8. Chiến lược duy trì [D3.3]

1. Xác định D3.3 là trách nhiệm thường xuyên, không phải nhiệm vụ theo đợt

Chiến lược duy trì quan trọng nhất là thay đổi cách nhìn.

D3.3 không phải tiêu chí chỉ “làm khi có công văn”, mà là:

• Hoạt động thường xuyên của bệnh viện;

• Một phần của quản trị chất lượng;

• Trách nhiệm pháp lý và chuyên môn.

Khi coi D3.3 là nhiệm vụ theo đợt kiểm tra, hệ thống sẽ luôn bị động và dễ sai sót.

2. Duy trì ổn định đầu mối phối hợp và cơ chế phân công

Để tránh phụ thuộc cá nhân, bệnh viện cần:

• Phân công đầu mối bằng quyết định;

• Quy định rõ vai trò phối hợp của các đơn vị;

• Bảo đảm có người thay thế khi cần.

Việc này giúp hoạt động báo cáo và phản hồi không bị gián đoạn khi thay đổi nhân sự.

3. Chuẩn hóa và duy trì danh mục báo cáo quản lý chất lượng

Bệnh viện cần:

• Lập danh mục các báo cáo phải gửi hằng năm;

• Cập nhật ngay khi có yêu cầu mới;

• Gắn danh mục với lịch theo dõi cụ thể.

Danh mục này là công cụ duy trì quan trọng, giúp bệnh viện không bỏ sót trách nhiệm với cơ quan quản lý.

4. Duy trì quy trình tiếp nhận – xử lý – phản hồi công văn

Quy trình này cần:

• Được ban hành chính thức;

• Áp dụng thống nhất;

• Rà soát, cập nhật định kỳ.

Khi quy trình ổn định, việc phản hồi đúng hạn sẽ trở thành thói quen, không còn phụ thuộc vào sự nhắc nhở.

5. Kiểm soát chất lượng báo cáo như một phần của hệ thống quản lý

Để duy trì D3.3 ở mức tốt, bệnh viện cần:

• Kiểm soát chất lượng nội dung và số liệu trước khi gửi;

• Tránh sao chép báo cáo cũ;

• Coi mỗi báo cáo là một sản phẩm chuyên môn.

Việc này giúp báo cáo không chỉ “đúng hạn” mà còn “có giá trị”.

6. Gắn kết D3.3 với D3.1 và D3.2 để giảm tải và tăng hiệu quả

Một chiến lược duy trì hiệu quả là tích hợp.

Bệnh viện nên:

• Sử dụng kết quả D3.1, D3.2 làm dữ liệu báo cáo D3.3;

• Tránh lập báo cáo trùng lặp;

• Bảo đảm tính nhất quán giữa các tiêu chí.

Khi tích hợp tốt, D3.3 không tạo thêm gánh nặng hành chính.

7. Xây dựng văn hóa phản hồi và hợp tác chủ động

Để duy trì D3.3 ở mức cao, bệnh viện cần:

• Khuyến khích phản hồi kịp thời;

• Chủ động cung cấp thông tin khi được yêu cầu;

• Tránh tâm lý né tránh hoặc làm đối phó.

Văn hóa này giúp bệnh viện xây dựng uy tín với cơ quan quản lý.

8. Từng bước nâng mức tham gia và đóng góp chuyên môn

Ở giai đoạn đầu, bệnh viện chỉ cần thực hiện tốt nghĩa vụ báo cáo.

Về lâu dài, chiến lược duy trì cần hướng tới:

• Tham gia góp ý chính sách khi có cơ hội;

• Chia sẻ kinh nghiệm cải tiến;

• Đóng góp công cụ, tài liệu quản lý chất lượng.

Không cần làm ồ ạt, nhưng cần có định hướng và lộ trình.

9. Lưu trữ, kế thừa và sử dụng lại tri thức quản lý chất lượng

Mỗi năm triển khai D3.3 tạo ra nhiều tài liệu có giá trị.

Bệnh viện cần:

• Lưu trữ có hệ thống;

• Sử dụng lại làm tài liệu tham khảo;

• Bàn giao rõ ràng khi thay đổi nhân sự.

Tri thức được kế thừa giúp chất lượng hợp tác ngày càng nâng cao.

10. Định kỳ tự đánh giá việc duy trì tiêu chí D3.3

Hằng năm, bệnh viện nên tự rà soát:

• Có báo cáo nào bị bỏ sót không;

• Có phản hồi nào bị chậm hạn không;

• Có điểm nào cần cải thiện trong phối hợp.

Việc tự đánh giá giúp phát hiện sớm điểm yếu và điều chỉnh kịp thời.

Duy trì tiêu chí D3.3 không phải là “giữ đủ hồ sơ”, mà là duy trì được mối quan hệ hợp tác tin cậy, chuyên nghiệp và có trách nhiệm với cơ quan quản lý.

Khi bệnh viện:

• Báo cáo đúng hạn, đúng nội dung;

• Phản hồi kịp thời, chất lượng;

• Chủ động chia sẻ và đóng góp;

thì D3.3 sẽ trở thành điểm mạnh, không phải áp lực.