2. Văn bản hành chính cần ban hành [D3.1]

1. Nguyên tắc xây dựng hệ thống văn bản cho tiêu chí D3.1

Khác với các tiêu chí thuần kỹ thuật, D3.1 đòi hỏi một hệ thống văn bản vừa mang tính quản trị, vừa mang tính minh bạch công khai. Do đó, khi ban hành văn bản cần bảo đảm:

• Có quyết định – kế hoạch – thông báo đầy đủ theo chu trình PDCA;

• Văn bản không chỉ để “hồ sơ hóa”, mà phải kích hoạt hành động thực tế;

• Nội dung phù hợp với quy mô và tuyến bệnh viện (huyện – tỉnh – trung ương).

Lưu ý quan trọng: Đoàn kiểm tra không đánh giá số lượng văn bản, mà đánh giá mức độ liên thông giữa văn bản và thực hành.

2. Danh mục văn bản hành chính tối thiểu cần ban hành

2.1. Quyết định thành lập Đoàn/ Nhóm đánh giá chất lượng bệnh viện

Mục đích:

• Xác lập tính pháp lý cho hoạt động đánh giá;

• Phân công rõ trách nhiệm chỉ đạo và thực hiện.

Nội dung chính cần có:

• Thành phần đoàn đánh giá (chỉ đạo – thư ký – đánh giá viên);

• Nguyên tắc đánh giá (khách quan, trung thực, không tự đánh giá);

• Phạm vi và thời gian đánh giá.

Thực hành tốt:

• Ghi rõ vai trò Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối chuyên môn;

• Có đại diện các khối: chuyên môn – điều dưỡng – hành chính.

2.2. Kế hoạch đánh giá chất lượng bệnh viện định kỳ

Đây là văn bản cốt lõi nhất của tiêu chí D3.1.

Kế hoạch cần thể hiện rõ:

• Mục tiêu đánh giá (tự đánh giá thực chất, phục vụ cải tiến);

• Phạm vi áp dụng (toàn bệnh viện hoặc theo giai đoạn);

• Phương pháp đánh giá (quan sát, hồ sơ, phỏng vấn);

• Tiến độ thực hiện (chuẩn bị – đánh giá – tổng hợp – công bố).

Lỗi thường gặp:

• Kế hoạch chung chung, sao chép năm trước;

• Không có mốc thời gian cụ thể;

• Không gắn với kế hoạch cải tiến.

2.3. Thông báo triển khai đánh giá chất lượng đến toàn bệnh viện

Mục đích:

• Truyền thông thống nhất;

• Tránh tâm lý “đối phó kiểm tra”;

• Tạo sự hợp tác của các khoa/phòng.

Thông báo nên nêu rõ:

• Ý nghĩa của đợt đánh giá;

• Thời gian và phạm vi;

• Trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin, bằng chứng.

Kinh nghiệm thực tế:

• Không dùng giọng “mệnh lệnh”;

• Nhấn mạnh đánh giá để cải tiến, không để xử lý kỷ luật.

Nếu đánh giá trong thời gian dài, các chuyên đề có thể ban hành các thông báo con. Hoặc chỉ cần kế hoạch và duy trì liên hệ trong các nhóm làm việc để đảm bảo tiến độ.

Các thông báo thường/nên đính kèm các bảng kiểm chuyên đề để khoa phòng "nội kiểm" trước khi đoàn KTĐG của bệnh viện đi đánh giá lại.

2.4. Kế hoạch/đề cương công bố công khai chất lượng bệnh viện

Đây là văn bản thường bị bỏ quên, nhưng lại là trọng tâm của D3.1.

Nội dung cần có:

• Hình thức công bố: website, bảng tin, hội nghị;

• Nội dung công bố: điểm tổng, xu hướng, điểm mạnh – điểm cần cải thiện;

• Thời điểm công bố và thời gian duy trì thông tin.

Lưu ý:

• Không công bố dữ liệu nhạy cảm, cá nhân;

• Công bố phải trung thực, dễ hiểu.

2.5. Biên bản họp thông qua kết quả đánh giá chất lượng

Mục đích:

• Xác nhận kết quả trước khi công bố;

• Tạo sự đồng thuận giữa các khoa/phòng;

• Làm căn cứ xây dựng kế hoạch cải tiến.

Biên bản cần thể hiện:

• Tóm tắt kết quả đánh giá;

• Các ý kiến thống nhất/khác biệt;

• Kết luận của lãnh đạo bệnh viện.

Đây là bằng chứng rất “đắt giá” khi đoàn kiểm tra hỏi:

“Bệnh viện có sử dụng kết quả đánh giá không?”

2.6. Thông báo hoặc báo cáo công bố kết quả chất lượng bệnh viện

Tùy quy mô, bệnh viện có thể:

• Ban hành Thông báo công bố kết quả;

• Hoặc lồng ghép vào Báo cáo chất lượng/ báo cáo thường niên.

Nội dung nên có:

• Tóm tắt kết quả chung;

• So sánh với năm trước (nếu có);

• Định hướng cải tiến trong thời gian tới.

3. Văn bản khuyến khích (không bắt buộc nhưng nên có)

Đối với bệnh viện tuyến tỉnh, trung ương, bệnh viện tư nhân quy mô lớn, nên bổ sung:

• Quy chế đánh giá nội bộ chất lượng bệnh viện;

• Quy định về công bố thông tin chất lượng;

• Lồng ghép kết quả đánh giá vào thi đua – khen thưởng.

Những văn bản này giúp D3.1 đi vào chiều sâu, không dừng ở mức “đủ hồ sơ”.

Có thể lồng ghép trong quy chế chi tiêu nội bộ, nếu ban giám đốc cam kết mạnh và muốn thực sự thúc đẩy hoạt động QLCL&ATNB.

4. Mối liên hệ giữa văn bản D3.1 và các tiêu chí khác

Hệ thống văn bản của D3.1 cần liên thông chặt chẽ với:

• D1.1 (Hệ thống quản lý chất lượng);

• D1.2 (Kế hoạch cải tiến);

• D3.2 (Đo lường và giám sát cải tiến).

Nếu văn bản D3.1 tồn tại độc lập, không liên kết, đoàn đánh giá sẽ xem là triển khai hình thức.

Tóm lại – Các văn bản cần có cho tiêu chí D3.1

Tóm lại, các văn bản hành chính tối thiểu cần có cho tiêu chí D3.1 gồm:

1. Quyết định thành lập đoàn/nhóm đánh giá chất lượng bệnh viện.

2. Kế hoạch đánh giá chất lượng bệnh viện định kỳ.

3. Thông báo triển khai đánh giá chất lượng đến toàn bệnh viện.

4. Kế hoạch hoặc đề cương công bố công khai chất lượng bệnh viện.

5. Biên bản họp thông qua kết quả đánh giá chất lượng.

6. Thông báo/báo cáo công bố kết quả chất lượng bệnh viện.

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục của cuốn sách để áp dụng linh hoạt theo quy mô đơn vị.