Nhằm hoàn thiện hồ sơ pháp lý và hành chính trong quá trình triển khai và duy trì tiêu chí A1.1. Văn bản được phân theo chức năng (kế hoạch – quyết định – thông báo) và gắn với từng nhóm công việc cụ thể.
Các văn bản này có thể lồng ghép cùng các nội dung khác. Nếu cần gấp hoặc chưa làm, có thể triển khai riêng.
Theo thời gian, khi Tài liệu hệ thống quản lý (TLHTQL - SOP) nhiều lên, mọi hoạt động đi vào bài bản, duy trì thì các văn bản triển khai sẽ ngày một ít lại.
1. Sơ đồ, biển hiệu, biển hướng dẫn và chỉ dẫn tổng thể
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 1.1 | Kế hoạch | Kế hoạch khảo sát, chuẩn hóa và cải tạo hệ thống biển hiệu – sơ đồ toàn viện | Giao Phòng HCQT chủ trì, phối hợp Phòng QLCL khảo sát hiện trạng – đề xuất cải tạo |
| 1.2 | Quyết định | Quyết định ban hành “Quy chuẩn nhận diện hệ thống chỉ dẫn toàn bệnh viện” | Bao gồm mẫu biển, vị trí lắp đặt, mã màu, kích thước, font chữ, tiếng Việt – tiếng Anh |
| 1.3 | Thông báo | Thông báo thay đổi – bổ sung hệ thống biển hiệu hoặc bố trí sơ đồ mới | Gửi toàn viện, kèm sơ đồ minh họa, thời gian hoàn thành |
2. Bàn/quầy tiếp đón và nhân sự hướng dẫn
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 2.1 | Quyết định | Quyết định phân công nhân sự đón tiếp tại các cổng, khoa khám bệnh | Kèm danh sách cụ thể từng người – thời gian trực – khu vực phụ trách |
| 2.2 | Kế hoạch | Kế hoạch bố trí, nâng cấp bàn tiếp đón đồng bộ tại các điểm cần thiết | Căn cứ vào danh sách cổng, khoa, sảnh…; phân kỳ đầu tư nếu kinh phí hạn chế |
| 2.3 | Thông báo | Thông báo nhận diện nhân viên hướng dẫn (đồng phục/băng vải/bảng tên) | Có hình minh họa nhận diện để toàn viện thống nhất |
3. Chỉ dẫn trong nội viện và sơ đồ khoa/phòng
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 3.1 | Kế hoạch | Kế hoạch hoàn thiện hệ thống biển tên khoa, số phòng, sơ đồ từng khoa | Giao Phòng HCQT phối hợp các khoa rà soát – Phòng QLCL kiểm tra mẫu sơ đồ đúng quy chuẩn |
| 3.2 | Quyết định | Quyết định ban hành quy chuẩn đánh số buồng bệnh, biển tên khoa/phòng | Dạng phụ lục kèm theo quy định 3.QĐ.A1.1 |
| 3.3 | Thông báo | Thông báo hướng dẫn thay đổi biển số phòng theo quy chuẩn | Gửi các khoa, yêu cầu điều chỉnh trong thời gian cụ thể |
4. Trông giữ xe và hệ thống biển báo kèm theo
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 4.1 | Quyết định | Quyết định công bố mức giá trông giữ xe (nếu có tổ chức thu phí) | Căn cứ Thông tư 02/2014/TT-BTC và hướng dẫn địa phương |
| 4.2 | Kế hoạch | Kế hoạch sắp xếp lại bãi xe – phân khu – biển báo – bảng giá | Có sơ đồ đi kèm; xác định vật tư cần mua sắm (biển, sơn, rào chắn…) |
| 4.3 | Thông báo | Thông báo nội viện về khu vực gửi xe – giờ hoạt động – giá thu | Gắn tại cổng và các sảnh tiếp đón |
5. Đảm bảo trật tự, phân luồng phương tiện – giao thông nội viện
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 5.1 | Quyết định | Quyết định ban hành sơ đồ phân luồng phương tiện trong bệnh viện | Bao gồm vạch màu, bảng chỉ dẫn, biển cấm đỗ… |
| 5.2 | Kế hoạch | Kế hoạch triển khai kẻ vạch sơn – biển báo giao thông nội viện | Giao Phòng HCQT triển khai, có phối hợp Bảo vệ |
| 5.3 | Thông báo | Thông báo về các khu vực “cấm đỗ” – tuyến xe đi một chiều – dành riêng cấp cứu | Gửi nhân viên – người bệnh – dán biển tại hiện trường |
6. Truyền thông, hướng dẫn người bệnh
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 6.1 | Kế hoạch | Kế hoạch truyền thông hướng dẫn người bệnh về quy trình – sơ đồ – QR | Gồm: thiết kế tờ rơi, infographics, clip phát thanh, video màn hình TV |
| 6.2 | Thông báo | Thông báo triển khai bộ tài liệu truyền thông thống nhất toàn viện | Hướng dẫn các khoa không tự thiết kế khác mẫu – ban hành bộ file chuẩn kèm theo |
| 6.3 | Quyết định | Quyết định thành lập tổ tình nguyện viên – hỗ trợ người bệnh | Giao Đoàn thanh niên, Công đoàn hoặc nhóm hỗ trợ bệnh nhân phối hợp thực hiện |
7. Văn bản điều phối và kiểm soát chung
| STT | Loại văn bản | Tên văn bản | Ghi chú |
|---|
| 7.1 | Quyết định | Quyết định thành lập tổ triển khai và giám sát tiêu chí A1.1 | Thành phần: QLCL – HCQT – CSKH – Điều dưỡng – Bảo vệ – Công nghệ thông tin |
| 7.2 | Kế hoạch | Kế hoạch kiểm tra nội bộ và tự đánh giá tiêu chí A1.1 định kỳ | Gắn với bảng kiểm 6.BK.A1.1 – khảo sát NB – đánh giá PDCA |
| 7.3 | Thông báo | Thông báo nhắc các đơn vị cập nhật tiêu chí trước kỳ đánh giá nội bộ | Gửi trước 1–2 tuần, liệt kê các lỗi hay gặp, mẫu bảng kiểm tự rà soát |
