2. Văn bản cần ban hành khi triển khai [D2.1]

Khác với D1.x, D2.1 là tiêu chí đánh giá hành vi phản ứng trong tình huống khẩn cấp. Vì vậy, văn bản ban hành cho D2.1 không nhằm tạo hồ sơ, mà nhằm trả lời 3 câu hỏi cốt lõi:

1. Khi có diễn biến bất thường → ai phát hiện?

2. Khi có tín hiệu cảnh báo → ai phải phản hồi?

3. Khi phản hồi chậm hoặc không phản hồi → ai chịu trách nhiệm?

1. Nguyên tắc chung khi ban hành văn bản cho D2.1

1.1. Văn bản phải:

• Ngắn gọn;

• Rõ trách nhiệm;

• Dùng được ngay tại hiện trường.

1.2. Tránh ban hành:

• Văn bản chung chung;

• Sao chép quy trình cấp cứu đã có;

• Văn bản không gắn với vị trí cụ thể.

1.3. Mỗi văn bản cần chỉ rõ:

• Phạm vi áp dụng;

• Trách nhiệm chính;

• Cách giám sát thực hiện.

2. Nhóm văn bản BẮT BUỘC cần có

2.1. Quyết định ban hành kế hoạch phòng ngừa nguy cơ, diễn biến bất thường

2.1.1. Mục đích

• Khẳng định đây là hoạt động chính thức của bệnh viện;

• Là căn cứ phân công và kiểm tra.

2.1.2. Nội dung cốt lõi

• Các khu vực nguy cơ cao;

• Hệ thống gọi – báo – phản hồi;

• Phân công trách nhiệm chung.

2.1.3. Lưu ý

• Kế hoạch mang tính định hướng, không chi tiết hóa kỹ thuật.

2.2. Quyết định phân công trách nhiệm phản hồi khi có tín hiệu cảnh báo

2.2.1. Mục đích

• Xác định rõ “ai phải đến trước”;

• Tránh đùn đẩy trách nhiệm.

2.2.2. Nội dung bắt buộc

• Vị trí chịu trách nhiệm chính theo ca trực;

• Trách nhiệm dự phòng khi người chính không có mặt.

2.2.3. Đây là văn bản đoàn đánh giá thường hỏi nhất trong D2.1.

Có thể/nên đưa phân công này vào Quy định (TLHTQL - bài sau).

3. Nhóm văn bản CẦN THIẾT để vận hành hiệu quả

3.1. Thông báo/hướng dẫn về sử dụng hệ thống gọi nhân viên y tế

3.1.1. Đối tượng

• Nhân viên y tế;

• Người bệnh và người nhà.

3.1.2. Nội dung

• Khi nào cần gọi;

• Gọi bằng cách nào;

• Ai sẽ phản hồi.

3.1.3. Có thể trình bày dưới dạng:

• Thông báo;

• Hướng dẫn treo tại buồng bệnh.

Khi ổn định, nên ban hành TL HTQL thay vì văn bản triển khai.

3.2. Công văn chỉ đạo kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống báo gọi và thiết bị cảnh báo

3.2.1. Mục đích

• Tránh tình trạng “có nhưng không hoạt động”.

3.2.2. Đơn vị thực hiện

• Phòng Vật tư – Trang thiết bị;

• Phối hợp khoa lâm sàng.

Có thể là kế hoạch kiển tra, bảo dưỡng hệ thống báo gọi và thiết bị cảnh báo. Có sử dụng bảng kiểm.

3.3. Kế hoạch đào tạo/nhắc lại về phản ứng khi có diễn biến bất thường

3.3.1. Nội dung

• Nhận diện tín hiệu nguy hiểm;

• Thời gian phản hồi;

• Trách nhiệm từng vị trí.

3.3.2. Có thể lồng ghép trong:

• Giao ban;

• Sinh hoạt khoa;

• Đào tạo an toàn người bệnh.

4. Nhóm văn bản HỖ TRỢ (có thì tốt)

4.1. Kế hoạch triển khai lắp đặt, nâng cấp hệ thống gọi – báo

• Làm rõ phạm vi;

• Lộ trình triển khai;

• Tránh hiểu nhầm giữa các khoa/phòng.

Sau khảo sát, nếu cần thì lập kế hoạch này.

4.2. Văn bản ghi nhận, nhắc nhở sau các tình huống thực tế

• Ghi nhận phản ứng nhanh, đúng;

• Nhắc nhở các trường hợp chậm trễ;

• Không mang tính xử phạt nặng nề.

Biên bản kiểm tra giám sát. Thông báo nhắc nhở.

5. Nhóm văn bản KHÔNG NÊN ban hành cho D2.1

5.1. Quy trình phản ứng quá dài, nhiều bước

5.2. Văn bản quy trách nhiệm chung chung kiểu:

“Toàn thể nhân viên chịu trách nhiệm…”

5.3. Văn bản sao chép quy trình cấp cứu hiện có nhưng không gắn với hệ thống báo gọi

6. Mối liên hệ giữa văn bản D2.1 và các tiêu chí khác

6.1. D2.1 gắn chặt với:

• D1.1 (hệ thống QLCL);

• D1.2 (cải tiến chất lượng);

• D2.2 (xử trí cấp cứu kịp thời).

6.2. Văn bản D2.1 nên:

• Kế thừa;

• Không chồng chéo;

• Không làm nặng thêm thủ tục.

Với tiêu chí D2.1:

• Ít văn bản nhưng đúng chỗ hiệu quả hơn nhiều văn bản hình thức;

• Văn bản tốt là văn bản giúp người trực biết mình phải làm gì trong 1–2 phút đầu tiên khi được gọi/gặp sự cố.

Ban hành đúng văn bản cho D2.1 giúp bệnh viện:

• Giảm nguy cơ bỏ sót diễn biến bất thường;

• Tăng an toàn người bệnh;

• Và vượt qua D2.1 bằng thực hành thật, không phải hồ sơ đẹp.

TÓM LẠI CÁC VĂN BẢN CẦN CÓ CHO TIÊU CHÍ D2.1 GỒM

1. Quyết định ban hành kế hoạch phòng ngừa các nguy cơ, diễn biến bất thường xảy ra với người bệnh

2. Quyết định phân công trách nhiệm phản hồi khi có tín hiệu cảnh báo, gọi hỗ trợ khẩn cấp (hoặc để trong TLHTQL - Quy định)

3. Thông báo/hướng dẫn sử dụng hệ thống gọi nhân viên y tế cho người bệnh, người nhà và nhân viên y tế (hoặc để trong TLHTQL - Hướng dẫn)

4. Kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hệ thống báo gọi và thiết bị cảnh báo

5. Kế hoạch đào tạo, nhắc lại về nhận diện và xử trí khi có diễn biến bất thường của người bệnh (lồng ghép trong tập huấn An toàn người bệnh)

6. Kế hoạch triển khai lắp đặt, nâng cấp hệ thống gọi – báo (nếu có/nếu cần)

7. Văn bản ghi nhận, rút kinh nghiệm sau các tình huống diễn biến bất thường thực tế (nếu có)

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.