1. Khi khoa phòng muốn làm… nhưng không biết bắt đầu từ đâu

Trong mỗi lần đi kiểm tra 5S hay đánh giá chất lượng tại một khoa phòng, tôi thường gặp những ánh mắt vừa háo hức, vừa ngần ngại. Họ muốn làm, thật sự muốn. Nhưng lại:

• Không biết bắt đầu từ đâu.

• Không biết làm thế nào mới là đúng.

• Sợ làm sai, sợ bị nhắc nhở.

• Không biết thứ nào không cần, và nếu bỏ thì đưa cho ai?

• Phòng chức năng muốn giúp khoa nhưng cũng không biết sẽ giúp thế nào?

Và hơn hết, họ… rất bận. Công việc chuyên môn luôn là lõi của mỗi khoa phòng, là trung tâm vận hành của bệnh viện – và đó cũng là đối tượng mà người làm QLCL chúng ta đang hướng tới để hỗ trợ, không phải để “quản lý”.

2. Nỗi áp lực vô hình và sự ngần ngại thường trực

Trong lúc bác sĩ, điều dưỡng, hộ lý còn đang xoay tròn trong tua trực, bảng công việc, chỉ tiêu chuyên môn – thì từ ban giám đốc lại truyền xuống một yêu cầu quen thuộc: “Triển khai 5S toàn viện, phải làm tốt!”

Rồi họ thấy người của phòng QLCL đi kiểm tra, đi nhắc nhở, đi chụp ảnh lỗi sai… và đôi lúc, tôi nghe được những lời thì thầm:

“Sao phòng này lại bày thế này?”
“Sao hộp thuốc lại chưa dán nhãn?”

Tôi đã từng chạnh lòng. Đôi khi thấy… xấu hổ.

3. Chuẩn hóa: Chìa khóa để họ “chỉ việc làm theo”

Nếu 5S là một triết lý, thì để hiện thực hóa nó cần hành động cụ thể, đồng bộ, và dễ làm theo. Mỗi khoa có đặc thù riêng, nhưng cũng có nhiều điểm giống nhau. Vậy tại sao chúng ta không chủ động chuẩn hóa?

• Tủ thuốc trực: 10 khoa, 9 kiểu. Tại sao khoa Dược không làm một mẫu chuẩn, rồi hướng dẫn các khoa còn lại?

• Phòng bệnh nội trú: Ai cũng có buồng bệnh, cũng có bảng ghi chú. Sao phòng Điều dưỡng không chuẩn hóa để họ cứ thế triển khai?

• Công tác vệ sinh: Khoa nào cũng phải lau, khử khuẩn. Sao khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn không tạo ra checklist mẫu để hộ lý làm theo?

Khi mọi thứ đã có mẫu, có hướng dẫn, có người đầu mối hỗ trợ – người làm chuyên môn sẽ dễ bắt đầu, dễ duy trì, và không còn thấy 5S là gánh nặng.

4. 5S toàn viện: Phải đi ngược từ S5 về S1

Ai cũng quen với trình tự 5S:
S1 – Sàng lọc, S2 – Sắp xếp, S3 – Kiểm tra, vệ sinh, S4 – Chuẩn hóa, S5 – Duy trì.

Nhưng khi triển khai toàn viện, đôi khi chúng ta phải đi ngược lại: từ S5 về S1.

• Giám đốc đã cam kết – đó là S5.

• Vấn đề còn lại là trách nhiệm của QLCL – chúng ta phải tạo ra hệ thống (S4), hỗ trợ các khoa (S3), xây công cụ và biểu mẫu (S2), để họ dễ dàng xác định cái cần và cái không cần (S1).

Nếu QLCL triển khai không đúng cách, không đi từ nhu cầu thực tế, không hỗ trợ cụ thể – thì các khoa sẽ rất khó để làm theo, dù… họ thật sự muốn còn hơn chính chúng ta.

Giúp họ dễ làm, chứ không chỉ “ép làm”

Một bệnh viện 5S thành công không phải là nơi phòng QLCL đi nhắc nhở liên tục, mà là nơi các khoa tự giác giữ gìn và cải tiến – vì họ thấy nó giúp ích, chứ không phải bắt buộc.

Và để được như vậy, chúng ta – những người làm QLCL – cần đứng cùng họ, không phải ở trên họ. Hãy giúp họ bắt đầu, giúp họ chuẩn hóa, giúp họ thấy 5S không khó, chỉ cần… có người đi cùng.

Bắt đầu từ chính các khoa phòng đầu mối (dược, kiểm soát nhiễm khuẩn, phòng chức năng, ...) để chuẩn chỉnh tài liệu đã. Lưu ý: đối tượng và công việc của khoa là NGƯỜI BỆNH. Nên chuẩn hóa cách làm cho họ để họ có nhiều thời gian hơn cho người bệnh.