Phụ lục 9. Các câu hỏi thường gặp khi triển khai 5S

Trong quá trình triển khai 5S tại bệnh viện, dù đã có kế hoạch, hướng dẫn và phân công cụ thể, các khoa/phòng vẫn thường xuyên phát sinh những vướng mắc rất thực tế. Nhiều câu hỏi lặp đi lặp lại ở các đơn vị khác nhau, ở các giai đoạn khác nhau, phản ánh một thực tế: 5S dễ hiểu về nguyên lý, nhưng không dễ triển khai đồng bộ và bền vững.

Từ thực tiễn đó, mục “Các câu hỏi thường gặp khi triển khai 5S” được xây dựng như một kho tham khảo ngắn gọn – thực hành – sát thực tế, giúp các đơn vị tháo gỡ khó khăn ngay trong quá trình làm 5S.

1. Vì sao cần một mục riêng về câu hỏi thường gặp?

Trong triển khai 5S, nhiều vấn đề không nằm trong giáo trình hay kế hoạch tổng thể, mà xuất hiện khi bắt tay vào làm, ví dụ:

• Vật dụng này có cần đưa vào sàng lọc không?

• Nên giữ lại bao nhiêu là “đủ”?

• Đặt ở đâu thì đúng 5S và không vi phạm quy định khác?

• Khoa này làm khác khoa kia có được không?

• Khi thay đổi nhân sự, 5S có phải làm lại từ đầu không?

Những câu hỏi này nếu không được trả lời thống nhất, rất dễ dẫn đến:

• Mỗi khoa/phòng hiểu và làm 5S theo cách riêng

• Mất thời gian tranh luận, chỉnh sửa nhiều lần

• 5S trở thành phong trào ngắn hạn, khó duy trì

2. Nội dung chính của mục “Các câu hỏi thường gặp”

Các câu hỏi trong mục này tập trung vào những tình huống phổ biến nhất khi triển khai 5S tại bệnh viện, bao gồm:

2.1. Câu hỏi về nhận thức và phạm vi 5S

• 5S có bắt buộc triển khai toàn bộ hay làm thí điểm?

• 5S khác gì với dọn dẹp, vệ sinh thông thường?

• 5S có áp dụng cho khu lâm sàng không, hay chỉ hành chính?

2.2. Câu hỏi về Sàng lọc – Sắp xếp

• Thế nào là “không cần thiết”?

• Giữ lại bao nhiêu hồ sơ, vật tư là hợp lý?

• Có được để đồ cá nhân trên bàn làm việc không?

2.3. Câu hỏi về Chuẩn hóa và duy trì

• Chuẩn hóa đến mức nào là phù hợp?

• Ai có quyền thay đổi vị trí, nhãn, ký hiệu đã chuẩn hóa?

• Khi có thay đổi công việc, quy trình 5S xử lý ra sao?

2.4. Câu hỏi về kiểm tra, đánh giá

• Kiểm tra 5S là kiểm tra cái gì?

• Đánh giá 5S có gắn với thi đua, khen thưởng không?

• Làm sao để kiểm tra 5S không gây áp lực hình thức?

3. Cách tiếp cận và nguyên tắc trả lời

Mục “Các câu hỏi thường gặp khi triển khai 5S” được xây dựng theo các nguyên tắc:

• Trả lời ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào thực hành

• Không áp đặt máy móc, mà định hướng cách suy nghĩ đúng về 5S

• Tôn trọng sự khác biệt giữa các khoa/phòng, nhưng vẫn đảm bảo chuẩn hóa ở mức cần thiết

• Phù hợp với vai trò tham mưu của Phòng Quản lý chất lượng và yêu cầu quản trị bệnh viện

ACE tham khảo mục này trước khi hỏi nhé!