4. Phân công nhiệm vụ [D1.2]

Nếu D1.1 tập trung vào ai chịu trách nhiệm về hệ thống, thì D1.2 tập trung vào câu hỏi then chốt:
Ai là người thực sự làm cải tiến, ai chịu trách nhiệm kết quả cải tiến?

Phân công nhiệm vụ không rõ ràng là nguyên nhân phổ biến khiến:

• Kế hoạch cải tiến có nhưng không triển khai;

• Đề án cải tiến viết xong để đó;

• Cải tiến trở thành phong trào ngắn hạn.

1. Nguyên tắc phân công nhiệm vụ trong D1.2

1.1. Mỗi nội dung cải tiến phải có một đơn vị chịu trách nhiệm chính

1.2. Phân công phải gắn với thẩm quyền và khả năng thực hiện, không chỉ gắn với tên phòng

1.3. Phòng Quản lý chất lượng không làm thay cải tiến, mà hỗ trợ phương pháp và theo dõi

1.4. Cải tiến chất lượng là trách nhiệm của khoa/phòng, không phải việc riêng của Phòng QLCL

2. Nhiệm vụ của lãnh đạo bệnh viện

2.1. Chỉ đạo xây dựng và phê duyệt kế hoạch cải tiến chất lượng hằng năm

2.2. Quyết định lựa chọn các vấn đề cải tiến ưu tiên mang tính hệ thống

2.3. Phê duyệt các đề án cải tiến quan trọng, liên khoa/phòng

2.4. Bảo đảm nguồn lực cần thiết cho triển khai cải tiến

2.5. Theo dõi và sử dụng kết quả cải tiến trong điều hành bệnh viện

Lưu ý quan trọng: Nếu lãnh đạo chỉ ký kế hoạch mà không theo dõi kết quả, D1.2 rất khó đạt hiệu quả thực chất.

3. Nhiệm vụ của Hội đồng Quản lý chất lượng

3.1. Tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện trong lựa chọn nội dung cải tiến ưu tiên

3.2. Xem xét tính phù hợp của kế hoạch và đề án cải tiến chất lượng

3.3. Theo dõi tiến độ triển khai các cải tiến quan trọng

3.4. Đánh giá sơ bộ hiệu quả cải tiến và đề xuất điều chỉnh khi cần

Lưu ý: Hội đồng QLCL không trực tiếp triển khai cải tiến, mà giữ vai trò định hướng và giám sát.

4. Nhiệm vụ của Phòng/Tổ Quản lý chất lượng

4.1. Hướng dẫn phương pháp xây dựng kế hoạch và đề án cải tiến

4.2. Điều phối chung việc triển khai D1.2 trong toàn bệnh viện

4.3. Theo dõi tiến độ triển khai các hoạt động cải tiến

4.4. Tổng hợp khó khăn, vướng mắc và đề xuất hỗ trợ

4.5. Tổng hợp, báo cáo kết quả cải tiến chất lượng định kỳ

4.6. Không làm thay các hoạt động cải tiến tại khoa/phòng

Nhấn mạnh: Phòng QLCL chịu trách nhiệm về chất lượng của quá trình cải tiến, không chịu trách nhiệm về kết quả chuyên môn thay khoa/phòng.

5. Nhiệm vụ của lãnh đạo khoa/phòng

5.1. Chịu trách nhiệm chính về các nội dung cải tiến được giao

5.2. Chủ trì xây dựng và triển khai các cải tiến tại đơn vị

5.3. Phân công nhân sự tham gia cải tiến phù hợp

5.4. Theo dõi và đánh giá kết quả cải tiến tại khoa/phòng

5.5. Phối hợp với Phòng QLCL trong báo cáo và điều chỉnh cải tiến

6. Nhiệm vụ của nhóm/nhân sự triển khai cải tiến

6.1. Thực hiện các hoạt động cải tiến theo kế hoạch hoặc đề án

6.2. Thu thập thông tin, dữ liệu phục vụ đánh giá cải tiến

6.3. Phản ánh kịp thời khó khăn trong quá trình triển khai

6.4. Đề xuất điều chỉnh giải pháp khi cần thiết

7. Vai trò của các khoa/phòng phối hợp

7.1. Tham gia cải tiến theo phân công trong kế hoạch hoặc đề án

7.2. Cung cấp thông tin, dữ liệu liên quan đến nội dung cải tiến

7.3. Thực hiện các giải pháp cải tiến thuộc phạm vi trách nhiệm

8. Những phân công nhiệm vụ KHÔNG phù hợp cần tránh

8.1. Giao toàn bộ cải tiến cho Phòng QLCL

8.2. Giao nhiệm vụ cải tiến chung chung, không xác định đơn vị chủ trì

8.3. Yêu cầu cải tiến nhưng không phân bổ thời gian và nguồn lực

8.4. Đánh giá cải tiến nhưng không quy rõ trách nhiệm

9. Gợi ý phân công nhiệm vụ khi tiếp đoàn đánh giá

9.1. Mỗi kế hoạch/đề án cải tiến cần trả lời rõ:

• Ai chủ trì?

• Ai phối hợp?

• Đang làm đến đâu?

9.2. Khi phỏng vấn:

• Lãnh đạo khoa/phòng trả lời về cải tiến của đơn vị mình;

• Phòng QLCL trả lời về phương pháp và theo dõi chung.

Phân công nhiệm vụ đúng trong D1.2 sẽ giúp: Kế hoạch cải tiến không nằm trên giấy; Đề án cải tiến có người làm thật; Trách nhiệm cải tiến được gắn với hoạt động chuyên môn.

Một bệnh viện triển khai D1.2 tốt là bệnh viện: Cải tiến có chủ trì; Có phối hợp; Và có người chịu trách nhiệm đến cùng về kết quả cải tiến.

PHÂN CÔNG THEO CÁC TIỂU MỤC CHI TIẾT