2. Văn bản hành chính cần ban hành [D3.3]

1. Nguyên tắc xây dựng hệ thống văn bản cho tiêu chí D3.3

Hệ thống văn bản của D3.3 cần bảo đảm:

• Xác lập đầu mối trách nhiệm rõ ràng trong phối hợp và báo cáo;

• Bảo đảm đúng hạn – đúng nội dung – đúng hướng dẫn;

• Tạo thành chuỗi văn bản có tính vận hành, không rời rạc theo từng công văn lẻ.

Đoàn kiểm tra đánh giá cao những bệnh viện có hệ thống văn bản giúp không bỏ sót yêu cầu báo cáo và không phụ thuộc cá nhân.

2. Danh mục văn bản hành chính tối thiểu cần ban hành

2.1. Quyết định phân công đầu mối phối hợp và báo cáo quản lý chất lượng

Đây là văn bản nền tảng của tiêu chí D3.3.

Nội dung cần có:

• Chỉ định Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn;

• Quy định trách nhiệm phối hợp của Phòng KHTH, Văn phòng, các khoa/phòng;

• Phân công rõ trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, tổng hợp và gửi báo cáo.

Văn bản này đáp ứng trực tiếp các tiểu mục D3.3.1, D3.3.2 và D3.3.3.

Lồng ghép trong KH KTĐG - có các nội dung liên quan đến báo cáo trên cổng thông tin.

2.2. Kế hoạch phối hợp và báo cáo hoạt động quản lý chất lượng hằng năm

Bệnh viện cần ban hành kế hoạch riêng hoặc lồng ghép trong kế hoạch chất lượng, trong đó thể hiện:

• Danh mục các loại báo cáo chất lượng phải gửi trong năm;

• Mốc thời gian thực hiện theo yêu cầu của cơ quan quản lý;

• Trách nhiệm chuẩn bị nội dung và ký gửi báo cáo.

Kế hoạch này giúp bệnh viện chủ động thay vì phản ứng bị động theo từng công văn, đáp ứng tiểu mục D3.3.4.

Cần cập nhật các quy định của BYT để có KH hoặc thông báo phù hợp.

2.3. Quy trình/Thông báo tiếp nhận và xử lý công văn về quản lý chất lượng

Đây là văn bản hành chính có tính vận hành cao.

Nội dung cần quy định:

• Cách tiếp nhận công văn đến liên quan quản lý chất lượng;

• Thời gian xử lý nội bộ;

• Đầu mối tổng hợp và phản hồi;

• Theo dõi thời hạn trả lời.

Văn bản này là căn cứ quan trọng cho tiểu mục D3.3.7.

2.4. Công văn gửi báo cáo định kỳ về hoạt động quản lý chất lượng

Đây là nhóm văn bản thể hiện việc thực hiện trách nhiệm báo cáo.

Bao gồm:

• Công văn gửi báo cáo tự đánh giá chất lượng bệnh viện;

• Công văn gửi báo cáo đo lường, cải tiến chất lượng;

• Công văn giải trình, phản hồi theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Các công văn này là bằng chứng trực tiếp cho các tiểu mục D3.3.2 và D3.3.4.

2.5. Báo cáo hoạt động quản lý chất lượng bệnh viện

Mặc dù là “báo cáo”, nhưng trong bối cảnh D3.3, đây vẫn được xem là văn bản hành chính đầu ra.

Báo cáo cần bảo đảm:

• Đúng cấu trúc, nội dung theo hướng dẫn;

• Phản ánh trung thực hoạt động quản lý chất lượng;

• Có số liệu, phân tích, nhận định rõ ràng.

Báo cáo này đáp ứng các tiểu mục D3.3.5, D3.3.6 và D3.3.8.

2.6. Thông báo/công văn phản hồi, giải trình theo yêu cầu bổ sung

Trong thực tế, sau khi gửi báo cáo, cơ quan quản lý thường có yêu cầu bổ sung.

Bệnh viện cần lưu đầy đủ:

• Công văn yêu cầu bổ sung;

• Văn bản phản hồi, giải trình;

• Các tài liệu, hình ảnh minh chứng kèm theo.

Nhóm văn bản này đáp ứng trực tiếp tiểu mục D3.3.7.

2.7. Quyết định/công văn cử cán bộ tham gia hoạt động xây dựng chính sách, tiêu chí

Đối với các mức cao của D3.3, bệnh viện cần có văn bản:

• Cử cán bộ tham gia góp ý, xây dựng tiêu chí, hướng dẫn;

• Tham gia hội thảo, hội nghị chuyên môn về quản lý chất lượng;

• Tham gia nhóm công tác của Bộ Y tế, Sở Y tế.

Các văn bản này là căn cứ cho tiểu mục D3.3.9 và D3.3.10.

2.8. Công văn/chia sẻ công cụ, tài liệu, phần mềm quản lý chất lượng

Ở mức cao nhất, bệnh viện cần có các văn bản:

• Gửi, chia sẻ công cụ, tài liệu, hướng dẫn quản lý chất lượng;

• Đề xuất áp dụng, nhân rộng mô hình, phần mềm;

• Trao đổi chuyên môn với cơ quan quản lý.

Những văn bản này đáp ứng tiểu mục D3.3.11.

3. Văn bản khuyến khích để nâng cao mức đạt

Để triển khai D3.3 ở mức cao và bền vững, bệnh viện nên bổ sung:

• Quy định nội bộ về chuẩn bị và kiểm soát chất lượng báo cáo gửi cơ quan quản lý;

• Quy chế ghi nhận, khen thưởng đóng góp chuyên môn về quản lý chất lượng;

• Quy định lưu trữ, quản lý hồ sơ công văn – báo cáo chất lượng.

4. Mối liên hệ giữa văn bản D3.3 với các tiêu chí khác

Hệ thống văn bản của D3.3 cần liên thông chặt chẽ với:

• D3.1 (Đánh giá và công bố chất lượng);

• D3.2 (Đo lường và giám sát cải tiến);

• D1.1 và D1.2 (Hệ thống và kế hoạch cải tiến chất lượng).

Nếu văn bản D3.3 tồn tại rời rạc, đoàn kiểm tra sẽ đánh giá là hợp tác chưa mang tính hệ thống.

Tóm lại – Các văn bản hành chính cần có cho tiêu chí D3.3

Tóm lại, bộ văn bản hành chính tối thiểu cho tiêu chí D3.3 gồm:

1. Quyết định phân công đầu mối phối hợp và báo cáo quản lý chất lượng.

2. Kế hoạch phối hợp và báo cáo hoạt động quản lý chất lượng hằng năm.

3. Quy trình/thông báo tiếp nhận và xử lý công văn về quản lý chất lượng (trong hệ thống văn thư chung của bệnh viện)

4. Công văn gửi các báo cáo định kỳ về quản lý chất lượng.

5. Báo cáo hoạt động quản lý chất lượng bệnh viện theo hướng dẫn.

6. Văn bản phản hồi, giải trình theo yêu cầu bổ sung của cơ quan quản lý.

7. Quyết định/công văn cử cán bộ tham gia xây dựng chính sách, tiêu chí.

8. Công văn chia sẻ công cụ, tài liệu, phần mềm quản lý chất lượng.