Đây là một hệ thống mã hóa biểu mẫu toàn bệnh viện theo hướng đơn giản, dễ triển khai, dễ tra cứu, dễ mở rộng, phù hợp để gắn với quy trình, kiểm soát phiên bản và quản lý tài liệu.

1. Mục tiêu của mã hóa biểu mẫu

Mã biểu mẫu cần giúp trả lời nhanh 4 câu hỏi:

1. Đây là loại tài liệu nào trong tài liệu hệ thống (thường là BM)

2. Thuộc đơn vị/nhóm nào: tên viết tắt của khoa phòng (Vi dụ KHTH)

3. Liên quan đến quy trình nào: Nếu thêm tham số này thường mã sẽ bị dài. Có thể sử dụng nếu như muốn kế thừa mã số của cơ quan quản lý. Ví dụ BM.TT43.1

4. Số thứ tự của loại tài liệu này (biểu mẫu) trong khoa phòng. Có thể để tham số này ở đầu thay vì ở cuối. Ví dụ 1.BM.QLCL thay vì BM.QLCL.1

   Số thứ tự có thể để có 3 số hoặc số tăng dần. (001 thay vì 1).

Một hệ thống mã tốt phải bảo đảm:

• Không trùng lặp

• Nhìn vào là hiểu cơ bản

• Dễ sắp xếp

• Dễ áp dụng cho cả bản giấy và bản điện tử: do đó dùng đấu chấm để ngăn cách thay vì dấu - hay dấu /

• Dễ quản lý khi sửa đổi

2. Nguyên tắc chung

Nên thống nhất dùng cấu trúc:

[Số thứ tự].BM.[Nhóm/Đơn vị]

hoặc

BM.[Nhóm/Đơn vị].[Số thứ tự]

Ví dụ:

• BM.QLCL.001

• BM.KHTH.015

• BM.DD.023

• BM.KSNK.012

Trong đó:

• BM = Biểu mẫu

• QLCL / KHTH / DD... = đầu mối hoặc nhóm chuyên môn

• 001 / 015 / 023... = số thứ tự duy nhất hoặc có thể dùng 1/12/123 không có số 0 đằng trước.

Đây là cấu trúc nền tảng, dễ dùng nhất.

3. Cách thiết kế mã biểu mẫu

Phương án 1: Mã theo đơn vị quản lý

Đây là cách thực tế, dễ triển khai nhất.

Cấu trúc

BM.[Mã đơn vị].[Số thứ tự]

Ví dụ:

• BM.QLCL.001 – Phiếu báo cáo sự cố

• BM.QLCL.002 – Phiếu đánh giá tuân thủ quy trình

• BM.KHTH.001 – Phiếu hội chẩn

• BM.DD.001 – Phiếu bàn giao người bệnh

• BM.KSNK.001 – Phiếu giám sát vệ sinh tay

• BM.TCCB.001 – Phiếu đánh giá viên chức

• BM.TCKT.001 – Phiếu đề nghị thanh toán

Ưu điểm

• Dễ phân công đầu mối quản lý

• Dễ giao từng phòng rà soát danh mục biểu mẫu

• Phù hợp với bệnh viện chưa quản lý tài liệu chặt

Hạn chế

• Cùng một quy trình có thể có nhiều biểu mẫu nằm ở nhiều đầu mối khác nhau

Phương án 2: Mã theo nhóm nghiệp vụ

Phù hợp khi bệnh viện muốn quản lý biểu mẫu theo bản chất sử dụng.

Cấu trúc

BM.[Nhóm nghiệp vụ].[Số thứ tự]

Ví dụ nhóm:

• BM.HSBA.001 – biểu mẫu hồ sơ bệnh án

• BM.CM.001 – biểu mẫu chuyên môn

• BM.QLCL.001 – biểu mẫu quản lý chất lượng

• BM.HC.001 – biểu mẫu hành chính

• BM.NS.001 – biểu mẫu nhân sự

• BM.TC.001 – biểu mẫu tài chính

• BM.VT.001 – biểu mẫu vật tư

• BM.TB.001 – biểu mẫu trang thiết bị

Ví dụ:

• BM.HSBA.001 – Phiếu điều trị

• BM.HSBA.002 – Phiếu chăm sóc

• BM.QLCL.003 – Phiếu khảo sát hài lòng người bệnh

• BM.HC.005 – Biên bản họp khoa

• BM.TB.008 – Phiếu bảo trì thiết bị

Ưu điểm

• Rõ bản chất biểu mẫu

• Thuận lợi cho phân loại danh mục toàn viện

Hạn chế

• Cần thống nhất từ đầu rất chặt để tránh chồng lấn giữa “CM”, “HSBA”, “QLCL”

Phương án 3: Mã theo quy trình liên quan

Đây là cách quản lý chuẩn hệ thống tài liệu.

Cấu trúc

BM.[Mã quy trình].[Số biểu mẫu]

Ví dụ:

• Quy trình tiếp nhận người bệnh: QT.KBCB.001

• Biểu mẫu trong quy trình đó:

  • BM.KBCB.001.01

  • BM.KBCB.001.02

Hoặc đơn giản hơn:

• BM.QT01.01

• BM.QT01.02

Ví dụ:

• BM.KHAM.001 – Phiếu sàng lọc ban đầu

• BM.KHAM.002 – Phiếu tiếp nhận khám bệnh

• BM.PTTT.001 – Bảng kiểm an toàn phẫu thuật

• BM.PTTT.002 – Phiếu xác nhận trước mổ

Ưu điểm

• Gắn rất chặt với quy trình

• Phù hợp ISO, audit, kiểm soát tài liệu

Hạn chế

• Khó áp dụng nếu bệnh viện chưa chuẩn hóa hệ thống quy trình

• Khi đổi mã quy trình thì kéo theo biểu mẫu

• Khi biểu mẫu có thể thuộc nhiều quy trình

4. Khuyến nghị thực tế cho bệnh viện

Đối với đa số bệnh viện, nên dùng mô hình kết hợp:

Mã chính

BM.[Đơn vị đầu mối].[Số thứ tự]

hoặc

[Số thứ tự].BM.[Đơn vị đầu mối]

Mình thích cách thứ 2 hơn, nhưng cách 1 hay được các đơn vị sử dụng.

Cách 2 là cách đánh mã số của các công văn. Ví dụ: Quyết định 1701/QĐ-BYT năm 2023 về Kế hoạch triển khai thi hành Luật Khám bệnh, chữa bệnh 15/2023/QH15 do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành hoặc có thêm tham số năm Nghị định 96/2023/NĐ-CP hướng dẫn Luật Khám bệnh, chữa bệnh

Thông tin quản lý kèm theo

Ngoài mã chính, trong danh mục phải có thêm các cột. Nhiều đơn vị sử dụng mã số khá dài do họ thêm một số param như dưới đây:

• Tên biểu mẫu

• Đơn vị đầu mối

• Nhóm biểu mẫu

• Quy trình liên quan

• Phiên bản

• Ngày ban hành

• Tình trạng hiệu lực

Đây là cách dễ làm nhất, không làm mã quá dài nhưng vẫn quản lý đủ.

5. Bộ mã viết tắt gợi ý cho toàn bệnh viện

Có thể quy ước như sau:

Khối quản lý chung

• BGD – Ban giám đốc

• QLCL – Quản lý chất lượng

• KHTH – Kế hoạch tổng hợp

• TCCB – Tổ chức cán bộ

• TCKT – Tài chính kế toán

• HCQT – Hành chính quản trị

• CNTT – Công nghệ thông tin

• VTTB – Vật tư thiết bị

• PDD – Điều dưỡng để phân biệt với Khoa dinh dưỡng - KDD

• CTXH – Công tác xã hội

Khối chuyên môn

• KBCB – Khám bệnh

• NOI – Nội

• NGOAI – Ngoại

• SAN – Sản

• NHI – Nhi

• GMHS – Gây mê hồi sức

• CC – Cấp cứu

• ICU – Hồi sức tích cực

• XN – Xét nghiệm

• CĐHA – Chẩn đoán hình ảnh

• DUOC – Dược

• KSNK – Kiểm soát nhiễm khuẩn

• KDD – Dinh dưỡng

Bệnh viện chỉ cần chọn một danh mục viết tắt thống nhất và ban hành kèm quy định.

6. Cấu trúc đầy đủ trên từng biểu mẫu

Trên đầu mỗi biểu mẫu nên có tối thiểu:

• Mã biểu mẫu: BM.QLCL.001

• Tên biểu mẫu

• Lần ban hành/phiên bản: Ver.1.0

• Ngày ban hành

• Trang: 1/2 {không nên dùng, vì header/footer có đánh tự động rồi. Dễ thiêu số thể thức chỗ này nếu quy định)

Ví dụ trình bày:

• Mã số: BM.QLCL.001

• Tên: Phiếu báo cáo sự cố y khoa

• Phiên bản: 2.0

• Ngày ban hành: 10/03/2026

7. Cách đánh số thứ tự

Nên dùng 3 chữ số từ đầu:

• 001

• 002

• 003

Không nên dùng:

• 1

• 2

• 3

vì sau này khó sắp xếp.

Nếu số lượng lớn, có thể dùng 4 chữ số:

• 0001

• 0002

Nhưng với đa số bệnh viện, 3 chữ số cho từng nhóm là đủ.

8. Quản lý phiên bản

Mã biểu mẫu không đổi khi sửa nội dung nhỏ. Chỉ đổi phiên bản.

Ví dụ:

• Mã: BM.KSNK.004

• Phiên bản cũ: Ver.1.0

• Phiên bản mới: Ver.2.0

Không nên đổi thành:

• BM.KSNK.004A

• BM.KSNK.004B

Cách này dễ loạn.

Quy tắc gợi ý

• 1.0 – ban hành lần đầu

• 1.1 – chỉnh sửa nhỏ

• 2.0 – sửa đổi lớn

9. Mẫu danh mục kiểm soát biểu mẫu toàn viện

Nên lập một file Excel hoặc phần mềm quản lý với các cột sau:

1. STT

2. Mã biểu mẫu

3. Tên biểu mẫu

4. Nhóm biểu mẫu

5. Đơn vị soạn thảo

6. Đơn vị quản lý đầu mối

7. Quy trình liên quan

8. Phiên bản hiện hành

9. Ngày ban hành

10. Tình trạng hiệu lực

11. Hình thức sử dụng

12. Ghi chú

Ví dụ:

Phần mềm quản lý tài liệu (quy trình) có đầy đủ các field và có thể trích xuất danh sách này. Tham khảo thêm https://clbv.vn/ap-dung-cntt-trong-quan-tri-benh-vien-va-quan-ly-chat-luong/tai-lieu-he-thong-quan-ly-quy-trinh 

10. Khuyến nghị phân tầng quản lý mã

Cấp 1: Biểu mẫu pháp lý bắt buộc của Bộ Y tế

Những biểu mẫu bắt buộc theo quy định nhà nước có thể:

• giữ nguyên tên pháp lý

• nhưng vẫn gán mã nội bộ để quản lý

Ví dụ:

• Phiếu điều trị theo TT 32/2023/TT-BYT

• mã nội bộ: BM.HSBA.001

Cấp 2: Biểu mẫu nội bộ bệnh viện

Bệnh viện tự xây dựng thì mã hóa hoàn toàn theo hệ thống trên.

11. Mô hình nên áp dụng cho bệnh viện

Tôi khuyến nghị bệnh viện dùng chuẩn này:

Cấu trúc mã

BM.[MÃ ĐẦU MỐI].[SỐ THỨ TỰ]

Ví dụ:

• BM.QLCL.001

• BM.KHTH.001

• BM.PDD.001

• BM.KSNK.001

• BM.TCKT.001

Quản lý kèm theo

Trong danh mục điện tử, bổ sung:

• Nhóm mục đích sử dụng

• Quy trình liên quan

• Phiên bản

• Hiệu lực

Đây là phương án đủ chặt để quản lý, nhưng không quá phức tạp để triển khai.

12. Một số ví dụ hoàn chỉnh

Nhóm quản lý chất lượng

• BM.QLCL.001 – Phiếu báo cáo sự cố y khoa

• BM.QLCL.002 – Phiếu khảo sát hài lòng người bệnh ngoại trú

• BM.QLCL.003 – Phiếu đánh giá tuân thủ quy trình

Nhóm kế hoạch tổng hợp

• BM.KHTH.001 – Phiếu hội chẩn

• BM.KHTH.002 – Báo cáo hoạt động khoa phòng tháng

• BM.KHTH.003 – Phiếu chuyển khoa

Nhóm điều dưỡng

• BM.PDD.001 – Phiếu bàn giao người bệnh

• BM.PDD.002 – Bảng kiểm chăm sóc người bệnh nguy cơ té ngã

Nhóm kiểm soát nhiễm khuẩn

• BM.KSNK.001 – Phiếu giám sát vệ sinh tay

• BM.KSNK.002 – Phiếu theo dõi tiệt khuẩn dụng cụ

Nhóm tài chính kế toán

• BM.TCKT.001 – Phiếu đề nghị thanh toán

• BM.TCKT.002 – Phiếu tạm ứng

13. Những lỗi thường gặp khi mã hóa biểu mẫu

Các lỗi bệnh viện hay gặp:

• Mỗi khoa tự đặt mã theo cách riêng

• Tên biểu mẫu giống nhau nhưng nội dung khác nhau

• Không ghi phiên bản

• Biểu mẫu sửa rồi nhưng không thu hồi mẫu cũ

• Mã quá dài, quá phức tạp, không ai nhớ

• Gắn cả tên khoa bằng tiếng Việt đầy đủ vào mã, làm mã rối

• Không có danh mục kiểm soát trung tâm

14. Quy định ngắn gọn nên ban hành

Bệnh viện nên có một quy định ngắn, trong đó nêu rõ:

1. Phòng QLCL là đầu mối kiểm soát hệ thống biểu mẫu toàn viện

2. Mã biểu mẫu thống nhất theo cấu trúc BM.[ĐẦU MỐI].[STT]

3. Mỗi biểu mẫu phải có mã, tên, phiên bản, ngày ban hành

4. Chỉ sử dụng biểu mẫu còn hiệu lực

5. Khi sửa đổi, giữ nguyên mã và tăng phiên bản

6. Mọi biểu mẫu phải được cập nhật vào danh mục kiểm soát biểu mẫu toàn viện

Kết luận

Một hệ thống mã hóa biểu mẫu toàn bệnh viện nên theo hướng:

Đơn giản – thống nhất – có đầu mối – có phiên bản – có danh mục kiểm soát

Cách phù hợp nhất trong thực tế là:

BM.[Mã đơn vị đầu mối].[Số thứ tự]

Ví dụ:

• BM.QLCL.001

• BM.KHTH.002

• BM.DD.005

Còn các thông tin chi tiết như nhóm biểu mẫu, quy trình liên quan, hiệu lực, phiên bản thì quản lý trong danh mục kiểm soát biểu mẫu.