10. Quy định 5S kho lưu trữ chứng từ

Kho lưu trữ chứng từ là khu vực trung tâm của công tác quản trị tài chính, kế toán, thanh tra – kiểm tra và các hoạt động hành chính của bệnh viện. Chứng từ được lưu trữ khoa học và an toàn không chỉ phục vụ hoạt động nội bộ mà còn đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, kiểm toán, bảo hiểm và các quy định pháp luật.

Tài liệu “Bảng kiểm và Quy định 5S Kho lưu trữ chứng từ” được biên soạn nhằm chuẩn hóa toàn bộ hoạt động quản lý – lưu trữ – kiểm soát chứng từ theo phương pháp 5S. Tài liệu giúp kho chứng từ vận hành hiệu quả, dễ truy xuất, an toàn thông tin, đồng thời tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, trực quan và giảm thiểu sai sót.

Tóm tắt nội dung tài liệu

Tài liệu gồm hai phần chính: Quy định 5S và Bảng kiểm đánh giá tuân thủ, bao quát các nội dung trọng yếu sau:

1. Sàng lọc chứng từ (Sort)

• Loại bỏ chứng từ hết hạn theo quy định pháp luật.

• Phân biệt chứng từ cần lưu, chứng từ thanh lý, chứng từ cần xin ý kiến trước khi loại.

• Ngăn ngừa tình trạng chất đống hồ sơ không cần thiết, gây khó truy xuất.

2. Sắp xếp – định vị khoa học (Set in order)

• Chuẩn hóa mã kệ, mã hộp, mã tập, ký hiệu chứng từ.

• Bố trí chứng từ theo nhóm, loại, năm hoặc kỳ kế toán tùy quy định.

• Đảm bảo tiêu chí “dễ thấy – dễ lấy – dễ trả lại”.

• Quy định rõ ràng vị trí thiết bị, vật dụng hỗ trợ lưu trữ.

3. Kiểm tra – vệ sinh – đảm bảo an toàn (Shine)

• Vệ sinh lối đi, giá kệ, hộp chứng từ; kiểm soát bụi bẩn, ẩm mốc.

• Kiểm tra tình trạng hộp đựng, bìa hồ sơ, kệ sắt, sàn kho.

• Kiểm soát điều kiện môi trường: nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt.

• Đảm bảo an toàn điện – phòng cháy chữa cháy (PCCC).

4. Chuẩn hóa quy trình quản lý chứng từ (Standardize)

• Quy định nhập – xuất chứng từ, ghi nhận bàn giao, lập nhật ký truy xuất.

• Chuẩn hóa cách đặt tên bộ hồ sơ, quy trình lưu hồ sơ mới.

• Đồng bộ tài liệu phục vụ kiểm tra, kiểm toán, đối chiếu nội bộ.

5. Duy trì – giám sát – cải tiến 5S (Sustain)

• Thiết lập bảng phân công trách nhiệm theo ca/ngày/tháng.

• Kiểm tra định kỳ theo bảng kiểm 5S.

• Ghi nhận các điểm không phù hợp; xây dựng kế hoạch khắc phục.

• Đánh giá 5S hàng tháng, hàng quý; cải tiến liên tục quy định.

Về Bảng kiểm 5S kho chứng từ

Bảng kiểm được thiết kế để:

• Đánh giá mức độ tuân thủ 5S theo từng mục S1 – S5.

• Ghi nhận điểm đạt – điểm cần cải thiện.

• Theo dõi việc duy trì môi trường kho chứng từ qua thời gian.

• Hỗ trợ trình lãnh đạo, kiểm toán, đoàn đánh giá chất lượng.

Các tiêu chí trong bảng kiểm được trình bày rõ ràng, cụ thể, giúp nhân viên dễ thực hiện và giúp người giám sát đánh giá khách quan.

Ý nghĩa của tài liệu

Áp dụng tốt tài liệu “Quy định & Bảng kiểm 5S Kho lưu trữ chứng từ” giúp bệnh viện:

• Giảm rủi ro thất lạc, sai sót, nhầm lẫn chứng từ

• Tăng tốc độ tìm kiếm, đối chiếu và kiểm tra hồ sơ

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật về lưu trữ tài chính – kế toán

• Tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị

• Xây dựng môi trường kho sạch – gọn – an toàn – trực quan