Bài 3. Kiểm tra, vệ sinh (Shine) – Đánh giá hiện trạng và phát hiện bất thường

1. Kiểm tra, vệ sinh – không phải là “làm sạch”

Trong khái niệm 5S, Shine không đơn thuần là lau chùi, dọn dẹp, mà là:

Hành động chủ động kiểm tra nơi làm việc để phát hiện, khắc phục sớm các dấu hiệu bất thường, mất an toàn hoặc nguy cơ gây lỗi.

Đây là bước chuyển từ “dọn dẹp” sang “giám sát chất lượng”, mang bản chất kiểm tra định kỳ hơn là vệ sinh thông thường.

Vì vậy, đối với cấp quản lý, “Kiểm tra, vệ sinh (Shine)” là điểm mấu chốt để đánh giá thực trạng và định hình chiến lược can thiệp phù hợp.

2. Mục tiêu của bước Kiểm tra, vệ sinh (Shine) ở cấp quản lý

• Xác định thực trạng tại khoa/phòng trước khi triển khai 5S;

• Phát hiện điểm bất hợp lý trong bố trí, tồn kho, thiết bị, vệ sinh, an toàn...;

• Tạo căn cứ để xây dựng bản đồ 5S, sơ đồ cải tiến bố trí, phân khu chức năng;

• Hình thành thói quen kiểm tra chủ động, lồng ghép với hoạt động kiểm tra chất lượng định kỳ.

3. Hành động cụ thể của Shine ở cấp quản lý

3.1. Tổ chức khảo sát ban đầu (Initial 5S audit)

• Thực hiện kiểm tra thực tế tại các khoa/phòng được chọn thí điểm;

• Sử dụng checklist khảo sát hiện trạng 5S: bố trí vật dụng, lưu trữ hồ sơ, vệ sinh khu vực, vật tư dư thừa, thiết bị hỏng, khu vực không rõ chức năng...

3.2. Ghi nhận bằng chứng trực quan

• Chụp hình trước – sau triển khai để tạo “tư liệu minh chứng cải tiến”;

• Dán ảnh vào bảng tin 5S tại khoa để tạo động lực cải tiến và truyền thông nội bộ.

3.3. Phân tích dữ liệu hiện trạng

• Tổng hợp lỗi thường gặp theo nhóm: bố trí – tồn kho – vệ sinh – thiết bị – nhãn mác – nguy cơ mất an toàn;

• Ưu tiên giải quyết các lỗi liên quan đến an toàn người bệnh và quy định pháp lý.

3.4. Thiết lập tần suất kiểm tra định kỳ

• Đề xuất kế hoạch kiểm tra định kỳ theo tháng/quý;

• Lồng ghép kiểm tra Shine vào các đợt kiểm tra nội bộ (theo Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện, kiểm tra PCCC, an toàn sinh học...).

4. Các công cụ hỗ trợ kiểm tra Shine

5. Lồng ghép Shine vào hệ thống quản lý chất lượng bệnh viện

“Kiểm tra, vệ sinh” là bước có thể tích hợp hiệu quả với:

• Kiểm tra nội bộ theo tiêu chí 6858/QĐ-BYT, đặc biệt A3.2, C4, D2

• Giám sát an toàn người bệnh (Patient Safety Walkround);

• Chương trình phát hiện sớm nguy cơ sự cố y khoa (Near Miss);

• Giám sát môi trường làm việc, vệ sinh, kiểm soát nhiễm khuẩn (ICU, CSSD, phòng mổ...).

“Shine” – nếu hiểu đúng – chính là nơi kết nối giữa Quản lý chất lượng, Kiểm soát nhiễm khuẩn, An toàn người bệnh và Cải tiến 5S.

Đối với cấp quản lý, đây là thời điểm nhìn lại toàn bộ thực trạng hệ thống để:

• Biết mình đang ở đâu,

• Biết mình cần cải tiến điều gì,

• Và xây dựng dữ liệu trước khi hành động.

Kiểm tra không phải để chỉ trích – mà để biết cần bắt đầu từ đâu.