5. FAQ – Câu hỏi thường gặp khi triển khai [D3.3]

Câu hỏi 1. Tiêu chí D3.3 có bắt buộc bệnh viện phải chủ động tham gia xây dựng chính sách của Bộ Y tế không?

Không bắt buộc ở mức cơ bản.

Ở mức đạt nền tảng, D3.3 chủ yếu đánh giá:

• Bệnh viện có thực hiện đầy đủ việc báo cáo hay không;

• Có phản hồi, cung cấp thông tin theo yêu cầu hay không;

• Có bảo đảm chất lượng và thời hạn báo cáo hay không.

Việc tham gia xây dựng chính sách, tiêu chuẩn, công cụ là mức cao, giúp nâng mức đánh giá nhưng không phải yêu cầu bắt buộc cho tất cả bệnh viện.

Câu hỏi 2. Phòng Quản lý chất lượng có phải là đơn vị duy nhất làm D3.3 không?

Không.

Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn, nhưng:

• Văn phòng bệnh viện chịu trách nhiệm về thể thức, phát hành công văn;

• Phòng Kế hoạch tổng hợp phối hợp nội dung kế hoạch, số liệu;

• Các khoa/phòng cung cấp thông tin, minh chứng;

• Lãnh đạo bệnh viện chịu trách nhiệm phê duyệt và ký gửi.

Nếu dồn toàn bộ cho Phòng Quản lý chất lượng, D3.3 sẽ khó duy trì.

Câu hỏi 3. Nếu bệnh viện chậm gửi báo cáo do nguyên nhân khách quan thì có bị đánh giá không đạt không?

Đoàn kiểm tra thường xem xét bối cảnh và cách xử lý.

Trường hợp chậm hạn nhưng:

• Có báo cáo giải trình;

• Có bằng chứng liên lạc, xin gia hạn;

• Không mang tính lặp lại;

thì thường không bị đánh giá nặng.

Ngược lại, chậm hạn thường xuyên, không giải trình sẽ bị đánh giá thấp.

Câu hỏi 4. Báo cáo quản lý chất lượng có bắt buộc phải dài và nhiều nội dung không?

Không.

D3.3 đánh giá:

• Đúng nội dung theo yêu cầu;

• Đầy đủ thông tin cốt lõi;

• Số liệu trung thực, có giá trị.

Một báo cáo ngắn gọn, đúng trọng tâm, đúng hướng dẫn được đánh giá cao hơn một báo cáo dài nhưng chung chung.

Câu hỏi 5. Có thể dùng lại nội dung báo cáo của năm trước cho D3.3 không?

Chỉ được tham khảo, không được sao chép nguyên trạng.

D3.3 yêu cầu:

• Cập nhật số liệu của năm hiện tại;

• Phản ánh đúng thực tế hoạt động;

• Có điều chỉnh nội dung theo yêu cầu mới.

Việc sao chép báo cáo cũ là lỗi rất thường bị đoàn kiểm tra phát hiện.

Câu hỏi 6. Làm thế nào để bảo đảm chất lượng số liệu trong báo cáo gửi cơ quan quản lý?

Một số nguyên tắc thực hành:

• Xác định rõ nguồn số liệu chính thức;

• Có bước kiểm tra, đối chiếu trước khi gửi;

• Thống nhất số liệu giữa các phòng ban;

• Tránh làm số liệu theo cảm tính.

Việc bảo đảm chất lượng số liệu là nội dung cốt lõi của D3.3.

Câu hỏi 7. Bệnh viện có cần lưu trữ tất cả công văn, báo cáo liên quan đến D3.3 không?

Có.

Đoàn kiểm tra thường yêu cầu:

• Xem công văn đến;

• Xem công văn đi;

• Xem báo cáo phản hồi;

• Xem minh chứng bổ sung.

Nếu không lưu trữ đầy đủ, dù đã gửi báo cáo, bệnh viện vẫn bị đánh giá là chưa đạt yêu cầu.

Câu hỏi 8. Nếu bệnh viện không được mời tham gia hội nghị, hội thảo thì có bị trừ điểm không?

Không.

D3.3 không yêu cầu bệnh viện phải được mời.

Tuy nhiên, nếu:

• Có tham gia khi được mời;

• Có bằng chứng tham gia;

• Có chia sẻ kinh nghiệm;

thì sẽ giúp nâng mức đánh giá.

Không nên cố “tạo bằng chứng” khi không có thực tế.

Câu hỏi 9. D3.3 có yêu cầu công bố công khai các báo cáo quản lý chất lượng không?

Không.

D3.3 chỉ yêu cầu:

• Gửi và phản hồi cho cơ quan quản lý;

• Phổ biến nội bộ khi cần thiết.

Công bố công khai là nội dung của D3.1, không phải D3.3.

Câu hỏi 10. Làm thế nào để triển khai D3.3 mà không tạo thêm gánh nặng hành chính?

Một số kinh nghiệm thực tế:

• Lập danh mục báo cáo và lịch theo dõi ngay từ đầu năm;

• Chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình;

• Phân công rõ trách nhiệm;

• Tích hợp D3.3 với D3.1 và D3.2.

Khi hệ thống vận hành tốt, D3.3 sẽ trở thành hoạt động thường xuyên, không gây áp lực đột xuất.

D3.3 không phải là tiêu chí “làm cho có”, mà là tiêu chí thể hiện mức độ chuyên nghiệp và trách nhiệm của bệnh viện trong hệ thống y tế. Khi triển khai đúng cách, D3.3 giúp bệnh viện:

• Nâng cao uy tín với cơ quan quản lý;

• Tăng tính minh bạch và tin cậy;

• Từng bước tham gia vào việc đồng kiến tạo hệ thống quản lý chất lượng.