2.4.2 Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống năng động, phát triển theo thời gian thông qua các giai đoạn cải tiến. Mọi tổ chức đều có các hoạt động quản lý chất lượng, cho dù chúng có được hoạch định một cách chính thức hay không. Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn về cách thức xây dựng một hệ thống chính thức để quản lý các hoạt động này. Cần xác định các hoạt động hiện có trong tổ chức và sự phù hợp của chúng với bối cảnh của tổ chức. Tiêu chuẩn này cùng với TCVN ISO 9004, TCVN ISO 9001 có thể được sử dụng để hỗ trợ tổ chức trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng gắn kết.
Một hệ thống quản lý chất lượng chính thức đưa ra khuôn khổ cho việc hoạch định, triển khai, theo dõi và cải tiến kết quả thực hiện của hoạt động quản lý chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng không cần phức tạp, mà cần phản ánh chính xác nhu cầu của tổ chức. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, các khái niệm và nguyên tắc cơ bản nêu trong tiêu chuẩn này có thể đưa ra hướng dẫn có ý nghĩa.
Việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng không phải là một sự kiện đơn lẻ mà là một quá trình liên tục. Các kế hoạch phát triển vì tổ chức học hỏi và hoàn cảnh thay đổi. Một kế hoạch tính đến tất cả các hoạt động chất lượng của tổ chức và đảm bảo rằng nó bao trùm mọi hướng dẫn của tiêu chuẩn này và các yêu cầu của TCVN ISO 9001. Kế hoạch được thực hiện ngay khi phê duyệt.
Điều quan trọng đối với tổ chức là theo dõi và đánh giá một cách thường xuyên cả việc thực hiến kế hoạch và kết quả thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. Các chỉ số được xem xét một cách thận trọng sẽ tạo thuận lợi cho các hoạt động theo dõi và đánh giá này.
Đánh giá là một phương thức đánh giá hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, nhằm nhận diện các rủi ro và xác định việc thực hiện các yêu cầu. Để các cuộc đánh giá có hiệu lực, các bằng chứng hữu hình và vô hình cần được thu thập. Hành động được thực hiện để khắc phục và cải tiến trên cơ sở phân tích bằng chứng thu được. Tri thức có được có thể dẫn đến đổi mới, đưa kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng lên mức cao hơn.
2.4.2 Development of a QMS
A QMS is a dynamic system that evolves over time through periods of improvement. Every organization has quality management activities, whether they have been formally planned or not. This International Standard provides guidance on how to develop a formal system to manage these activities. It is necessary to determine activities which already exist in the organization and their suitability regarding the context of the organization. This International Standard, along with ISO 9004 and ISO 9001, can then be used to assist the organization to develop a cohesive QMS.
A formal QMS provides a framework for planning, executing, monitoring and improving the performance of quality management activities. The QMS does not need to be complicated; rather it needs to accurately reflect the needs of the organization. In developing the QMS, the fundamental concepts and principles given in this International Standard can provide valuable guidance.
QMS planning is not a singular event, rather it is an ongoing process. Plans evolve as the organization learns and circumstances change. A plan takes into account all quality activities of the organization and ensures that it covers all guidance of this International Standard and requirements of ISO 9001. The plan is implemented upon approval.
It is important for an organization to regularly monitor and evaluate both the implementation of the plan and the performance of the QMS. Carefully considered indicators facilitate these monitoring and evaluation activities.
Auditing is a means of evaluating the effectiveness of the QMS, in order to identify risks and to determine the fulfilment of requirements. In order for audits to be effective, tangible and intangible evidence needs to be collected. Actions are taken for correction and improvement based upon analysis of the evidence gathered. The knowledge gained could lead to innovation, taking QMS performance to higher levels.
LIÊN HỆ ÁP DỤNG TRONG BỆNH VIỆN
1. QMS là hệ thống động, phát triển theo thời gian
Trong bệnh viện, các hoạt động quản lý chất lượng luôn tồn tại:
Hội chẩn chuyên môn
Phân tích sự cố
Kiểm tra hồ sơ bệnh án
Đánh giá tuân thủ quy trình
Tuy nhiên, nếu chưa được hệ thống hóa, các hoạt động này rời rạc và thiếu liên kết.
Phát triển QMS chính là:
Nhận diện các hoạt động đã có
Đánh giá mức độ phù hợp với bối cảnh bệnh viện
Tích hợp thành hệ thống thống nhất
QMS phải tiến hóa theo:
Thay đổi chính sách
Thay đổi mô hình bệnh tật
Ứng dụng công nghệ mới
Bài học từ thực tiễn
2. Xây dựng QMS chính thức, không hình thức
QMS chính thức trong bệnh viện cung cấp khung:
Hoạch định mục tiêu chất lượng
Triển khai quy trình
Giám sát và đo lường
Cải tiến liên tục
Hệ thống không cần phức tạp, nhưng phải:
Phản ánh đúng thực tế vận hành
Phù hợp quy mô và năng lực
Gắn với mục tiêu chiến lược
Sao chép mô hình không phù hợp sẽ làm hệ thống mất hiệu lực.
3. Hoạch định QMS là quá trình liên tục
Kế hoạch chất lượng không phải là văn bản ban hành một lần.
Trong bệnh viện, kế hoạch cần:
Cập nhật theo kết quả thực hiện
Điều chỉnh theo rủi ro mới
Gắn với yêu cầu ISO 9001 (nếu áp dụng)
Hoạch định phải bao phủ toàn bộ hoạt động liên quan đến chất lượng, từ lâm sàng đến hành chính.
4. Giám sát và đánh giá định kỳ
Bệnh viện cần:
Thiết lập chỉ số đo lường (KPI)
Theo dõi xu hướng
Đánh giá mức độ đạt mục tiêu
Rà soát hiệu lực hệ thống
Chỉ số phải:
Liên quan mục tiêu
Đo lường được
Có người chịu trách nhiệm
5. Đánh giá nội bộ (audit)
Đánh giá nội bộ giúp:
Kiểm tra mức độ tuân thủ
Nhận diện rủi ro
Xác định khoảng cách so với yêu cầu
Bằng chứng thu thập gồm:
Hồ sơ bệnh án
Báo cáo sự cố
Dữ liệu chỉ số
Phỏng vấn nhân viên
Kết quả đánh giá phải dẫn đến:
Hành động khắc phục
Hành động phòng ngừa
Cải tiến hệ thống
6. Học hỏi và đổi mới
Thông tin từ:
Phân tích dữ liệu
Kết quả đánh giá
Phản hồi người bệnh
→ có thể dẫn đến:
Cải tiến quy trình
Thay đổi mô hình chăm sóc
Ứng dụng công nghệ mới
QMS không chỉ duy trì ổn định mà còn thúc đẩy đổi mới.
Kết luận
Áp dụng nội dung 2.4.2 trong bệnh viện cho thấy:
QMS là hệ thống động, phát triển theo thời gian
Cần hệ thống hóa các hoạt động chất lượng sẵn có
Hoạch định, giám sát và đánh giá là quá trình liên tục
Đánh giá nội bộ là công cụ nhận diện rủi ro và cải tiến
Học hỏi từ bằng chứng giúp nâng tầm hệ thống
Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu lực trong bệnh viện không phải là bộ tài liệu, mà là cơ chế vận hành liên tục, thích ứng và hướng tới nâng cao an toàn, hiệu quả và giá trị chăm sóc người bệnh.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
