2. Văn bản hành chính cần ban hành khi triển khai tiêu chí D2.2

Triển khai D2.2 không thể chỉ dừng ở hướng dẫn miệng hoặc hoạt động tự phát. Hệ thống văn bản hành chính là bằng chứng cốt lõi thể hiện cam kết của lãnh đạo bệnh viện, đồng thời là căn cứ pháp lý để tổ chức, giám sát và duy trì hoạt động báo cáo – phân tích – khắc phục sự cố y khoa.

1. Quyết định thành lập hoặc kiện toàn bộ phận phụ trách quản lý sự cố y khoa

Loại văn bản: Quyết định của Giám đốc bệnh viện

Mục đích:

• Xác lập đầu mối chính thức chịu trách nhiệm quản lý sự cố y khoa

• Tránh tình trạng “không ai chịu trách nhiệm cuối cùng”

Nội dung chính cần có:

• Tên bộ phận (Tổ/Phòng Quản lý chất lượng, Nhóm an toàn người bệnh…)

• Danh sách thành viên (có đại diện lâm sàng, điều dưỡng, dược, cận lâm sàng nếu phù hợp)

• Phân công nhiệm vụ cụ thể liên quan đến:

  • Tiếp nhận báo cáo sự cố

  • Phân tích sự cố

  • Theo dõi và đánh giá giải pháp khắc phục

Lưu ý thực tiễn:

• Tuyến huyện có thể giao kiêm nhiệm nhưng vẫn phải thể hiện bằng quyết định

• Tuyến tỉnh/trung ương nên quy định rõ vai trò điều phối của Phòng Quản lý chất lượng

Có thể lồng ghép trong các Ban liên quan đến QLCL và ATNB

2. Kế hoạch triển khai hệ thống báo cáo và phân tích sự cố y khoa

Loại văn bản: Kế hoạch năm hoặc kế hoạch chuyên đề

Mục đích:

• Chuyển tiêu chí D2.2 từ yêu cầu “có” sang hoạt động “thực hiện”

• Làm căn cứ phân bổ nguồn lực và đánh giá kết quả

Nội dung kế hoạch cần bao gồm:

• Mục tiêu triển khai D2.2 trong năm

• Phạm vi áp dụng (toàn bệnh viện hoặc từng giai đoạn)

• Các hoạt động chính:

  • Ban hành văn bản

  • Đào tạo, truyền thông

  • Thử nghiệm công cụ báo cáo

  • Phân tích và cải tiến

• Phân công trách nhiệm và mốc thời gian

Giá trị khi đánh giá:

• Thể hiện bệnh viện có kế hoạch chủ động, không làm đối phó

Khi đã ổn định, hàng năm không cần ban hành KH lại. Mọi hoạt động sẽ được duy trì trong Quy trình quản lý sự cố y khoa.

3. Thông báo/ Công văn triển khai báo cáo sự cố y khoa đến toàn bệnh viện

Loại văn bản: Thông báo hoặc Công văn nội bộ

Mục đích:

• Truyền thông chính thức đến toàn thể nhân viên

• Khẳng định sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo bệnh viện

Nội dung cần nhấn mạnh:

• Yêu cầu tất cả nhân viên y tế tham gia báo cáo sự cố

• Phạm vi sự cố cần báo cáo

• Hình thức và nơi tiếp nhận báo cáo

• Cam kết không xử phạt người báo cáo trung thực

Kinh nghiệm thực tế:

• Nên ký trực tiếp bởi Giám đốc bệnh viện để tăng tính cam kết

Định kỳ nhắc nhở các vấn đề còn thiếu, yếu về Sự cố y khoa.

4. Báo cáo định kỳ về Sự cố y khoa - Bản tin an toàn người bệnh

Cần có biểu mẫu báo cáo được ban hành trong Quy trình quản lý sự cố y khoa

5. Văn bản lồng ghép D2.2 vào hoạt động quản lý chất lượng chung

Loại văn bản: Kế hoạch QLCL, kế hoạch an toàn người bệnh, quy chế hoạt động hội đồng

Mục đích:

• Gắn báo cáo sự cố với cải tiến chất lượng bền vững

• Tránh triển khai D2.2 như một hoạt động rời rạc

Ví dụ:

• Đưa nội dung báo cáo sự cố vào kế hoạch cải tiến chất lượng năm

• Quy định báo cáo phân tích sự cố là nội dung định kỳ của Hội đồng QLCL

Một bệnh viện triển khai D2.2 bài bản thường có đặc điểm:

• Văn bản đầy đủ nhưng không rườm rà

• Rõ trách nhiệm, rõ quy trình

• Văn bản được sử dụng thực tế, không chỉ để “đi kiểm tra”

Ngược lại, bệnh viện thiếu hệ thống văn bản thường:

• Báo cáo sự cố mang tính hình thức

• Không duy trì được khi thay đổi nhân sự hoặc lãnh đạo

Tóm lại, các văn bản cần có cho tiêu chí D2.2 gồm có:

1. Quyết định thành lập hoặc kiện toàn bộ phận phụ trách quản lý sự cố y khoa (Tổ/Phòng Quản lý chất lượng, Nhóm an toàn người bệnh…).

2. Kế hoạch triển khai hệ thống báo cáo và phân tích sự cố y khoa (theo năm hoặc theo giai đoạn).

3. Thông báo hoặc Công văn của lãnh đạo bệnh viện về việc triển khai báo cáo sự cố y khoa đến toàn thể nhân viên.

4. Báo cáo định kỳ về Sự cố y khoa - Bản tin an toàn người bệnh

5. Văn bản lồng ghép nội dung D2.2 vào kế hoạch quản lý chất lượng, kế hoạch an toàn người bệnh hoặc quy chế hoạt động của Hội đồng QLCL.

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.