Câu hỏi 1. Ai là đầu mối chịu trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý về hoạt động quản lý chất lượng?
Đây là câu hỏi gần như chắc chắn sẽ được đặt ra.
Đoàn kiểm tra muốn xác định:
Bệnh viện có phân công đầu mối rõ ràng hay không;
Đầu mối này có đủ thẩm quyền và hiểu rõ công việc hay không.
Cách trả lời phù hợp:
Nêu rõ Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn;
Xuất trình quyết định phân công;
Giải thích cơ chế phối hợp với các phòng ban khác.
Câu hỏi 2. Bệnh viện đã gửi những báo cáo nào liên quan đến quản lý chất lượng trong năm?
Đoàn kiểm tra thường yêu cầu:
Liệt kê các báo cáo đã gửi;
Cho xem bằng chứng gửi báo cáo.
Bệnh viện cần chuẩn bị:
Danh mục báo cáo đã thực hiện;
Công văn gửi kèm;
Thời điểm gửi và nơi gửi.
Việc trả lời cần ngắn gọn, đúng trọng tâm, có thể đối chiếu ngay.
Câu hỏi 3. Làm thế nào để bảo đảm không bỏ sót báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý?
Đây là câu hỏi kiểm tra tính hệ thống và duy trì.
Cách trả lời phù hợp:
Trình bày việc lập danh mục và lịch theo dõi báo cáo;
Nêu quy trình tiếp nhận – xử lý công văn;
Cho xem bảng theo dõi tiến độ báo cáo.
Nếu trả lời theo kiểu “nhắc nhau làm”, đoàn kiểm tra sẽ đánh giá thấp.
Câu hỏi 4. Ai kiểm tra nội dung và số liệu trong báo cáo trước khi gửi?
Câu hỏi này nhằm kiểm tra trách nhiệm kiểm soát chất lượng thông tin.
Bệnh viện cần thể hiện:
Có bước rà soát nội dung;
Có kiểm tra số liệu;
Có phân công rõ trách nhiệm.
Câu trả lời phù hợp:
Phòng Quản lý chất lượng kiểm soát chuyên môn;
Phòng KHTH phối hợp đối chiếu số liệu;
Lãnh đạo bệnh viện phê duyệt trước khi gửi.
Câu hỏi 5. Khi cơ quan quản lý yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin, bệnh viện xử lý như thế nào?
Đoàn kiểm tra thường hỏi kèm theo:
Thời gian phản hồi;
Cách phân công xử lý;
Bằng chứng đã phản hồi.
Bệnh viện cần:
Trình bày quy trình phản hồi;
Cho xem công văn yêu cầu và công văn trả lời;
Chứng minh phản hồi đúng hạn.
Câu hỏi 6. Đoàn kiểm tra có thể xem hồ sơ lưu trữ các công văn và báo cáo liên quan không?
Câu hỏi này nhằm kiểm tra tính sẵn sàng của hồ sơ.
Cách trả lời tốt nhất:
Sẵn sàng cung cấp hồ sơ ngay;
Trình bày cách lưu trữ;
Chứng minh có thể truy xuất nhanh.
Nếu phải “đi tìm hồ sơ”, đoàn kiểm tra sẽ đánh giá hệ thống chưa ổn định.
Câu hỏi 7. Nội dung báo cáo quản lý chất lượng của bệnh viện có gì nổi bật hoặc có giá trị?
Đây là câu hỏi mang tính chất phân loại mức đánh giá.
Đoàn kiểm tra muốn biết:
Báo cáo có phản ánh đúng thực tế không;
Có phân tích hay chỉ liệt kê;
Có thông tin hữu ích cho quản lý không.
Bệnh viện nên:
Chỉ ra các điểm cải tiến nổi bật;
Nêu các khó khăn, tồn tại thực tế;
Tránh trả lời chung chung.
Câu hỏi 8. Bệnh viện có tham gia góp ý xây dựng chính sách, tiêu chí, công cụ quản lý chất lượng không?
Câu hỏi này liên quan đến các tiểu mục mức cao.
Cách trả lời phù hợp:
Nếu có: trình bày rõ hoạt động và bằng chứng;
Nếu chưa có: trả lời trung thực, không né tránh.
Đoàn kiểm tra thường đánh giá cao sự trung thực hơn là cố gắng “làm đẹp hồ sơ”.
Câu hỏi 9. Bệnh viện có tham gia chia sẻ kinh nghiệm cải tiến chất lượng tại các diễn đàn, hội nghị không?
Đoàn kiểm tra có thể yêu cầu:
Trình bày nội dung chia sẻ;
Cho xem giấy mời, bài trình bày, chương trình hội nghị.
Nếu có bằng chứng, đây là điểm cộng rất lớn cho D3.3.
Câu hỏi 10. Làm thế nào để chứng minh việc hợp tác với cơ quan quản lý được duy trì hằng năm?
Câu hỏi này kiểm tra tính bền vững.
Bệnh viện cần:
Trình bày quy trình phối hợp đã ban hành;
Cho xem hồ sơ của nhiều năm;
Chứng minh việc thực hiện không phụ thuộc cá nhân.
Đây là yếu tố giúp D3.3 được đánh giá cao ở mức duy trì tốt.
Các câu hỏi của đoàn kiểm tra đối với D3.3 tập trung vào một điểm: bệnh viện có hợp tác với cơ quan quản lý một cách chủ động, có hệ thống và có trách nhiệm hay không.
Nếu bệnh viện:
Có đầu mối rõ ràng;
Có báo cáo đúng hạn, chất lượng;
Có hồ sơ đầy đủ, truy xuất nhanh;
thì việc trả lời đoàn kiểm tra sẽ tự tin, mạch lạc và thuyết phục.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
