Tôi phải đưa luôn số lượng biểu mẫu vào tên bài viết này. Vì muốn nhấn mạnh rằng, số lượng biểu mẫu là rất lớn. Bạn cần chuẩn bị tinh thần, sẵn sàng cho việc quản lý các biểu mẫu này. Cũng cân nhắc dùng phần mềm quản lý tài liệu (quy trình) nhé.

Phần mềm Tài liệu hệ thống quản lý (Quy trình)

Trong bệnh viện, tổng số biểu mẫu thường rất lớn (500–1000 biểu mẫu) vì bao gồm cả biểu mẫu chuyên môn, quản lý, hành chính, tài chính, kỹ thuật…. Để kiểm soát hiệu quả, nên xây dựng Danh mục biểu mẫu chuẩn toàn bệnh viện theo nhóm chức năng. Dưới đây là cấu trúc danh mục thực tế thường gặp.

1. Nhóm biểu mẫu hồ sơ bệnh án (HSBA)

Đây là nhóm lớn nhất và bắt buộc theo quy định của Bộ Y tế.

Số lượng: 80–200 biểu mẫu

Ví dụ:

Khám bệnh

• Phiếu khám bệnh

• Phiếu khám cấp cứu

• Phiếu khám chuyên khoa

• Phiếu sàng lọc ban đầu

Điều trị

• Phiếu điều trị

• Phiếu theo dõi điều trị

• Phiếu chỉ định dịch truyền

• Phiếu theo dõi dấu hiệu sinh tồn

Điều dưỡng

• Phiếu chăm sóc

• Phiếu chăm sóc cấp 2

• Phiếu chăm sóc cấp 3

• Phiếu bàn giao người bệnh

Phẫu thuật – thủ thuật

• Phiếu hội chẩn phẫu thuật

• Phiếu gây mê hồi sức

• Bảng kiểm an toàn phẫu thuật

• Phiếu theo dõi sau mổ

Cận lâm sàng

• Phiếu chỉ định xét nghiệm

• Phiếu trả kết quả xét nghiệm

• Phiếu chẩn đoán hình ảnh

Cam kết – pháp lý

• Phiếu đồng ý phẫu thuật

• Phiếu đồng ý truyền máu

• Phiếu cam kết điều trị

Nhóm sẽ đưa danh sách này lên trong thời gian tới. Bạn có thể tham khảo: Biểu mẫu hồ sơ bệnh án

2. Nhóm biểu mẫu quản lý chất lượng và an toàn người bệnh

Số lượng: 80–150 biểu mẫu

Ví dụ:

Quản lý sự cố

• Phiếu báo cáo sự cố y khoa

• Phiếu báo cáo sự cố thuốc

• Phiếu báo cáo tai biến thiết bị

• Có thể mix vào làm một. Dựa vào các param/ngữ cảnh để ẩn/hiển các field đặc thù tương ứng.

Đánh giá tuân thủ

• Phiếu giám sát quy trình

• Phiếu đánh giá tuân thủ kỹ thuật

• Phiếu đánh giá thực hiện 5S

Nhóm này rất nhiều. Các quy trình quan trọng đều cần 1 bảng kiểm (1 biểu mẫu) để đánh giá.

Khảo sát

• Khảo sát hài lòng người bệnh nội trú

• Khảo sát hài lòng ngoại trú

• Khảo sát nhân viên y tế

Ngoài các khảo sát chung theo quy định của BYT, SYT, bệnh viện cũng có thể có các mẫu riêng.

Cải tiến chất lượng

• Phiếu đề xuất cải tiến

• Phiếu theo dõi dự án cải tiến

• Phiếu phân tích nguyên nhân sự cố (RCA)

3. Nhóm biểu mẫu quản lý chuyên môn

Số lượng: 80–150 biểu mẫu

Ví dụ:

Hội chẩn

• Biên bản hội chẩn khoa

• Biên bản hội chẩn liên khoa

• Biên bản hội chẩn phẫu thuật

Kiểm tra chuyên môn

• Phiếu kiểm tra hồ sơ bệnh án

• Phiếu đánh giá thực hành lâm sàng

• Phiếu đánh giá tuân thủ phác đồ

Đào tạo

• Phiếu đăng ký đào tạo

• Phiếu đánh giá sau đào tạo

• Phiếu theo dõi đào tạo liên tục (CME)

4. Nhóm biểu mẫu điều dưỡng

Số lượng: 50–120 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu bàn giao ca trực

• Phiếu đánh giá nguy cơ té ngã

• Phiếu đánh giá nguy cơ loét tỳ đè

• Phiếu theo dõi đau

• Phiếu theo dõi dinh dưỡng

• Phiếu chăm sóc catheter

• Phiếu kiểm tra thuốc tủ trực

5. Nhóm biểu mẫu kiểm soát nhiễm khuẩn

Số lượng: 40–80 biểu mẫu

Ví dụ:

Giám sát

• Phiếu giám sát vệ sinh tay

• Phiếu giám sát tiệt khuẩn

• Phiếu giám sát sử dụng kháng sinh

Theo dõi nhiễm khuẩn

• Phiếu theo dõi nhiễm khuẩn bệnh viện

• Phiếu báo cáo nhiễm khuẩn vết mổ

Kiểm tra môi trường

• Phiếu kiểm tra buồng bệnh

• Phiếu kiểm tra khu tiệt khuẩn

6. Nhóm biểu mẫu xét nghiệm

Số lượng: 40–100 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu nhận mẫu xét nghiệm

• Phiếu từ chối mẫu

• Phiếu kiểm soát chất lượng nội bộ

• Phiếu kiểm tra thiết bị xét nghiệm

• Phiếu hiệu chuẩn thiết bị

7. Nhóm biểu mẫu chẩn đoán hình ảnh

Số lượng: 20–50 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu chỉ định chụp CT

• Phiếu chỉ định MRI

• Phiếu chỉ định siêu âm

• Phiếu kiểm tra máy X-quang

8. Nhóm biểu mẫu dược

Số lượng: 40–80 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu lĩnh thuốc

• Phiếu trả thuốc

• Phiếu theo dõi ADR

• Phiếu kiểm tra tủ thuốc

• Phiếu kiểm kê thuốc

9. Nhóm biểu mẫu vật tư – trang thiết bị

Số lượng: 40–80 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu đề nghị cấp vật tư

• Phiếu nhập kho

• Phiếu xuất kho

• Phiếu bảo trì thiết bị

• Phiếu kiểm kê thiết bị

10. Nhóm biểu mẫu nhân sự

Số lượng: 40–80 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu đánh giá viên chức

• Phiếu đăng ký đào tạo

• Phiếu xin nghỉ phép

• Phiếu đề nghị khen thưởng

• Phiếu kỷ luật

11. Nhóm biểu mẫu tài chính – kế toán

Số lượng: 40–80 biểu mẫu

Ví dụ:

• Phiếu đề nghị thanh toán

• Phiếu tạm ứng

• Phiếu thu

• Phiếu chi

• Bảng kê chi phí

12. Nhóm biểu mẫu hành chính – quản trị

Số lượng: 40–100 biểu mẫu

Ví dụ:

• Tờ trình

• Biên bản họp

• Kế hoạch công tác

• Báo cáo định kỳ

• Phiếu đề nghị sửa chữa

• Phiếu đề nghị mua sắm

13. Tổng số biểu mẫu trong bệnh viện

Tổng hợp các nhóm:

Tổng cộng:

≈ 500 – 1000 biểu mẫu

14. Cấu trúc danh mục biểu mẫu chuẩn

Danh mục quản lý nên có các cột:

Ví dụ:

15. Một nguyên tắc rất quan trọng

Một sai lầm phổ biến:

Mỗi khoa tự tạo biểu mẫu riêng → bệnh viện có hàng nghìn biểu mẫu trùng lặp.

Giải pháp:

• chuẩn hóa biểu mẫu toàn viện

• mỗi loại biểu mẫu chỉ có một mẫu chuẩn

• các khoa sử dụng chung

Một bệnh viện quy mô trung bình thường có khoảng:

500–1000 biểu mẫu, chia thành khoảng 10–12 nhóm chức năng:

1. Hồ sơ bệnh án

2. Quản lý chất lượng

3. Quản lý chuyên môn

4. Điều dưỡng

5. Kiểm soát nhiễm khuẩn

6. Xét nghiệm

7. Chẩn đoán hình ảnh

8. Dược

9. Vật tư – thiết bị

10. Nhân sự

11. Tài chính

12. Hành chính