Phân loại biểu mẫu trong bệnh viện theo cách cách, các mục đích

Trong bệnh viện, biểu mẫu (forms) được sử dụng rất nhiều trong quản lý, chuyên môn và hành chính. Để kiểm soát hiệu quả, cần phân loại biểu mẫu theo nhiều cách khác nhau, tùy theo mục đích quản lý. Dưới đây là các cách phân loại thường dùng trong hệ thống quản lý bệnh viện.

1. Phân loại theo mục đích sử dụng

Đây là cách phân loại phổ biến và dễ quản lý nhất.

Trong thời gian tới, nhóm sẽ làm chuyên đề sâu về các biểu mẫu sử dụng trong bệnh viện. Và sử dụng cách phân loại này.

1.1. Biểu mẫu chuyên môn khám chữa bệnh

Sử dụng trực tiếp trong hoạt động chẩn đoán, điều trị và chăm sóc người bệnh.

Ví dụ:

• Hồ sơ bệnh án

• Phiếu khám bệnh

• Phiếu chỉ định xét nghiệm

• Phiếu điều trị

• Phiếu theo dõi điều trị

• Phiếu chăm sóc điều dưỡng

• Phiếu hội chẩn

• Phiếu phẫu thuật – thủ thuật

• Phiếu theo dõi sau mổ

• Phiếu truyền máu

Đặc điểm:

• Phải tuân theo quy định của Bộ Y tế

• Là thành phần hồ sơ bệnh án

--> Sử dụng ngay mã của BYT đã ban hành kèm theo.

1.2. Biểu mẫu quản lý chất lượng và an toàn người bệnh

Phục vụ hoạt động cải tiến chất lượng.

Ví dụ:

• Phiếu báo cáo sự cố y khoa

• Phiếu khảo sát hài lòng người bệnh

• Phiếu đánh giá 5S

• Phiếu đánh giá tuân thủ quy trình

• Bảng kiểm kỹ thuật

• Biên bản phân tích nguyên nhân sự cố

--> Một số biểu mẫu do BYT ban hành, có thể dùng chính mã số đó. Hoặc có thể dùng số CV ban hành để đặt tên cho biểu mẫu. Tùy vào quy định đánh mã của bệnh viện trong Quy trình số 1.

1.3. Biểu mẫu hành chính – quản lý

Sử dụng trong hoạt động quản lý nội bộ.

Ví dụ:

• Tờ trình

• Đề xuất

• Biên bản họp

• Kế hoạch công tác

• Báo cáo định kỳ

• Phiếu giao việc

• Phiếu đề nghị sửa chữa

--> Hầu hết do bệnh viện ban hành trong quy trình nội bộ. Đính kèm quy trình sử dụng cho quy trình.

1.4. Biểu mẫu nhân sự

Phục vụ quản lý cán bộ.

Ví dụ:

• Phiếu đánh giá nhân viên

• Phiếu đăng ký đào tạo

• Phiếu xin nghỉ phép

• Phiếu đánh giá thi đua

• Phiếu đề nghị khen thưởng – kỷ luật

--> Hầu hết do bệnh viện ban hành trong quy trình nội bộ. Đính kèm quy trình sử dụng cho quy trình.

Một số biểu mẫu có thể do cơ quan quản lý ban hành. Sử dụng mã hoặc đánh mã theo cơ quan quản lý.

1.5. Biểu mẫu tài chính – kế toán

Sử dụng trong quản lý tài chính.

Ví dụ:

• Phiếu đề nghị thanh toán

• Phiếu tạm ứng

• Phiếu chi

• Phiếu thu

• Bảng kê chi phí

--> Thuờng có mã của cơ quan quản lý.

1.6. Biểu mẫu vật tư – trang thiết bị

Quản lý vật tư và thiết bị y tế.

Ví dụ:

• Phiếu đề nghị cấp vật tư

• Phiếu nhập kho

• Phiếu xuất kho

• Phiếu bảo trì thiết bị

• Biên bản kiểm kê

--> Hầu hết do bệnh viện ban hành trong quy trình nội bộ. Đính kèm quy trình sử dụng cho quy trình.

Một số biểu mẫu có thể do cơ quan quản lý ban hành. Sử dụng mã hoặc đánh mã theo cơ quan quản lý.

2. Phân loại theo vị trí trong quy trình

Trong hệ thống quản lý chất lượng (ISO hoặc quản lý quy trình), biểu mẫu được phân loại theo giai đoạn sử dụng.

2.1. Biểu mẫu đầu vào

Dùng để thu thập thông tin ban đầu

Ví dụ:

• Phiếu đăng ký khám bệnh

• Phiếu tiếp nhận bệnh nhân

• Phiếu khai thác thông tin người bệnh

2.2. Biểu mẫu thực hiện

Dùng trong quá trình thực hiện công việc

Ví dụ:

• Phiếu điều trị

• Phiếu chăm sóc

• Bảng kiểm kỹ thuật

• Phiếu kiểm tra thiết bị

2.3. Biểu mẫu kiểm tra – giám sát

Dùng để đánh giá tuân thủ

Ví dụ:

• Phiếu kiểm tra nội bộ

• Phiếu giám sát quy trình

• Phiếu đánh giá khoa phòng

2.4. Biểu mẫu kết quả – báo cáo

Dùng để tổng hợp và báo cáo

Ví dụ:

• Báo cáo tháng

• Báo cáo sự cố

• Báo cáo hoạt động khoa

3. Phân loại theo tính pháp lý

Quan trọng trong quản lý hồ sơ.

3.1. Biểu mẫu pháp lý bắt buộc

Phải theo quy định của Bộ Y tế.

Ví dụ:

• Hồ sơ bệnh án

• Phiếu cam kết phẫu thuật

• Phiếu đồng ý truyền máu

3.2. Biểu mẫu nội bộ

Do bệnh viện tự ban hành.

Ví dụ:

• Phiếu đánh giá nội bộ

• Phiếu khảo sát hài lòng

• Bảng kiểm quy trình

4. Phân loại theo phạm vi sử dụng

4.1. Biểu mẫu toàn viện

Áp dụng cho tất cả các khoa phòng.

Ví dụ:

• Phiếu báo cáo sự cố

• Phiếu đề nghị sửa chữa

• Phiếu khảo sát hài lòng

4.2. Biểu mẫu chuyên khoa

Chỉ sử dụng tại một khoa.

Ví dụ:

• Bảng theo dõi gây mê

• Phiếu theo dõi sản khoa

• Phiếu theo dõi ICU

5. Phân loại theo hình thức

5.1. Biểu mẫu giấy

In ra và ghi tay.

5.2. Biểu mẫu điện tử

• HIS

• EMR

• Webform

• App

6. Phân loại theo vai trò trong hệ thống tài liệu

Trong hệ thống quản lý chất lượng, biểu mẫu thường là tài liệu cấp thấp nhất.

Cấu trúc tài liệu:

Biểu mẫu là công cụ để:

• ghi nhận bằng chứng thực hiện quy trình

7. Cách phân loại thực tế dễ quản lý nhất cho bệnh viện

Trong thực tế, nhiều bệnh viện chọn hệ thống sau:

• Nhóm 1. Biểu mẫu hồ sơ bệnh án
• Nhóm 2. Biểu mẫu chuyên môn ngoài HSBA
• Nhóm 3. Biểu mẫu quản lý chất lượng
• Nhóm 4. Biểu mẫu hành chính – quản lý
• Nhóm 5. Biểu mẫu tài chính – vật tư – nhân sự

Biểu mẫu trong bệnh viện có thể phân loại theo nhiều cách:

1. Theo mục đích sử dụng

2. Theo giai đoạn trong quy trình

3. Theo tính pháp lý

4. Theo phạm vi sử dụng

5. Theo hình thức (giấy / điện tử)

Trong quản lý thực tế, nên kết hợp nhiều tiêu chí phân loại để dễ kiểm soát.