C9.3. Cung ứng thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng

1. Bản chất của tiêu chí C9.3

Tiêu chí C9.3 không chỉ yêu cầu bệnh viện “không để thiếu thuốc” hay “có đủ vật tư”, mà yêu cầu thiết lập và vận hành được một hệ thống cung ứng ổn định, liên tục và có khả năng kiểm soát chất lượng đối với thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao.

Về bản chất, C9.3 nhằm trả lời ba câu hỏi cốt lõi:

• Bệnh viện có bảo đảm được nguồn cung thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao phục vụ hoạt động chuyên môn hay không?

• Việc cung ứng có kịp thời, đúng nhu cầu điều trị và không làm gián đoạn chăm sóc người bệnh hay không?

• Chất lượng của thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao có được kiểm soát trong toàn bộ quá trình từ mua sắm đến sử dụng hay không?

Nếu bệnh viện chỉ tập trung vào khâu mua sắm mà không kiểm soát được tiến độ, chất lượng và tính liên tục của nguồn cung, thì chưa đáp ứng đúng tinh thần của tiêu chí C9.3.

2. Nội dung yêu cầu theo Hướng dẫn kiểm tra – đánh giá

Theo Hướng dẫn kiểm tra – đánh giá của Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện, tiêu chí C9.3 tập trung đánh giá các nội dung chính sau:

• Bệnh viện bảo đảm cung ứng đầy đủ thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao theo nhu cầu chuyên môn;

• Hoạt động cung ứng diễn ra kịp thời, hạn chế tối đa tình trạng thiếu, gián đoạn;

• Thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao được kiểm soát chất lượng, có nguồn gốc rõ ràng;

• Có cơ chế theo dõi, giám sát tình trạng thiếu hụt và xử lý kịp thời;

• Hoạt động cung ứng gắn với thực tế điều trị và an toàn người bệnh.

Hướng dẫn kiểm tra không chỉ đánh giá việc “có hay không”, mà đánh giá mức độ ổn định, hiệu quả và khả năng kiểm soát của hệ thống cung ứng.

3. Cách triển khai C9.3 trong thực tế bệnh viện

3.1. Tổ chức hệ thống cung ứng thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao

Để đáp ứng tiêu chí C9.3, bệnh viện cần thiết lập hệ thống cung ứng mang tính chủ động, không bị động chạy theo tình trạng thiếu.

Trong thực tế, hệ thống này cần bảo đảm:

• Có đầu mối chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp và điều phối nhu cầu cung ứng;

• Có sự phối hợp chặt chẽ giữa khoa Dược, các khoa lâm sàng và các bộ phận liên quan;

• Có kế hoạch cung ứng dựa trên nhu cầu thực tế, không chỉ dựa trên số liệu hành chính.

Với bệnh viện tuyến huyện hoặc quy mô nhỏ, hệ thống có thể đơn giản nhưng vẫn phải xác định rõ trách nhiệm và quy trình phối hợp.

3.2. Bảo đảm tính đầy đủ và kịp thời của nguồn cung

Một trong những điểm đánh giá quan trọng của C9.3 là khả năng đáp ứng kịp thời nhu cầu thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao.

Bệnh viện cần:

• Theo dõi thường xuyên tồn kho và mức sử dụng;

• Phát hiện sớm nguy cơ thiếu hụt;

• Có phương án xử lý khi nguồn cung bị gián đoạn.

Tiêu chí không đòi hỏi bệnh viện phải “không bao giờ thiếu”, nhưng yêu cầu có cơ chế phát hiện sớm và xử lý kịp thời, hạn chế ảnh hưởng đến điều trị.

3.3. Kiểm soát chất lượng trong toàn bộ quá trình cung ứng

Bảo đảm chất lượng là yêu cầu xuyên suốt của C9.3, không chỉ ở khâu đầu vào mà trong suốt vòng đời sử dụng.

Trong thực tế, bệnh viện cần:

• Kiểm soát nguồn gốc, chất lượng thuốc, hóa chất và vật tư y tế tiêu hao khi tiếp nhận;

• Bảo đảm điều kiện bảo quản phù hợp trong quá trình lưu kho;

• Theo dõi, phát hiện và xử lý kịp thời các sản phẩm không bảo đảm chất lượng.

Việc kiểm soát chất lượng không chỉ là nhiệm vụ của khoa Dược, mà cần sự phối hợp của nhiều bộ phận liên quan.

4. Duy trì hệ thống cung ứng ổn định và bền vững

Duy trì tiêu chí C9.3 không nằm ở việc giải quyết từng đợt thiếu thuốc riêng lẻ, mà ở việc:

• Rà soát, điều chỉnh kế hoạch cung ứng theo thay đổi nhu cầu điều trị;

• Cải thiện khả năng dự báo nhu cầu;

• Tăng cường phối hợp giữa các đơn vị trong bệnh viện;

• Lồng ghép giám sát cung ứng vào hoạt động quản lý chất lượng.

Một hệ thống được coi là duy trì tốt khi bệnh viện chủ động kiểm soát được nguy cơ thiếu hụt, thay vì chỉ phản ứng khi sự cố đã xảy ra.

5. Những lỗi thường gặp khi triển khai tiêu chí C9.3

Qua thực tế đánh giá, các lỗi phổ biến gồm:

• Thiếu thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao kéo dài;

• Cung ứng chậm, ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn;

• Thiếu cơ chế theo dõi và cảnh báo sớm;

• Chưa kiểm soát tốt chất lượng trong quá trình cung ứng;

• Phối hợp chưa hiệu quả giữa các khoa/phòng.

Những tồn tại này không chỉ ảnh hưởng đến điểm đánh giá, mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng điều trị và an toàn người bệnh.

6. Ý nghĩa của tiêu chí C9.3 đối với toàn bộ Chương C9

C9.3 là tiêu chí kết nối giữa tổ chức hoạt động dược (C9.1), điều kiện – quy trình (C9.2) và sử dụng thuốc an toàn, hợp lý (C9.4). Nếu hệ thống cung ứng không ổn định, các tiêu chí tiếp theo rất khó triển khai hiệu quả.

Khi C9.3 được triển khai đúng tinh thần, bệnh viện sẽ:

• Giảm gián đoạn trong điều trị;

• Nâng cao an toàn và chất lượng chăm sóc người bệnh;

• Tạo nền tảng vững chắc cho quản lý sử dụng thuốc an toàn, hợp lý.