3. Tài liệu hệ thống quản lý [D2.5]

1. Vai trò của tài liệu hệ thống quản lý trong tiêu chí D2.5

Đối với D2.5, tài liệu hệ thống quản lý không chỉ để chứng minh “có làm”, mà đóng vai trò:

• Chuẩn hóa cách nhận diện – phòng ngừa – xử trí nguy cơ trượt ngã.

• Giảm phụ thuộc vào phản xạ cá nhân của nhân viên.

• Là căn cứ để giám sát, đánh giá và cải tiến liên tục.

Đoàn kiểm tra thường không chỉ xem tài liệu, mà:

• Đối chiếu tài liệu với thực địa.

• Phỏng vấn nhân viên xem có biết – hiểu – làm theo hay không.

2. Nhóm quy định, quy trình cốt lõi về phòng ngừa trượt ngã

2.1. Quy định/quy trình phòng ngừa nguy cơ trượt ngã trong bệnh viện

Đây là tài liệu trung tâm của tiêu chí D2.5.

Nội dung tối thiểu cần có:

• Khái niệm, phạm vi trượt ngã (ngã do sàn trơn, ngã từ giường, cáng, cầu thang…).

• Nguyên tắc phòng ngừa:

  • Chủ động,

  • Đa lớp,

  • Ưu tiên nhóm nguy cơ cao.

• Trách nhiệm của từng nhóm:

  • Nhân viên y tế,

  • Điều dưỡng,

  • Phòng HCQT,

  • Phòng QLCL.

• Quy trình xử trí khi xảy ra trượt ngã.

Tài liệu này đáp ứng trực tiếp các tiểu mục D2.5.1, D2.5.2, D2.5.14, D2.5.20.

2.2. Quy định đánh giá nguy cơ trượt ngã đối với người bệnh

Mục đích:

• Không áp dụng phòng ngừa dàn trải.

• Tập trung vào người bệnh nguy cơ cao.

Nội dung cần có:

• Thời điểm đánh giá (khi nhập viện, thay đổi tình trạng).

• Tiêu chí xác định nguy cơ cao:

  • Tuổi cao,

  • Yếu liệt,

  • Rối loạn ý thức,

  • Sử dụng thuốc an thần, hạ áp…

• Biện pháp phòng ngừa tương ứng theo mức nguy cơ.

Liên quan trực tiếp D2.5.3, D2.5.5, D2.5.11, D2.5.12.

3. Nhóm bảng kiểm và công cụ hỗ trợ thực hành

3.1. Bảng kiểm rà soát nguy cơ trượt ngã tại khoa/phòng

Áp dụng cho:

• Các khoa lâm sàng,

• Khu vực công cộng,

• Khu vận chuyển người bệnh.

Nội dung bảng kiểm nên bao gồm:

• Sàn nhà, nhà vệ sinh, buồng tắm.

• Cầu thang, lối đi dốc.

• Biển cảnh báo, tay vịn.

• Giường bệnh, thành chắn.

Phục vụ các tiểu mục D2.5.6, D2.5.8, D2.5.21.

3.2. Bảng kiểm an toàn giường bệnh, cáng, xe đẩy

Mục đích:

• Phòng ngừa ngã từ giường, cáng.

Nội dung:

• Tình trạng thành giường.

• Khả năng khóa bánh xe.

• Hướng dẫn sử dụng cho người bệnh.

Liên quan D2.5.3, D2.5.11, D2.5.12, D2.5.19.

4. Nhóm tài liệu cảnh báo và nhắc việc trực quan

4.1. Biển cảnh báo nguy cơ trượt ngã

Yêu cầu:

• Dễ nhìn, dễ hiểu.

• Đặt đúng vị trí nguy cơ.

• Không mang tính hình thức.

Phục vụ D2.5.7, D2.5.16, D2.5.17.

4.2. Tài liệu hướng dẫn an toàn cho người bệnh và người nhà

Hình thức:

• Tờ rơi,

• Áp phích,

• Hướng dẫn ngắn treo tại buồng bệnh.

Nội dung:

• Cách đi lại an toàn.

• Sử dụng tay vịn, thành giường.

• Gọi hỗ trợ khi cần.

5. Nhóm tài liệu liên quan đến cơ sở hạ tầng và thiết bị

5.1. Hồ sơ kỹ thuật về lan can, tay vịn, cửa sổ, ban công

Nội dung:

• Tiêu chuẩn an toàn áp dụng.

• Kết quả kiểm tra định kỳ.

Liên quan D2.5.9, D2.5.10, D2.5.15.

5.2. Hồ sơ mua sắm, cải tạo giường bệnh an toàn

• Tiêu chí lựa chọn giường có thành chắn.

• Biên bản nghiệm thu, đưa vào sử dụng.

6. Nhóm tài liệu đào tạo và truyền thông nội bộ

6.1. Tài liệu đào tạo phòng ngừa trượt ngã

Nội dung:

• Tình huống thực tế đã xảy ra (ẩn danh).

• Nhận diện nguy cơ tại khoa.

• Cách phòng ngừa cụ thể.

6.2. Tài liệu truyền thông an toàn người bệnh

• Bản tin an toàn.

• Chia sẻ bài học từ sự cố/near miss.

7. Nhóm tài liệu theo dõi, đánh giá và cải tiến

7.1. Biểu mẫu ghi nhận sự cố trượt ngã

• Thời gian, địa điểm.

• Đối tượng bị ngã.

• Nguyên nhân ban đầu.

Trong chương trình quản lý sự cố.

7.2. Báo cáo tổng hợp, phân tích trượt ngã định kỳ

Yêu cầu:

• Phân tích theo:

  • Thời gian,

  • Khu vực,

  • Nguyên nhân.

• Đề xuất biện pháp cải tiến.

Phục vụ D2.5.14, D2.5.20.

Trích xuất ra từ phần mềm Quản lý sự cố.

8. Nguyên tắc xây dựng và duy trì tài liệu D2.5

• Thực địa quyết định tài liệu, không sao chép máy móc.

• Ưu tiên ngắn – rõ – dùng được.

• Rà soát, cập nhật tối thiểu 1 lần/năm.

• Loại bỏ tài liệu không còn phù hợp.

Tóm lại, các tài liệu hệ thống quản lý cần có cho tiêu chí D2.5 gồm có:

1. Quy định/quy trình phòng ngừa nguy cơ trượt ngã.

2. Quy định đánh giá nguy cơ trượt ngã đối với người bệnh.

3. Bảng kiểm rà soát nguy cơ trượt ngã tại khoa/phòng.

4. Bảng kiểm an toàn giường bệnh, cáng, xe đẩy.

5. Biển cảnh báo, tài liệu nhắc việc trực quan.

6. Tài liệu hướng dẫn người bệnh và người nhà.

7. Hồ sơ kỹ thuật về hạ tầng, thiết bị an toàn.

8. Tài liệu đào tạo, truyền thông nội bộ.

9. Biểu mẫu ghi nhận, báo cáo và cải tiến sự cố trượt ngã.

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.