1. Các việc cần làm khi triển khai tiêu chí [C3.1]

Hệ thống CNTT bệnh viện thật sự phức tạp và sẽ ngày càng nhiều hơn, phức tạp hơn. Bệnh viện như một xã hội thu nhỏ, khi mọi thứ đều cần số hóa thì số lượng phần mềm và loại dữ liệu cũng sẽ tăng lên chóng mặt. Tiêu chí này giúp định hướng bệnh viện tổ chức hiệu quả quá trình này.

1.1. Đánh giá thực trạng hệ thống dữ liệu và thông tin y tế

Trước khi triển khai, bệnh viện cần nhìn thẳng vào thực trạng:

• Dữ liệu đang nằm ở đâu: phần mềm, hồ sơ giấy, Excel rời rạc hay phân tán ở từng khoa/phòng;

• Có bao nhiêu hệ thống đang tồn tại (HIS, LIS, PACS, phần mềm riêng lẻ…);

• Mức độ đầy đủ, chính xác, trùng lặp và khả năng khai thác dữ liệu;

• Các rủi ro hiện tại: mất dữ liệu, sai lệch, không đồng bộ, lộ thông tin người bệnh.

Đây là bước quan trọng nhất nhưng thường bị làm qua loa. Nếu đánh giá sai thực trạng, toàn bộ các bước sau sẽ thiếu hiệu quả.

1.2. Xác định danh mục dữ liệu y tế cần quản lý thống nhất

Bệnh viện cần xác định rõ “mình quản lý dữ liệu gì”, tránh tình trạng mỗi nơi một kiểu:

• Dữ liệu hành chính người bệnh;

• Dữ liệu chuyên môn (khám, điều trị, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, đơn thuốc);

• Dữ liệu quản lý (hoạt động khám chữa bệnh, chỉ số chất lượng, báo cáo);

• Dữ liệu phục vụ thanh toán, BHYT, thống kê.

Việc xác định này giúp chuẩn hóa phạm vi quản lý và là cơ sở để xây dựng hệ thống về sau.

Nhiều nhà lãnh đạo, quản lý muốn "tất cả trong một". Đây là điều không thể vì bản chất dữ liệu - luồng công việc rất khác nhau. Việc bệnh viện tồn tại nhiều phần mềm - thậm chí chạy độc lập - là không thể tránh khỏi.

Quan trọng nhất là sự ổn định, chứ không còn là đa năng nữa.

1.3. Chuẩn hóa quy trình thu thập và cập nhật dữ liệu

Sau khi xác định dữ liệu, cần chuẩn hóa cách tạo ra dữ liệu:

• Quy định rõ ai nhập dữ liệu, nhập ở bước nào trong quy trình;

• Thống nhất biểu mẫu, cấu trúc dữ liệu, cách ghi chép;

• Hạn chế nhập trùng, nhập lại nhiều lần;

• Quy định kiểm tra dữ liệu trước khi hoàn tất hồ sơ.

Điểm mấu chốt là: chất lượng dữ liệu được quyết định ngay tại thời điểm nhập liệu, không phải khi tổng hợp báo cáo.

Đây là một công việc thường xuyên bỏ qua!!! Làm theo theo thói quen hoặc ngầm hiểu/lồng ghép không rõ ràng trong các quy trình khác. Dựa trên 1.2 bệnh viên cần ban hành các quy định này.

Công việc này cũng hay bị giao cho 1 bộ phận, thiếu sự phối hợp và rất khó phối hợp vì các bộ phận đứng trên quan điểm - góc nhìn khác nhau và thường không có đủ kiến thức lĩnh vực người khác.

1.4. Thiết lập cơ chế quản lý và phân quyền dữ liệu

Dữ liệu y tế liên quan trực tiếp đến người bệnh, do đó cần kiểm soát chặt chẽ:

• Phân quyền truy cập theo chức năng (bác sĩ, điều dưỡng, hành chính, quản lý…);

• Quy định rõ ai được xem, sửa, khai thác dữ liệu;

• Thiết lập cơ chế ghi nhận truy cập, chỉnh sửa (log);

• Hạn chế tối đa việc sao chép dữ liệu ra ngoài không kiểm soát.

Bệnh viện cần coi dữ liệu là tài sản quan trọng, không phải chỉ là thông tin lưu trữ.

Dựa trên xác định của 1.2 sẽ tạo ma trận phân quyền phù hợp. Tránh ví sợ bảo mật mà giới hạn quyền tiếp cận. Kho dữ liệu này không được tiếp cận bởi những người cần sử dụng sẽ kéo bệnh viện đi xuống, không thể phát triển.

1.5. Tổ chức hệ thống lưu trữ và bảo vệ dữ liệu

Dù bệnh viện có CNTT mạnh hay chưa, vẫn phải đảm bảo:

• Dữ liệu được lưu trữ có hệ thống, dễ truy xuất;

• Có phương án sao lưu (backup) định kỳ;

• Có biện pháp phòng mất dữ liệu (lỗi hệ thống, virus, ransomware…);

• Có quy định lưu trữ hồ sơ giấy song song (nếu chưa chuyển đổi hoàn toàn).

Với bệnh viện tuyến huyện hoặc chưa đủ nguồn lực CNTT, vẫn có thể triển khai bằng các giải pháp đơn giản nhưng có kỷ luật.

Với nguyên tắc sao lưu dự phòng tối thiểu 3-2-1 và 7-4-12-5 hay cap cấp hơn, chi phí dành cho hoạt động 

Tham khảo thêm: Xây dựng hệ thống backup web và web app bệnh viện

• Bài 7. Nguyên tắc 3-2-1
• Bài 8. Nguyên tắc 7-4-12-5 (Retention Policy)
• Bài 9. Kết hợp 3-2-1 và 7-4-12-5 trong thực tế

Mặc dù vấn đề sao lưu dự phòng không đề cập trực tiếp trong tiêu chí. Nhưng đây là yêu cầu bắt buộc mới thỏa mãn được các yêu cầu - đầu ra cuối cùng của tiêu chí. Bệnh viện cần tham khảo các bộ tiêu chuẩn chuyên sâu khác.

1.6. Kết nối dữ liệu với hoạt động quản lý và chuyên môn

Một hệ thống dữ liệu chỉ có ý nghĩa khi được sử dụng.

Bệnh viện cần:

• Sử dụng dữ liệu để lập báo cáo quản lý định kỳ;

• Phân tích dữ liệu để phát hiện vấn đề (quá tải, sai sót, thời gian chờ…);

• Cung cấp thông tin cho lãnh đạo bệnh viện phục vụ điều hành;

• Kết nối dữ liệu với các hoạt động cải tiến chất lượng.

Nếu dữ liệu chỉ dùng để “báo cáo lên trên”, tiêu chí C3.1 chưa đạt đúng bản chất.

1.7. Đào tạo và thay đổi nhận thức nhân viên y tế

Một trong những rào cản lớn nhất không phải là công nghệ mà là con người.

Bệnh viện cần:

• Giải thích rõ ý nghĩa của việc quản lý dữ liệu đối với an toàn người bệnh và quản lý;

• Đào tạo cách nhập, sử dụng và bảo mật thông tin;

• Gắn trách nhiệm dữ liệu với trách nhiệm chuyên môn;

• Đưa nội dung này vào kiểm tra, giám sát thường xuyên.

Khi nhân viên coi việc nhập và quản lý dữ liệu là “việc phụ”, hệ thống sẽ không thể vận hành hiệu quả.

1.8. Triển khai từng bước, phù hợp với nguồn lực

Không nên triển khai đồng loạt toàn bộ hệ thống ngay từ đầu.

Khuyến nghị:

• Bệnh viện tuyến huyện: bắt đầu từ quản lý dữ liệu khám bệnh, hồ sơ bệnh án, thống kê cơ bản;

• Bệnh viện tuyến tỉnh: mở rộng sang tích hợp xét nghiệm, dược, báo cáo chất lượng;

• Bệnh viện tuyến trung ương: tiến tới tích hợp dữ liệu liên thông, phân tích dữ liệu nâng cao.

Nguyên tắc là: làm đúng – làm chắc – rồi mới mở rộng.

Với một số bệnh viện cần cả nguyên tắc: không thay đổi quá nhiều phần mềm!!! Việc thay đổi phần mềm thật sự không đơn giản và gây rất nhiều hệ lụy. Tổ chức đứng trước rủi ro khó kiểm soát cả với dữ liệu cũ, hoạt động hiện tại và tương lai.

1.9. Thiết lập cơ chế giám sát và cải tiến dữ liệu

Sau khi triển khai, cần duy trì kiểm soát:

• Kiểm tra định kỳ chất lượng dữ liệu;

• Phát hiện lỗi nhập liệu, sai lệch;

• Đánh giá mức độ sử dụng dữ liệu;

• Điều chỉnh quy trình khi có bất cập.

Quản lý dữ liệu không phải là hoạt động “làm một lần”, mà là quá trình liên tục.

Triển khai tiêu chí C3.1 không phải là “triển khai phần mềm”, mà là: Xây dựng cách bệnh viện tạo ra, quản lý và sử dụng thông tin y tế một cách có hệ thống.

Nếu làm đúng ngay từ các bước nền tảng:

• Dữ liệu sẽ trở thành công cụ hỗ trợ chuyên môn;

• Thông tin sẽ phục vụ quản lý và ra quyết định;

• Bệnh viện có nền tảng vững chắc để phát triển các ứng dụng CNTT ở tiêu chí C3.2.

Ngược lại, nếu bỏ qua các bước này, mọi hệ thống CNTT sau đó sẽ chỉ là hình thức và khó duy trì lâu dài.