ sở vật chất và quy trình kỹ thuật dược một cách bền vững

Duy trì tiêu chí C9.2 không nằm ở việc “đầu tư một lần rồi để đó”, mà nằm ở việc:

• Theo dõi thường xuyên điều kiện bảo quản thuốc;

• Định kỳ rà soát, cập nhật quy trình kỹ thuật dược;

• Đào tạo lại khi có thay đổi nhân sự hoặc thay đổi quy trình;

• Lồng ghép giám sát hoạt động dược vào công tác quản lý chất lượng và an toàn người bệnh.

Một hệ thống được coi là duy trì tốt khi cơ sở vật chất và quy trình vẫn vận hành hiệu quả ngay cả khi không có đoàn kiểm tra.

5. Những lỗi thường gặp khi triển khai tiêu chí C9.2

Trong thực tế đánh giá, các lỗi phổ biến bao gồm:

• Kho thuốc chật chội, sắp xếp lộn xộn, khó kiểm soát;

• Thiếu hoặc không theo dõi đầy đủ nhiệt độ, độ ẩm;

• Có quy trình nhưng không áp dụng thực tế;

• Nhân viên không nắm rõ quy trình kỹ thuật dược;

• Chưa kiểm soát tốt thuốc đặc biệt, thuốc hết hạn.

Những lỗi này tiềm ẩn nguy cơ sai sót thuốc và ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn người bệnh.

6. Ý nghĩa của tiêu chí C9.2 đối với Chương C9

C9.2 là tiêu chí bảo đảm điều kiện nền tảng cho toàn bộ hoạt động quản lý cung ứng và sử dụng thuốc. Nếu không kiểm soát tốt cơ sở vật chất và quy trình kỹ thuật, các tiêu chí như C9.3 (cung ứng thuốc), C9.4 (sử dụng thuốc an toàn, hợp lý) sẽ khó đạt hiệu quả thực chất.

Khi C9.2 được triển khai đúng tinh thần, bệnh viện sẽ:

• Giảm nguy cơ sai sót liên quan đến thuốc;

• Nâng cao hiệu quả quản lý dược;

• Tạo nền tảng vững chắc cho an toàn người bệnh trong sử dụng thuốc.